「表示」とは、ファイルの中に何が入っているかや運用ルールなど、ファイルに関わるインフォメーションのことを言います。ファイルに「表示」がないと、次のような弊害が出てきます。

• どこにあるのか分からない
• 何が綴じられているのか分からない
• どこに綴じれば良いのか分からない
• どこに戻したら良いのかわからない
• 要るのか要らないのか分からない

表示があれば、見てすぐ分かる

ファイルには、大抵見出しがついています。ここに、タイトル、戻す場所、作成日、捨てる時期、分類などの情報を記載します。ラベルライターを使うのがきれいで良いと思います。この際、フォーマットを決めて、それがファイルごとに変わらないように心がけてください。一度作ったら、ラベルライターに登録しておくと良いでしょう。

明日からの効率のための、今のひと手間

見出しを出すのが面倒くさい、見出しを貼ってしまったらファイルを再利用できなくなる...。などの理由で見出し表示を敬遠されているケースもあるかと思います。しかし、わかりづらければ毎日の業務にムダが出続けます。このムダを毎日積み重ねていたら、節約したファイル代や見出しを作る時間などは数日で越えてしまう事でしょう。

まとめ

ファイリングは自分目線で考えてしまうと重要なことを見落としてしまいます。自分以外関係ないから共有しなくていい、自分で覚えているから見出しは必要ない、といった考えに至ります。しかし、会社のことですから、組織として責任ある管理をしなければいけません。そう言う視点に立てば、見てすぐ分かる「表示」が必要だということは気づいて頂けると思います。

（出典元：株式会社キングジムファイリング研究室　ファイリングコンサルタント　野原　淳）