整理整頓するには、「整理」と「整頓」が何かを知ることが大切です。本記事では、整理と整頓の違いと、整理整頓とは何かについて解説します。さらにオフィスの整理整頓に便利な商品を紹介します。

■整理・整頓の意味

整理と整頓は似ている言葉ですが、整理とは、「いるものといらないものを分類していらないものを捨てること」を言います。一方の整頓とは、「必要なものをすぐに取り出せる状態に秩序立てて配置すること」という意味です。つまり整理整頓とは、「いらないものを捨て、いるものを秩序立てて配置する」という片付けの方法のことを言います。

■まず始めに「整理」する

オフィスでは多くの方が、自分の管理できる分量以上の書類を持っています。管理できる分量を超えていたら、必要ないものを捨てたほうが、効率的に仕事が行えます。そのため、まずいらないものを捨てる「整理」が先なのです。

■その次に「整頓」をする

たとえば、ファイリングにおける「整頓」は、「戻す場所」と「そこにいつまで置くべきか」の2つを決めることです。情報は古くなると価値が下がります。価値が低下した書類を取り出しやすい場所に置いておくよりも、一定期間で書類を捨て、より新しく利用価値の高い情報をそこに入れることで、業務の効率化が図れます。

なお、書類を捨てる時期を最も正確に予測できるのは書類の作成者です。そのため、作成者は置く「場所」と「保管期間」の2つを決めなければなりません。

これらを決めることで、いらなくなったものは定期的に処分され、いるものは決まった場所に戻されるため、探したいものがすぐに見つかります。

■"整理整頓しやすい収納"も大切

無理なく片付けてその状態を維持するには、整理整頓しやすい収納を使うことが大切です。オフィスの場合、以下のような収納を活用するとよいでしょう。

オカムラ Justus（ジャスタス）

オフィス家具トップメーカー「オカムラ」と「アスクル」が共同開発した「Justus（ジャスタス）」は、オフィスのちょうどいいサイズを実現したオフィス家具シリーズです。 中でも収納家具は、スリムなデザインでありながらも収納力を十分確保できる設計で、省スペースなオフィスにもぴったりな商品です。
バリエーションも豊富で、オフィスや働き方に合わせた整理整頓を実現します。たとえば、扉付き収納と扉のないラックなら、使用頻度の低い重要書類は扉付き収納、使用頻度の高い書類は扉のないラックといったような活用ができます。

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スマイル PREDONA（プレドナ）

「PREDONA（プレドナ）」は、アースカラーと木目調のアクセントがおしゃれなオフィス家具シリーズです。収納家具にはスチール製の木目調脚を採用し、デザインだけでなく、耐久性・頑丈さにもこだわっています。特にシェルフシリーズは全ての商品が全段A4サイズに対応し、棚板一枚当たりの耐荷重が40kgあるため、大容量の書類収納にも適しています。また、オープンタイプや両開きタイプ、ロッカータイプなどの多彩なバリエーションが展開され、上下連結・左右連結を自由に組み合わせられるので、ものの定位置を決めやすく、見た目もきれいに収まるので、整理整頓が楽しくなるはずです。

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■シンプルだから、分かる、できる、続く。

「整理」と「整頓」の意味の違いを理解してファイリングすれば、探しものに貴重な時間と手間を費やすことはなくなるでしょう。また、書類以外にもさまざまなものの整理整頓を意識することで、より快適なオフィス環境になります。