職場環境の変革が進む中、フリーアドレスデスクが注目を集めています。この記事では、フリーアドレスデスク導入のメリットとデメリットをご紹介します。さらに、効果的な職場デザインをサポートするおすすめの商品もご紹介します。

■フリーアドレスデスクのメリット

フリーアドレスデスクを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。

●コミュニケーションが活性化する

フリーアドレスデスクの導入により、社員のコミュニケーションが活性化することが期待できます。社員は毎日違う座席で仕事をするため、社員同士の交流が自然に増えます。

コミュニケーションが活発になると、新たなビジネスアイデアの創出にもつながります。これまで接点が少なかった部署の社員とも積極的に交流を図り、刺激や新たな観点を得ることから、新しいアイデアが生まれやすくなります。その結果、組織の利益拡大にも貢献します。

●オフィスを有効活用できる

従来のオフィスでは、1人に1台のデスクを設置するのが当たり前でした。しかし外回りの営業が多い企業などでは、デスクの多くが日中ほとんど使用されない場合もあります。こうした場合、稼働していないデスクがオフィススペースの一部を占めてしまい、無駄が生じます。

フリーアドレスデスクを導入することで、限られたオフィススペースを効果的に使用できます。1人に1台のデスクやチェアを用意する必要がないため、オフィスを広々と使えます。またデスクの数を削減できるため、大幅なコスト削減も期待できます。

●整理整頓により社内環境美化が進む

フリーアドレスデスクの導入によって、社員は整理整頓を意識するようになり、社内環境の美化が進みます。フリーアドレスデスクには引出しはなく、日々異なる席に座るため、荷物を片付ける習慣が身に付きます。こうした整理整頓の意識が高まることで、オフィス内が美しく保たれます。

整理整頓への意識向上により、セキュリティも向上します。個人の端末や文書などを放置することが少なくなるため、情報漏えいなどのセキュリティリスクを軽減できます。

●組織を編成・解散しやすい

固定の座席を設けないフリーアドレス制を導入すると、組織の編成や解散が容易になります。プロジェクトごとにメンバーの数が変動する場合でも、フリーアドレスデスクを使えば対応可能です。たとえば、急にメンバーが10人増える場合も、フリーアドレスデスクの空いている席へ座れば問題ありません。

コミュニケーションが活発になり、チーム内のつながりが深まりやすい点も大きなメリットです。従来のような部署ごとのデスク配置とは異なり、他部署の社員と頻繁に接することになります。そのため、初めて一緒に仕事をするメンバーとも迅速に関係を築くことができ、プロジェクトの成功率が高まります。

■フリーアドレスデスクのデメリット

フリーアドレスデスクを導入する際、メリットだけでなく注意すべき点もあります。以下に代表的な注意点をご紹介します。

●距離の近さがストレスになる

フリーアドレスデスクの導入により、社員同士の距離が近くなる場合があります。これにより、コミュニケーションが円滑になる一方で、一部の社員にとってはプライバシーが損なわれ、ストレスを感じる可能性があります。個人の作業スタイルや性格によっては、静かな環境で仕事を進めたいというニーズもあるため、注意が必要です。

●荷物の管理が負担になる

フリーアドレスデスクには荷物を収納できる機能が備わっていないため、荷物の管理や異動が煩雑になります。そのため、社員によってはストレスを感じる可能性があります。また、文書や道具の保管場所を確保することが課題となる場合もあります。

●社員の位置を特定しにくい

フリーアドレス環境では、毎日違う席で仕事をするため、各社員の居場所が分かりにくくなることがあります。固定デスクの場合、特定の社員がオフィスにいるかどうか一目瞭然ですが、フリーアドレスではそれが分かりません。そのため、社員を探し回る必要が出ることもあります。

急ぎの要件があるときに、社員の居場所が分からないことは問題です。たとえば、取引先や顧客からの電話を転送する必要がある場合や、その人だけが知っている情報を聞きたいときなどです。必要なときにすぐ居場所を特定できないと、業務効率の低下を招くおそれがあります。ただし、このような問題は、クラウドPBXを導入し、社員のスマートフォンを内線として使用する方法で解決できます。

■失敗しないフリーアドレスデスクの選び方

フリーアドレスデスクには、価格が10万円を超える製品もあり、かなりの投資が必要なものです。以下のポイントをチェックし、どの製品が自社のニーズに合っているかを慎重に考えた上で選定しましょう。

●種類と特徴で選ぶ

フリーアドレスデスクには、両面タイプと片面タイプがあります。両面タイプは社員同士が向かいあって座ることができるもので、片面タイプは壁面などに寄せて設置する製品です。

デスクにキャスター（車輪）が付いているかも確認しましょう。キャスターがあると、オフィス内のレイアウト変更が容易にできます。また増連結型のデスクなら、人数の増加にあわせてデスクを連結、拡張できます。

天板の高さや角度が調整できるタイプもあります。高さを調整できるデスクは、快適な姿勢で仕事ができる利点があります。また天板の角度を変えられるデスクでは、作業しやすいポジションに調整できるため、効率的な業務が可能です。

●配線の使いやすさを考慮する

フリーアドレス環境では、各社員が個々に使用する端末をフリーアドレスデスクへ持ち寄って業務に取り組みます。そのため、デスクには電源を取るための配線用の穴が必要です。

穴の中に電源を収納できるタイプや、デスクの中央を横断するような配線スペースがあるタイプもあります。また、デスクの天板にコンセントがある製品もあります。

電源などの配線をきちんと取りまわせないと、足元やデスク上が乱雑になる可能性があります。外観が悪いだけでなく、業務効率にも悪影響を及ぼすため、注意が必要です。

■アスクルでおすすめのフリーアドレスデスク

オフィス用品専門店の「アスクル」では、さまざまなタイプのフリーアドレスデスクを扱っています。以下では、その中からおすすめの製品を厳選してご紹介します。

●Ceha プレノデスクシステム フリーアドレスデスク 3連 引出し無し

●イトーキ サリダLFデスク フリーアドレスデスク 引出し付き

●Netforce フリーアドレスデスク オフィスチェア セット 4人用

●Y2K AKIRA フリーアドレスデスク キャスター付

●Garage フリーアドレスデスク

●コクヨ ワークフィット デスク 片面 キャスター

■おわりに

フリーアドレスデスクには、コミュニケーション活性化や社内環境の美化などのメリットがあります。一方で、社員がストレスを感じる可能性や、荷物の管理負担が生じるデメリットも考慮する必要があります。 アスクルは多種多様なフリーアドレスデスクを取り扱っているため、オフィスに最適な製品を見つけることができます。ぜひこの機会に、アスクルのラインナップをチェックしてみましょう。

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編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局　
制作日：2023年8月31日