机の上が片付いていないオフィスは見た目が悪く見えるだけでなく、大事な物の紛失や業務効率の低下を引き起こしやすくなります。生産性を向上させられるオフィスにするためには、整理整頓ができる環境を構築することも重要です。本記事では、机の整理に役立つレイアウトやおすすめアイテムを紹介します。

■生産性向上も。オフィスデスク整理の重要性

デスク整理は、単にオフィスの景観をきれいに保つ以上の重要性があります。

第一に、デスクに余計な物がないことで、視線が散らず集中しやすくなります。また、デスク上の見通しが良くなれば、必要な書類や備品をすぐに発見可能です。これによって、余計な作業に時間を使うことなくスムーズに業務を進められるので、業務効率や生産性に好影響を与えます。

さらに、デスクが整理されていれば、他の物に紛れて重要な書類を紛失してしまうリスクも減らせます。これは情報セキュリティ上、非常に重要な点です。このように、デスク整理は経営的な観点からも重要な意義を持ちます

しかし、多くの企業はデスク整理を従業員の主体性に任せており、散らかっていることが多いのも実情です。そのため、オフィスのデスク整理を改善するには、企業が主体になって整理整頓のルール作りをしたり、収納グッズを導入して整理整頓しやすい環境を作ったりすることが大切です。

■【4ステップ】整理整頓しやすい！ 机の上のレイアウト方法

整理整頓を定着させるためには、デスクのレイアウトが重要です。ここからは、整理整頓しやすくなる机の上のレイアウト方法を紹介します。

1.　当日分の業務のみ保管する「Today's Box」を用意
2.　モニターやノートパソコンを乗せる机上台を設置
3.　固定電話にはテレフォンアームを活用
4.　スマホや小物の定位置を用意

以下では、それぞれについて役立つアイテムとあわせて紹介します。

1. 当日分の業務のみ保管する「Today's Box」を用意

「Today's Box」とは、その日に使う資料のみを入れる収納アイテムです。具体的には、ファイルボックスや書類入れなどが該当します。机の上に出すのはこのToday's Boxに入れる物のみとして、「それ以外の書類は机上に置かない」「完了した書類は引き出しなどにその都度片付ける」というルールを設けます。これによってデスク上をきれいに保ったり、書類の紛失を防いだりすることが可能です。

サンカ squ+ ナチュラ SOFFICE ファイルボックススリム

天馬 プレクシーラック

2. モニターやノートパソコンを乗せる机上台を設置

机上台とはモニターやノートパソコンを上における台です。机上台を使うことで、視界の高さにモニターを持ち上げられ、長時間の作業でも疲れにくくなります。さらに、机上台の下部には小物やキーボードなどを収納できるので、デスク上のスペースを有効活用できます。

キングジム デスクボード （USBハブ付）

リヒトラブ（LIHIT LAB.） 机上台 引出し付ハイタイプ

YAMAZEN デスク上スタンド

3. 固定電話にはテレフォンアームを活用

固定電話にスペースを取られている場合は、電話機を浮かせるテレフォンアームが役立ちます。特にデスクを島型にレイアウトしている場合は、テレフォンアームを中央に設置することで四方のデスクから電話を使いやすくなるのでおすすめです。

セリオ テレフォンアーム

アスカ テレホンスタンド

4. スマホや小物の定位置を用意

ペンやステープラー、クリップなどの細々とした文房具はデスク上に散らばりやすく、整理整頓を難しくする原因です。引き出しなどへの収納が難しく、デスク上に置かざるをえない場合は、デスクオーガナイザーを用いて、そこに収納するように習慣づけることをおすすめします。

カール事務器 デスクオーガナイザー

クルーズ デスクトップアクセサリー

■机の上から物を減らす、デスク周りの収納アイデア

上記で紹介したのは机上の整理整頓に役立つコツやアイテムですが、そもそも机の上から物を減らすには引き出しやデスク下など、その他の部分の収納も工夫することが大切です。そこで以下では、デスク周りの収納アイデア3つとそのために役立つアイテムを紹介します。

●引き出しの収納トレーで小物をまとめる

机の上を散らかさないようにするには、文房具などの小物をできるだけ引き出し内に片付けるのが大切です。とはいえ、こうした細々としたアイテムは、そのまま引き出しに放り込むと雑然としてしまうので、仕切り付きのトレーや、引き出し用のボックスを使ってまとめるのがおすすめです。

タイガークラウン 引き出し整理ケース

イノマタ化学 メッシュトレー

●フリーアドレスにも使える「パーソナルワゴン」を導入

机下に物を置けるパーソナルワゴン（デスクワゴン）を活用するのもおすすめです。移動に便利なキャスターが付いたパーソナルワゴンを導入すれば、固定席を設けず、資料や私物をデスクに置きっぱなしにできないフリーアドレス制のオフィスでも役立ちます。

オカムラ VILLAGE VD-Aデスク 荷物置きワゴン

アスクル マルチワーク デスク下ワゴン

■仕組みでも変わる？ 机をきれいに保つオフィス運用ルール例

スッキリしたデスクを保つには、収納アイテムを導入するだけでなく、物の置き方、保管場所などに関するルール作りを職場全体ですることも重要です。具体的には以下のような2つのルールが役立ちます。

●クリアデスクを徹底する

「クリアデスク」とは、業務終了時や離席時に物を片付けて、デスク上を何もない状態にすることを指します。この習慣を徹底することで、机上に不要な物が溜まることを予防可能です。さらに、書類や情報機器を出しっぱなしにしたり紛失したりして情報漏洩が起こるリスクを減らせるので、情報セキュリティの面でも導入をおすすめします。

プラス スチールOAデスク フラットライン サイドキャビネット

●文房具の共有キャビネットを作る

全ての従業員が個別に文房具を管理するのではなく、共有キャビネットを設けて一元管理するのもおすすめです。これによって、机の周りに使わない文房具を置く必要がなくなります。特にフリーアドレス制を採用していて引き出しがない場合、この方法は非常に効果的です。

イトーキ シンラインキャビネット

■おわりに

デスク周りをきれいに整理整頓することは、快適な作業環境の確保や情報セキュリティの強化に役立ちます。さまざまな収納アイテムを活用すれば、効果的に整理整頓を行えます。デスク周りの収納家具についてより詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

デスク周りをスッキリ整理！アスクルで買えるデスク周り収納家具8種類を紹介

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編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局　
制作日：2023年10月30日