「クリアデスク」という言葉を初めて耳にした方は、その意味を単に「机を綺麗にすること」と捉えることが多いのではないでしょうか。しかし、実際にはクリアデスクは、単なる整理整頓以上に情報セキュリティ対策としての側面を強く持っています。本記事では、クリアデスクの概要、その目的やメリット、定着させるコツなどを解説します。

■クリアデスクとは？

クリアデスクとは、従業員が席を離れる際に、机上の書類やPC、その他の情報機器などをすべて片付け、何もない綺麗な状態に整えることを指します。重要な書類やデータ機器を第三者が簡単に確認したり持ち去ったりできる状態にしておくことは、情報セキュリティ上のリスクになりえます。机の上が乱雑だと、重要な資料の紛失なども起こりやすくなります。

そのため、特にプライバシーマークやISMS認証のような情報セキュリティ関連の認証を取得しようとする企業では、クリアデスクの実践は必須の要素です。これらの認証は、企業の情報管理体制の適切さを評価するものであり、クリアデスクはその基準を満たすための重要なステップとなります。

乱雑なデスクは、オフィスの美観を損なうとともに、業務効率を下げる要因でもあります。また、フリーアドレスやグループアドレスを採用するオフィスでは固定席を設けないので、各従業員は次に座る人のために、使用後のデスクを綺麗に片付けなければなりません。そのため、クリアデスクの実践は、情報セキュリティ対策、オフィスの美観の保全、フリーアドレス（グループアドレス）の推進など、多様な観点から重要性が認識されています。

●【参考】 クリアデスクとクリアスクリーン

クリアデスクと並行して取り組むべき情報セキュリティ対策として、「クリアスクリーン」という概念もあります。これは、PCなどの画面に表示されている情報を他者に見られたり、不正な操作をされたりしないように、デスクを離れる際にはアカウントをログオフするなどのアクションを求めるものです。

クリアデスクと同様に、クリアスクリーンもまた業務上の機密情報や個人情報などが紛失・漏洩しないように実施すべき基本的な情報セキュリティ対策です。プライバシーマークやISMS認証取得を目指すなら、クリアデスクとクリアスクリーン両方の対策を推進していくことが欠かせません。

■クリアデスクの目的は？ 得られる効果とメリット

クリアデスクは、主に「情報セキュリティの強化」と「生産性や業務効率の向上」を目的に実施されます。それぞれの目的に対してクリアデスクがもたらす効果は以下の通りです。

■クリアデスクの目的は？得られる効果とメリット

クリアデスクを実施する目的は主に次の2つです。

・個人情報の紛失・漏洩など重大なセキュリティ事故を防ぐ
・業務の生産性や効率が上がる

●個人情報の紛失・漏洩など重大なセキュリティ事故を防ぐ

多くの企業はセキュリティソフトの導入などに取り組んでいますが、情報セキュリティ対策はそれだけでは十分ではありません。たとえば、いくら複雑なパスワードを設定しても、従業員がパスワードをメモした紙をデスクに放置していればそこから情報が洩れる恐れがあります。同様に、システム上では厳重なアクセス制限がされている情報も、印刷されて机上に転がっていたら誰でも読めてしまいます。

クリアデスクは、このようなリスクを簡単かつ低コストで軽減できる効果的な方法です。特に、外部の訪問者が頻繁にオフィスを訪れる場合や、オープンスペースでの作業が主流のオフィスでは、この取り組みの重要性が高まります。

●業務の生産性や効率が上がる

クリアデスクの習慣は、業務の生産性や効率性を向上させるための基盤としても重要です。必要なものをすぐに見つけられる整然とした作業環境は、物を探す余計な手間をなくし、効率的な作業を可能にします。また、無駄な書類やアイテムが机の上にないことで、集中力が向上し、業務の質が改善されることも期待できます。

■クリアデスクが定着しない・できないときの対策方法

クリアデスクを推進しても、すぐには定着しないことも多いのが現実です。クリアデスクを定着させるためには、単に「机を片付けよう」と呼びかけるだけでなく、次のような具体的な環境作りが求められます。

●クリアデスクをどこまで徹底するかのルールを決める

一口に「クリアデスク」と言っても、机の上に何を置いていいのか/いけないのかという基準が定まっていないと、「クリアデスクしているつもりが実際はできていない」という状況になりがちです。たとえば、デスクの上にUSBメモリだけが置かれている状態は、美観的には問題なくても、情報セキュリティ面では看過できません。そのため、机の上に置いておいていいものと、必ず片付けなければならないものの一覧表を作成するなどして、クリアデスクの明確な基準をオフィス内で共有することが重要です。

●書類やPCなどの保管場所を用意する

机の上になるべく物を置かないようにするなら、代わりとなる保管場所を確保しなければなりません。そのため、保管すべきものを精査し、その量に応じた鍵付きロッカーなどを設置することも必要です。とはいえ、どこに片付けたのか分からない状態になっては意味がないので、「何をどこに保管するのか」が明確に分かる仕組みを作ることも同時に求められます。

●社内のペーパーレス化を進める

クリアデスクを保つには、ペーパーレス化を促進し、そもそも片付けなければならない書類の量を削減するのが効果的です。デジタル化により、物理的な書類の保管や管理の手間が大幅に減少します。既存の書類はスキャンしてデジタルデータ化したり、業務プロセスそのものをペーパーレス化するシステムを導入したりすることで、クリアデスクを実践しやすくなります。

■クリアデスクを推進！ オフィスの整頓グッズおすすめ4選

物の置き場所を明確にしてクリアデスクを推進するためには、収納アイテムを活用すると効果的です。そこで以下では、厳選したおすすめ収納アイテム4選を紹介します。

●プラス スチールOAデスク フラットライン サイドキャビネット ３段

●エムテックス スチールパーソナルロッカー

●スマイル スチールストレージ

●アスプルンド モバイルロッカー

■おわりに

クリアデスクは単なる整理整頓ではなく、情報セキュリティ対策としての重要な意味を持っています。職場にクリアデスクを定着させるには、便利な収納アイテムなどを活用して環境作りに取り組むことが重要です。本記事を参考に、ぜひクリアデスクに取り組んでみてください。

編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局　
制作日：2023年10月30日