職場の整理整頓には、業務の効率化や集中力の向上といったさまざまな利点があります。本記事では、整理整頓に役立つフレームワークである「5S」や、整理整頓の具体的な手順について解説し、併せて5つの役立つ収納アイデアを紹介します。

■メリットは？職場の整理整頓で得られる効果

職場を整理整頓することによる効果は複数あります。

まず、業務上で必要な資料、物などを探す時間が削減され、作業効率のアップを図ることが可能です。次に、仕事をしているときに余分なものが目に入らなくなり、集中力の向上も期待できます。さらに、きちんと整理されていれば、資料の紛失や取り違えといったミスもほとんど起こりません。

このように、職場の整理整頓で得られるメリットは多岐にわたります。

■オフィスの整理整頓に必要な「5S」

整理整頓を効率的・効果的に行うには、一定の指針を用意する必要があります。この点に関する基本的なフレームワークとして知られるのが、「5S」と呼ばれるものです。

5Sは以下の5つからなります。

・整理：はじめに行われる、必要物と不要物の区別および不要物の処分
・整頓：残った必要物のオフィス内への適切な配置
・清掃：オフィス内の清掃を通じて行う、整理整頓された状態の維持
・清潔：整理・整頓・清掃がなされた状態の維持
・躾：以上の4つが確実に行われるようなルールの策定と、その遵守の習慣化

オフィスが片付いた状態を保つためには、この5Sを維持・徹底しなければなりません。

■仕事を効率化する整理整頓のコツ

5Sを実践するための具体的な方法は次のとおりです。

1.片付けたい場所のものをいったんすべて出す
2.必要なもの・不要なものに分ける
3.使わなかったものを処分する
4.オフィスに合った収納家具を揃える
5.適切な場所へ再配置する

ここからは、仕事の効率化につながる整理整頓のコツを詳しく解説します。

Step1. 片付けたい場所のものをいったんすべて出す

散らかっている場所は、大抵ものに溢れています。書類棚に紙の書類が押し込まれている、デスクの引き出しに文房具やメモ用紙が詰め込まれているといった具合です。

片付けの際には、まずこれらのものをすべて取り出しましょう。それにより、整理すべきものの全体量が把握できて、取捨選択もしやすくなります。

Step2. 必要なもの・不要なものに分ける

取り出したものを、「必要なもの」「不要なもの」「要否が判断できないもの」の3つに分けます。明らかに必要・不要なものは区別も容易ですが、問題は要否が不明なものの対処です。そこで、分ける基準を設ける必要があります。

基準としては、過去1カ月に使用したか、電子データがある書類のように再発行・再入手できるか、などを設定するのがおすすめです。

Step3. 使わなかったものを処分する

「不要なもの」と「要否が判断できないもの」のうち、その後も一定期間使用しなかったものは、環境面や情報セキュリティ（個人情報など）に配慮しつつ処分しましょう。

このとき、レシートや請求書など、一定の保存年限が定められているものを誤って処分してしまわないように注意してください。

Step4. オフィスに合った収納家具を揃える

必要なものを残し、収納すべきものの全体の分量が把握できたら、オフィスの収納力と照らし合わせ、不足があれば収納家具を揃えます。

その際、デスク下のデッドスペースの活用、間仕切り代わりのラックの活用など、できるだけ圧迫感を出さずに収納場所を増やすアイデアを検討してみましょう。具体的な収納アイデアは、後ほど紹介します。

Step5. 適切な場所へ再配置する

収納すべきものを、必要とする人が使いやすい場所へ再配置します。このとき、収納家具の種類やサイズも考慮して配置すると、使い勝手が良くなります。たとえば、後ほど紹介する机上台や間仕切り代わりのキャビネットを、デスク上やデスク近くへ置くといったことです。

また、個人で使うものは自分のデスクのそばへ、皆が使うものは誰もが手に取りやすい場所へ配置しましょう。

■整理整頓が捗る！仕事スペースの収納アイデア5選

オフィスのスペースは限られますが、アイデア次第で収納場所を確保可能です。ここではオフィスを整理整頓する際の収納アイデアを5つ、使えるアイテムと併せて紹介します。

●机上台を設置

机上台とは、主にパソコンの液晶モニターを載せることで高さを調節しつつ、収納スペースにもなる台です。キーボードや書類なども入れられて、作業スペースを増やせます。以下で取り上げる2つの机上台は、いずれも収納場所を拡張したいときに便利な製品です。

リヒトラブ（LIHIT LAB.） 机上台

キングジム デスクボード （USBハブ付）

●サイドキャビネットや脇机の追加

サイドキャビネットとは、机の横（サイド）や机下に置く箱型のデザイン家具です。また、これに天板がついたものを脇机と呼びます。施錠できる製品も多く、導入することで収納場所の確保のみならずセキュリティ強化も可能です。ただし、サイドに置く場合も机下に収める場合も、机の高さとのバランスには注意しましょう。

アスプルンド スチールキャビネット

プラス 組立式スチールOAデスクシステム　脇机

●デスク下のデッドスペースを活用

収納場所として、デスク下は意外と見落としがちなデッドスペースです。このスペースに、デスク下ラックを設置することで、収納した資料などを素早く取り出せます。ただし、ラックがデスク下に収まるか、足元の空間を十分に確保できて作業の姿勢に支障が生じないかといった点には注意しましょう。

YAMAZEN デスク下マルチワゴン

Y2K AKIRA 机下棚

●「低い収納」を間仕切り代わりに

こぢんまりとしたオフィスでは、大型の収納家具を置くとどうしても圧迫感が出て、整理整頓しても全体がすっきりとした印象にはなりにくい傾向にあります。ごちゃついた印象になるのを避けながら収納を増やすアイデアとしておすすめなのが、目線を遮らない高さのキャビネットを間仕切り代わりに使用するというテクニックです。

アスプルンド 木製ユニットキャビネット

オカムラ スチール収納VILLAGE ラテラルキャビネット

●個人の荷物はロッカーで管理

特にフリーアドレスを導入しているオフィスでは、更衣室などのロッカーとは別に、執務スペース近くの取り出しやすい場所へ個人用ロッカーを設置するのもおすすめです。私物が片付き、すっきりとした印象になります。 また、会社から支給しているスマートフォンやパソコンなども保管できるため、セキュリティが高まることもメリットのひとつです。

エムテックス スチールパーソナルロッカー

Netforce NSAFE（エヌセーフ）

■おわりに

職場の整理整頓にあたっては、5Sのフレームワークを意識しながら進めることと、十分な収納スペースを確保することが大事です。すっきりと片付いたオフィスで仕事を行えば、能率の向上も期待できます。

アスクルでは、オフィスを整理整頓する際に便利な収納家具を多数取り揃えています。収納するためのアイテムをお探しの方は、ぜひご利用ください。

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編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局　
制作日：2023年11月30日