職場の整理整頓には、業務の効率化や集中力の向上といったさまざまな利点があります。本記事では、整理整頓に役立つフレームワークである「5S」や、整理整頓の具体的な手順について解説し、併せて5つの役立つ収納アイデアを紹介します。

■メリットは？職場の整理整頓で得られる効果

オフィスを整理整頓することで、作業効率の向上効果が得られます。業務で使用する書類や文房具、印鑑などを決められた場所に整理することで、何がどこにあるのか把握しやすくなり、必要なときに目的のものをすぐ手にできるためです。

集中力を高める効果が期待できるのも整理整頓のメリットです。業務中に余計なものが視界に入ると、気が散ってしまい集中を妨げます。一方、オフィスを整理整頓しておけば、余計なものが目に入らず集中して業務に取り組めます。

ミスの防止にも効果的です。どこに何があるかわかる状態にしておけば、書類を紛失したり仕事に使用する道具を取り違えたりといったミスも発生しません。効率よく業務を遂行でき、オフィスの生産性向上にも寄与します。

■オフィスの整理整頓に必要な「5S」

整理整頓を効率的・効果的に行うには、一定の指針を用意する必要があります。この点に関する基本的なフレームワークとして知られるのが、「5S」と呼ばれるものです。

5Sは以下の5つからなります。

・整理：はじめに行われる、必要物と不要物の区別および不要物の処分
・整頓：残った必要物のオフィス内への適切な配置
・清掃：オフィス内の清掃を通じて行う、整理整頓された状態の維持
・清潔：整理・整頓・清掃がなされた状態の維持
・躾：以上の4つが確実に行われるようなルールの策定と、その遵守の習慣化

オフィスが片付いた状態を保つためには、この5Sを維持・徹底しなければなりません。

■仕事効率を高める整理整頓のやり方

仕事効率を高める整理整頓の具体的なやり方は以下の通りです。

1.片付けたい場所のものをいったんすべて出す
2.必要なもの・不要なものに分ける
3.使わなかったものを処分する
4.オフィスに合った収納家具を揃える
5.適切な場所へ再配置する

オフィスの整理整頓に取り組むのなら、このステップで進めていきましょう。

Step1. 片付けたい場所のものをいったんすべて出す

散らかっている場所は、大抵ものに溢れています。書類棚に紙の書類が押し込まれている、デスクの引き出しに文房具やメモ用紙が詰め込まれているといった具合です。

片付けの際には、まずこれらのものをすべて取り出しましょう。それにより、整理すべきものの全体量が把握できて、取捨選択もしやすくなります。

Step2. 必要なもの・不要なものに分ける

取り出したものを、「必要なもの」「不要なもの」「要否が判断できないもの」の3つに分けます。明らかに必要・不要なものは区別も容易ですが、問題は要否が不明なものの対処です。そこで、分ける基準を設ける必要があります。

基準としては、過去1カ月に使用したか、電子データがある書類のように再発行・再入手できるか、などを設定するのがおすすめです。

Step3. 使わなかったものを処分する

「不要なもの」と「要否が判断できないもの」のうち、その後も一定期間使用しなかったものは、環境面や情報セキュリティ（個人情報など）に配慮しつつ処分しましょう。

このとき、レシートや請求書など、一定の保存年限が定められているものを誤って処分してしまわないように注意してください。

Step4. オフィスに合った収納家具を揃える

必要なものを残し、収納すべきものの全体の分量が把握できたら、オフィスの収納力と照らし合わせ、不足があれば収納家具を揃えます。

その際、デスク下のデッドスペースの活用、間仕切り代わりのラックの活用など、できるだけ圧迫感を出さずに収納場所を増やすアイデアを検討してみましょう。具体的な収納アイデアは、後ほど紹介します。

Step5. 適切な場所へ再配置する

収納すべきものを、必要とする人が使いやすい場所へ再配置します。このとき、収納家具の種類やサイズも考慮して配置すると、使い勝手が良くなります。たとえば、後ほど紹介する机上台や間仕切り代わりのキャビネットを、デスク上やデスク近くへ置くといったことです。

また、個人で使うものは自分のデスクのそばへ、皆が使うものは誰もが手に取りやすい場所へ配置しましょう。

■【整理整頓術】きれいを維持する片付け方のコツ

オフィスを一時的に整理整頓できても、すぐに散らかるようでは意味がありません。オフィスをきれいな状態で維持するには、以下のポイントを意識してものを片付けましょう。

●使う頻度に合わせた収納場所を考える

仕事に要する書類や道具の使用頻度はそれぞれ異なります。そのため、使用頻度に合わせて収納場所を考えることが大切です。たとえば、毎日使うものならすぐに手が届くデスクのそばに収納し、1週間おきに使うものなら壁際の棚へ、半年や1年おきに使うのなら別途用意した保管室などに片付ける、といった具合です。

また、仕事で使う書類や道具の定位置は決めておきましょう。毎日使用するホチキスを机の上や引き出しのなか、ペンケースのなかなどいろいろな場所に収納してしまうと、その都度探しまわらなければなりません。定位置を決めることでムダな時間を削減でき、業務効率の向上につながります。

●書類は"縦置き"で保管する

書類を寝かせて平積みすると、スペースを圧迫します。また、平置きしてしまうと下のほうにある書類を取り出しにくいうえに、どの書類がどこにあるのかも把握できません。そのため、書類は縦置きで保管するようにしましょう。

机上には、その日に使う必要最低限の書類のみを置くのも大切なポイントです。その日使用する書類のみを机上に置けば、探す手間を省けるうえに、机の上が散らかるのも防げます。

書類を縦置きで保管する際には、ファイルスタンドやファイルボックスを使用しましょう。これらにファイリングした書類を収納し、インデックスでジャンル分けしておけば、必要な書類をすぐに取り出せます。

関連記事：▼オフィスの書類整理方法｜片付けのコツとおすすめ収納まとめ

●整理整頓をルール化する

整理整頓がルール化されていないと、一時的には片付いてもすぐに散らかるおそれがあります。整理整頓が習慣として身につくように、ルールを策定しましょう。

たとえば、「使用した道具は決められた場所へ戻す」「離席する前にクリアデスクを徹底する」、「毎週金曜日はデスク周りの整理整頓をする」などのルールが挙げられます。ルールを策定しただけで従業員が守っていなければ意味がないため、チェック体制も整えなくてはなりません。

処分するもののルールも決めておきましょう。たとえば、「1年以上使用していないものは捨てる」、「壊れているものはなるべく早く処分する」といった具合です。捨てるもののルールを決めていないと、不要なものがどんどん増えてしまい、オフィスが散らかる原因になりかねません。書類を処分する際にはシュレッダーを使うなど、捨て方のルールを定めることも大切です。

関連記事：▼クリアデスクとは？今すぐできる、オフィスの情報セキュリティ対策

■整理整頓が捗る！仕事スペースの収納アイデア5選

オフィスのスペースは限られますが、アイデア次第で収納場所を確保可能です。ここではオフィスを整理整頓する際の収納アイデアを5つ、使えるアイテムと併せて紹介します。

1. 机上台を設置

机上台とは、主にパソコンの液晶モニターを載せることで高さを調節しつつ、収納スペースにもなる台です。キーボードや書類なども入れられて、作業スペースを増やせます。以下で取り上げる2つの机上台は、いずれも収納場所を拡張したいときに便利な製品です。

リヒトラブ（LIHIT LAB.） 机上台

キングジム デスクボード （USBハブ付）

2.サイドキャビネットや脇机の追加

サイドキャビネットとは、机の横（サイド）や机下に置く箱型のデザイン家具です。また、これに天板がついたものを脇机と呼びます。施錠できる製品も多く、導入することで収納場所の確保のみならずセキュリティ強化も可能です。ただし、サイドに置く場合も机下に収める場合も、机の高さとのバランスには注意しましょう。

PREDONA(プレドナ) サイドキャビネット3段

プラス 組立式スチールOAデスクシステム　脇机

オカムラ ジャスタス収納 デスクエンド両開き

3.デスク下のデッドスペースを活用

収納場所として、デスク下は意外と見落としがちなデッドスペースです。このスペースに、デスク下ラックを設置することで、収納した資料などを素早く取り出せます。ただし、ラックがデスク下に収まるか、足元の空間を十分に確保できて作業の姿勢に支障が生じないかといった点には注意しましょう。

YAMAZEN デスク下マルチワゴン

Y2K AKIRA 机下棚

4. 「低い収納」を間仕切り代わりに

こぢんまりとしたオフィスでは、大型の収納家具を置くとどうしても圧迫感が出て、整理整頓しても全体がすっきりとした印象にはなりにくい傾向にあります。ごちゃついた印象になるのを避けながら収納を増やすアイデアとしておすすめなのが、目線を遮らない高さのキャビネットを間仕切り代わりに使用するというテクニックです。

PREDONA（プレドナ）スチールシェルフ

オカムラ ジャスタス収納 ラテラルキャビネット鍵付

5.個人の荷物はロッカーで管理

特にフリーアドレスを導入しているオフィスでは、更衣室などのロッカーとは別に、執務スペース近くの取り出しやすい場所へ個人用ロッカーを設置するのもおすすめです。私物が片付き、すっきりとした印象になります。
また、会社から支給しているスマートフォンやパソコンなども保管できるため、セキュリティが高まることもメリットのひとつです。

PREDONA(プレドナ) スチールパーソナルロッカー

エムテックス スチールパーソナルロッカー

■おわりに

職場の整理整頓にあたっては、5Sのフレームワークを意識しながら進めることと、十分な収納スペースを確保することが大事です。すっきりと片付いたオフィスで仕事を行えば、能率の向上も期待できます。

アスクルでは、オフィスを整理整頓する際に便利な収納家具を多数取り揃えています。収納するためのアイテムをお探しの方は、ぜひご利用ください。

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編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局　
制作日：2024年10月1日