「オカムラ」と「アスクル」が共同開発したオフィス家具シリーズ Justus/ジャスタス 集中ブース

企業が持続的に発展していくためには、人的資源の労働生産性を高める仕組みが欠かせません。そこで重要な役割を担うのがオフィスの環境改善です。本記事ではデスクワークの効率化を妨げるオフィス環境の6大問題について解説するとともに、その課題を解消する具体的な改善案を紹介します。

■デスクワーク効率が向上？オフィス環境改善の重要性

企業にとって重要な経営課題のひとつは労働生産性の最大化です。労働生産性を高めるためには、既存業務の合理化や能率化を図り、より少ないリソース投入量で従来と同等以上の付加価値額を創出する仕組みを整備しなくてはなりません。とくにデスクワークを主体とする企業の場合、オフィス環境が従業員の労働生産性に大きな影響を与えます。

たとえば人間工学に基づくオフィスチェアを導入する、または業務効率を考慮したレイアウトを設計するなど、働きやすいオフィス環境を整備することで労働生産性の向上が期待できます。また、オフィス環境の変革を推進することで労働生産性の向上に寄与するだけでなく、従業員エンゲージメントの向上や離職率の改善が期待できる点も大きなメリットです。

■デスクワーク効率を下げる、オフィス環境の6大問題

デスクワークの環境改善を推進するためには、業務の効率化や生産性の向上を妨げる要因を把握する必要があります。企業の組織体制や労働環境によって適切な施策は異なるため、まずは現状のオフィス環境や業務プロセスにおける問題を特定しなくてはなりません。デスクワークの業務効率が低下する問題として以下の6つが挙げられます。

●音の問題

騒音や雑音が大きいオフィス環境では集中力を保ちにくく、業務効率と労働生産性の低下を招きます。気分誘導効果を利用するためにBGMを流すオフィスも少なくありませんが、音楽を聴きながらの作業は効率が低下する可能性があるという研究結果（※1）があるので注意が必要です。ただし単純作業については、BGMやホワイトノイズが集中力の向上に寄与するという意見もあります。また、静かすぎるオフィス環境は一種の緊張状態を生み出すため、従業員の心理的な負荷を高める要因となります。

（※1）参照元：聴き"ながら"の作業は作業効率を低下させる可能性！‐音楽刺激は低音量でも聴覚性選択的注意を阻害する‐

●視線の問題

オフィスのレイアウトやデスクの配置によっては他者の視線が気になり、集中力の低下やストレスの増大を招く可能性があります。たとえばデスクを向かい合わせで配置する場合、対面によるコミュニケーションが取りやすい反面、正面にいる人の視線が気になって業務に集中できないという意見が少なくありません。また、向かい合わせのデスク配置は休憩中のプライバシーを確保しにくいため、ストレスが積み重なることで従業員エンゲージメントの低下につながるリスクが懸念されます。

●収納の問題

デスクワークの環境改善を図る上で重要な課題となるのがオフィスの収納問題です。適切な収納スペースが確保されていないオフィスはモノが散乱し、書類や情報機器などの検索性が低下するとともに、余計なモノが視界に入ることで集中力の低下を招く要因となります。また、オフィス環境はメンタルヘルスにも多大な影響を与える点に注意が必要です。整理整頓されていない乱雑なオフィスは、従業員の業務効率や集中力の低下につながるだけでなく、不安な感情や憂鬱な気分を誘引する可能性があります。

●動線の問題

デスクワークの労働生産性を高めるためには、オフィスレイアウトの動線設計が極めて重要です。たとえばデスクの後ろが壁になっている場合、120cm程度のスペースがなければ快適な通路を確保できません。また、収納設備や情報機器などがデスクから遠い場合、持ち運びに多くの時間と手間を要することで業務効率が低下します。適切な通路幅や動線を確保しなければ、すれ違い時の接触による怪我やモノの落下、情報機器の故障といったリスクが懸念される点にも注意が必要です。

●光や空調の問題

照明器具の明るさや空調機器の温度調整なども、従業員の労働生産性に多大な影響を与える要素のひとつです。たとえば照明が暗いオフィス環境では、眼精疲労や注意散漫を引き起こす可能性があり、業務効率の大幅な低下を招く要因になりかねません。また、冷房や暖房が強すぎるオフィス、あるいは換気が不十分で湿度の高い環境は従業員にとって強いストレスとなるので注意が必要です。

●オンオフが切り替えにくい問題

人的資源のパフォーマンスを最大化するためには、適度な休憩時間が必要です。長時間の業務や連続した集中作業は疲労が蓄積され、集中力と業務効率が大幅に低下します。適切な休憩スペースが整備されていない場合、自分のデスクで休憩することになるため、オンとオフの切り替えが難しくリラックスするのが困難です。また、休憩スペースがなければ従業員同士のコミュニケーションが生まれにくく、社内コラボレーションの活性化や透明性の高い企業文化の醸成を阻む要因になります。

■働きやすいオフィスで業務効率化！6つの環境改善案

デスクワークの業務効率化を図るためには、オフィス環境の6大問題について把握するとともに、自社の組織体制に適した解決策を実施しなくてはなりません。ここではオフィス環境の6大問題を改善する代表的な施策を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

●集中ブースや防音スペースを設置

デスクワークの生産性を高めるためには、従業員の集中力を向上する工夫が必要です。そのためには騒音や雑音、視線の問題を解消しなくてはなりません。そこで重要な役割を担うのが集中ブースや防音スペースなどの設置です。たとえばブースやパーティションなどで囲われた個室を整備できれば、他者の視線を気にすることなく業務に集中できる可能性が高まります。とくにデザインや設計などのクリエイティブな分野では、一人で邪魔されずに仕事ができる環境を整備することで成果物の品質向上が期待できます。

関連記事：設置するオフィスが増加中「集中席」の押さえどころと42事例 ～これからのオフィスづくりのヒント(3a)～

アイリスチトセ 吸音ブース

集中ブース（フルクローズ型）

●オフィスの収納家具の見直し

収納の問題は労働生産性を低下させるだけでなく、メンタルヘルスにも悪影響を及ぼします。そのため、現状のオフィス環境を分析し、より利便性やデザイン性の高い収納家具に刷新するとともに、デッドスペースを活用できる設備を導入するなどの対策が必要です。従業員の荷物が多い業種・業界であれば、個人用ロッカーを導入することでオフィス環境の乱雑さを防止できる可能性が高まります。また、オフィス内の書類や備品を収納する家具を導入するだけでなく、日々の整理整頓を習慣化する企業文化の醸成も重要な施策です。

関連記事：【オフィスの収納アイデア】作業効率UP！書類・小物の整頓アイテム12選

アスプルンド サイドキャビネット

エムテックス スチールパーソナルロッカー

●デスクや書庫のレイアウトを変更

オフィスレイアウトの動線設計は労働生産性に直結するため、デスクや書庫などの配置を見直すプロセスが求められます。たとえばデッドスペースにロッカーやキャビネットを配置する、あるいは共有スペースを複数の用途に使用するなどの対策が有効です。レイアウトを変更するほどの余剰スペースを確保できない場合は、パーティションを設置して視線問題の解消だけでも取り組むべきでしょう。また、固定席を持たずに自分の好きな席で働く、フリーアドレス制を導入することでもレイアウトに変化を与えられます。

関連記事：快適なオフィスレイアウトのパターン例とゾーニングのコツ

Ceha プレノデスクシステム フリーアドレスデスク

岐阜プラスチック工業 テクセルSAINT デスクパーティション

●照明や空調設備のメンテナンス

オフィス環境の改善と業務効率化を図る上で、照明の色温度は非常に重要な要素です。たとえば休憩室の照明はリラックス効果の高い3000K程度の電球色が適していますが、この色温度を執務室に採用すると眠気を誘引する可能性があります。ある程度の緊張感を必要とするオフィス環境では4000K程度が最適な色温度です。また、最適な室内の温度や湿度は人によって感じ方が異なりますが、一般的には温度が25度、湿度が45～60%程度とされています。パーティションやブラインドなどを使用して、光や風をある程度コントロールするのも有効です。

トーカイスクリーン ブラックフレームパーティション

トーソー プロ仕様「つっぱりブラインド」

●休憩室や仮眠室の設置

連続的な業務は疲労の蓄積によって集中力が低下するため、リフレッシュを図る環境整備が求められます。そしてオンとオフを切り替えるためには、休憩室や仮眠室の設置が必要です。近年、ワークライフバランスの重要性が高まっていることもあり、休憩室や仮眠室を設ける企業が増加傾向にあります。従業員にとって快適な休憩スペースを提供できれば、疲労の回復やストレスの軽減に寄与するとともに、従業員のエンゲージメントやロイヤルティを高める一助となります。

関連記事：オフィスの休憩室に適したレイアウトは？おしゃれで快適なスペースの作り方

関連記事：仮眠室は会社に必要？メリットデメリット&環境作りのコツ

ネットフォース DeepSleeper リクライニングチェア

サンテック CFパネル

●インテリアに観葉植物を導入

従業員が快適に働けるオフィス環境を整備するためには、バイオフィリックデザインの活用が有効です。人間は自然とのつながりを求める欲求が本能的に備わっているという仮説があり、この考え方をバイオフィリアと呼びます。このバイオフィリア仮説に基づく設計や構想がバイオフィリックデザインです。たとえばオフィス環境に観葉植物を配置し、自然に囲まれた緑豊かなバイオフィリックデザインを取り入れることで、ストレスの緩和や疲労回復の促進が期待できます。

関連記事：バイオフィリアとは？オフィスに取り入れて快適な空間を生み出そう！

アートクリエイション 黒竹＆南天 フェイクグリーン

ベルク グリーンポット

■おわりに

オフィス環境は、従業員の労働生産性に大きな影響を与える要素です。従業員が快適に働けるオフィス環境を整備できれば、業務プロセスの効率化による生産性の向上や、従業員エンゲージメントの上昇による離職率の改善が期待できます。オフィスを丸ごと変えるには、コストも労力もかかりますが、ブースの設置や、業務を最適化する机やワークチェアを導入するだけでもオフィス環境を大きく改善することができます。少しずつできるところから取り組んでみてください。

---

編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局　
制作日：2023年12月28日