風通しのよいオフィスやコミュニケーションの活性化を求めているなら、ミーティングスペース作りに工夫を凝らすのもひとつの方法です。近年は、おしゃれなミーティングスペースを導入し、社員に活用してもらおうとする企業も増えてきています。ミーティングスペースのメリットや導入方法、レイアウトのアイデアについてわかりやすく解説します。

■会議室とは違う？オフィスにミーティングスペースを作るメリット

ミーティングスペースとは、社員が集まって行う打ち合わせ用のスペースのことです。社内で打ち合わせをしやすい場所には会議室も挙げられますが、ミーティングと会議では目的が異なります。

ミーティングは参加者を募ってアイデアや情報、意見を共有する目的があります。一方、会議はなんらかの課題が用意されており、課題を解決するために話し合いが行われます。わかりやすく違いを言えば、ミーティングとは結論が出なくても構わないもの、会議とは結論を導き出すために行われるものです。

ミーティングは、たとえ結論が出なくても、コミュニケーションそのものに意義があります。そのため、社員のコミュニケーションを重視したいのであれば、会議室よりもミーティングスペースのほうが向いています。

ミーティングスペースを導入することで、企業にとっては次のメリットがあります。

●気軽な意見交換でコミュニケーションが活性化する

ミーティングスペースは社員が気軽に訪れ、コミュニケーションを楽しめるスペースです。会議室の場合は使用時間を決めて予約する手間がありますが、ミーティングスペースであれば思い立ったときにすぐ利用できます。

また、ミーティングスペースには壁や衝立などがないオープンなタイプもあります。開放的な雰囲気の中、気軽なやりとりができるため、会議の堅苦しい雰囲気ではなかなか意見が出せない人でもコミュニケーションをとりやすいでしょう。休憩がてらミーティングスペースに足を運び、雑談の中でアイデアを生み出す人もいます。

さらに、ミーティングスペースはワークスペースとは独立しているため、外部の人間を招いても情報漏えいのリスクが少ない点もメリットです。ワークスペースでの話し声が届かない位置であれば、仕事に関する会話が漏れ聞こえにくくなります。逆に、ワークスペースで仕事をする人間にとっても、周囲の雑音に悩まされて仕事の効率を損ねるリスクが少なくなるはずです。

●リフレッシュルーム等としても活用できる

ミーティングスペースはミーティングだけに留まらず、さまざまなコミュニケーションの場として活躍します。多目的に使えるリフレッシュルームも兼ねてスペースを作れば、社内の人間が自然と集まり、コミュニケーションの活性化にもつながります。

ただし、ほかの用途を兼ねたスペースにする場合は、ルール作りも重要です。例えば、ミーティングスペースとランチ休憩時のリフレッシュルームを兼ねる場合、ミーティングに使うメンバーが多いと、ほかの社員がランチをとりにくくなります。逆も同様です。ほかの社員が不利益を被らないよう、あらかじめ目的別に使用可能な時間帯やスペースなどのルールを定めておきましょう。

■ミーティングスペース作りで考えるべき3つのポイント

ミーティングスペースを新たに設置する際は、期待する目的を十分に果たせるように、次の3つのポイントをよく検討しておきましょう。

1. 用途・目的を明確にする

ミーティングスペースは、多目的スペースとして設置されるケースも多く見られます。また、目的によって必要なスペースやレイアウトなども変わってきます。まずは社内で、どのような用途や目的でミーティングスペースを導入したいのか、しっかりと話し合いまとめておくことが大切です。

なお、ミーティングスペースは構造やレイアウトにより、主に4つのタイプに分類されます。タイプごとに適した用途も変化するため、自社の目的に合うものを検討しましょう。

オープンタイプ（着座）

オープンタイプは、壁や衝立で区切られない開放的なスペースです。椅子が用意されているので、参加者は座ってじっくりと意見を交わせます。テーブルを置けば、資料を開くのにも便利です。社員がくつろげるおしゃれなスペースを作れば、まるでカフェのような雰囲気で立ち寄り利用できます。開放的でリラックスしやすい雰囲気の中、参加者の発言も自然と進むはずです。一方、壁がないため機密性の高い会話は難しく、大型の会議や株主総会などの目的には使いにくいのが欠点です。

オープンタイプ（スタンディング）

オープンタイプのミーティングスペースにあえて椅子を設置しない、スタンディングパターンもあります。立ったままでのコミュニケーションが前提なので、さっと出入りしてスピーディーな打ち合わせができるのが魅力です。もともと椅子がないことから、打ち合わせが長引きにくくなり、メリハリのついた意見交換ができる効果もあります。また、立っていると眠気を抑えて脳の活性化を促せるため、建設的な意見やアイデアを出すにも役立ちます。

クローズドタイプ

クローズドタイプは、四方を壁や衝立に囲まれた空間で、従来の会議室に近いイメージです。あえて大きいスペースをとって集会やイベントを開催することも、個室のような小さな空間の中、少人数で意見を交わすことも可能です。
特に、1on1やハドルミーティングのようなスタイルとは好相性です。閉じられた空間になっているため、他人の目を気にせずに済み、外へ話し声や資料などの情報が漏れにくくなっています。機密性の高い情報やプライバシーに関する情報を扱う際は、クローズドタイプを選ぶと安心してミーティングができます。

2. 設置スペースを確保する

どのような用途や目的で、どのようなタイプのミーティングスペースを作りたいのかイメージが固まったら、次はオフィス内に実際の設置スペースを確保します。

オフィス内のスペースを測ってみると、希望を叶えるにはスペースが足りないケースや、スペースを作ることで、かえって社員の動線を妨げてしまうケースもあります。社員の普段の動線も考慮しながら、アクセスしやすい位置に設置スペースを確保しましょう。スペースがどうしても足りない場合は、省スペースなオフィス家具を使用したり、休憩スペースのような他エリアと統合したりすることも検討するのがおすすめです。

3. コンセプトに合ったレイアウトを検討する

ミーティングスペースは、レイアウトやデザインによっても使い勝手が大きく変化します。例えば、社員がリラックスしてくつろげる雰囲気にしたいのなら、暖色の色使いや木目調などのオフィス家具がよく似合います。また、社員が出社したときにすぐアクセスできるミーティングスペースを作りたいなら、会社の入り口近くや人通りの多いエリアに設置する必要があります。機密性の高い情報を扱うのなら、スペースのデザインはオープンではなくクローズドタイプを中心にすべきです。

このように、用途や目的に応じて理想的なレイアウトやデザインはさまざまです。それぞれがマッチしていないと、社員の足が遠のき使われなくなってしまいます。用途や目的に合わせたミーティングスペースを用意して、積極的に利用してもらいましょう。

■ミーティングスペースのレイアウトアイデア

多目的に使えるだけに、ミーティングスペースのレイアウトは企業によって多種多様です。そこで、オフィスの新たなミーティングスペース作りに役立つアイデアやヒントを、具体的な商品も交えながら紹介します。

●個室はパーテーションや集中ブースで作る

クローズドタイプのミーティングスペースを検討しているものの、社員の数に対して設置数が足りないと思われる場合は、パーテーションや集中ブースを活用するのもひとつの方法です。広い空間をパーテーションで区切れば、簡易的な個室のようにして利用できます。パーテーションであれば自由に移動がしやすいため、レイアウトの変更も容易です。また、集中ブースを設けることで、静かなエリアと活発なコミュニケーションが交わされるエリアを区別できるため、オフィスの騒音対策ができるのもメリットです。

サンテック CFパネル

集中ブース・ワークブース

●タイプが異なるスペースの設置で使い勝手を向上

オープンタイプもクローズドタイプも社内で需要があると考えられるなら、あえてどちらか片方を選ぶ必要はありません。ひとつのミーティングスペース内にいくつかの異なるスペースを設ければ、社員の利便性は大きく向上します。

例えば、ミーティングスペース内に防音ブースを設置して、さらにいわゆる「ファミレス席」とも呼ばれるボックス席やスタンディングデスクを組み合わせてみましょう。すると、機密性が重視される会話は防音ブース、気軽なミーティングではボックス席、その場でのとっさの打ち合わせにはスタンディングスペースと、あらゆる用途に対応するスペースが出来上がります。

アスプルンド ファミレス席風ハイバックソファ

ネットフォース KINO ハイテーブル

●昇降式テーブルなら立ち・座り両方に対応

スペースが限られていて、防音ブースやスタンディングデスクなどを個別に用意するのが難しい場合でも、諦める必要はありません。例えば、昇降式のテーブルを置くと、着座式とスタンディングの両方に対応できます。

また、高さの調整がきくことで、ミーティングスペースの雰囲気を変えることも可能です。低く設定すれば空間を広く使え、リラックスしやすくなるため気軽なセッションに役立ちます。一方、高く設定すればプレゼンテーションや会議など、気持ちを引き締めて臨みたいときにも使えます。

SEKI 電動昇降デスクHOPライト

アール・エフ・ヤマカワ SYネスティングチェア

■【事例】おしゃれなオフィスのミーティングスペースレイアウト3選

実際に、いくつもの企業がオフィスにミーティングスペースを導入して、生産性のアップやエンゲージメント向上に努めています。そこで最後に、実際におしゃれかつ機能的なミーティングスペースを作り出し、活用している企業の例をいくつか紹介します。

●オフィスのあちこちに丸テーブルを設置（アイリスオーヤマ）

大手メーカーのアイリスオーヤマ株式会社では、オフィス内にタッチダウンスペースが設けられているのが特徴的です。タッチダウンスペースとは、社員が一時的に立ち寄って作業できる席を指します。同社では、例えばフロアのあちこちに丸テーブルが置かれており、社員が集まってスタンディングでミーティングをよく実施しています。

1ヶ所だけでなく、社内に分散してスペースを作ることで、素早くミーティングスペースにアクセスできるのが大きな魅力です。

●通路をオープンミーティングスペースとして活用（アイスタイル）

化粧品紹介サイト「@cosme」を運営する株式会社アイスタイルでは、広い通路を活用してミーティングスペースを設置しています。通路に着座式のスペースをセッティングし、打ち合わせや商談などがしやすいように工夫されています。それぞれのデスクの間には、衝立を兼ねた可動式のホワイトボードがあるため、書き込んで参加者に説明しやすいのも特徴です。明るいナチュラルな空間に仕上げてあり、開放的な雰囲気を演出しています。

●多目的なミーティングスペースとファミレス席を導入（ネントリーズ）

トラックの買取・販売を営むネントリーズ株式会社では、まるでファミレスを思わせるボックス型のソファブースを設けているのが印象的です。ベージュやブラウンで温かみのある空間に仕上がっているため、リラックスしてミーティングができます。オープンでありながらもほどよく囲われた空間で、半個室のような感覚で利用できるのが魅力です。

一方、オープンなミーティングスペースも用意されています。テーブルと椅子があり、朝会やランチなど多目的に使えます。このように、半個室とオープンスペースを併用し、柔軟な利用ができるようにしています。

■おわりに

ミーティングスペースは、社員のコミュニケーション活性化に欠かせません。コミュニケーションが活性化すれば、建設的な意見やアイデアが生まれ、企業としての生産性向上が期待できます。ミーティングスペースには、オープンタイプやクローズドタイプ、着座式とスタンディングタイプといった種類があるため、どれを選択すべきか自社の目的を踏まえて選択してみてください。

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編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局　
制作日：2023年12月28日