新しい働き方が広まる一方、いかに密接なコミュニケーションをとるかが課題となっています。社内の働き方を変えたことで、従業員同士の関係性の希薄化や認識のズレなど、これまでになかった問題が見え始めている企業も多いでしょう。本記事ではインフォーマルコミュニケーションの効果やメリット、具体的なアイデアを紹介します。

■インフォーマルコミュニケーションとは？

インフォーマルは「非公式」を意味する言葉で、形式にとらわれない気楽な雑談をインフォーマルコミュニケーションと呼びます。雑談は社内で良好な人間関係を構築するには欠かせない要素ですが、コロナ禍を経て場所に捉われない新しい働き方が普及した結果、その機会が減少しているのが現状です。こうした背景からインフォーマルコミュニケーションの重要性が再注目されています。

●インフォーマルコミュニケーションの具体例

業務の合間に行うちょっとした雑談や休憩中の会話のほか、通勤中に偶然出会ったときの会話や、会社の飲み会・サークルで行う会話などがインフォーマルコミュニケーションに該当します。
業務に関係することだけでなく、時事ネタやお互いのプライベートに関する話など、さまざまな事柄が話題となります。

●フォーマルコミュニケーションとの違い

よく似た言葉として、「フォーマルコミュニケーション」と呼ばれるものがあります。フォーマルはインフォーマルとは対照的に「公式」の意味があり、業務を進めるうえで必要となる会話がフォーマルコミュニケーションです。具体的には、会議や打ち合わせ、業務連絡、プレゼンテーションなどが挙げられます。

フォーマルコミュニケーションは業務に欠かせない一方で、雑談が難しく、人間関係を構築しにくいというデメリットがあります。このようなデメリットを補うのがインフォーマルコミュニケーションです。

■インフォーマルコミュニケーションの効果とメリット

インフォーマルコミュニケーションは、主に「生産性の向上」「アイデアの創出」「ストレスの緩和」の3点でメリットがあります。促進することで具体的にどのような効果を期待できるのか、ひとつずつ確認していきましょう。

1. 生産性の向上

フォーマルコミュニケーションばかりだと、気楽に相談・報告できない緊張した関係になってしまい、業務を効率的に進められなくなる場合があります。その点インフォーマルコミュニケーションが活発だと、従業員同士の会話を促進でき、徐々に信頼関係を培えるのがメリットです。社内のコミュニケーションを活性化して情報共有をスムーズにすることで、業務効率や生産性の向上につながります。

2. アイデアの創出

意見を言いやすい環境を整えることで、アイデアが生まれやすくなります。例えば、休憩時間や飲み会のようにリラックスした場面では、意見交換が活発になりやすい傾向にあります。雑談の中で出てきた意見を複数人でブラッシュアップしていけば、フォーマルコミュニケーションでは出てこなかったような新しいアイデアが生まれるかもしれません。

3. ストレスの緩和

周りに相談できる人がいない状況や、良好な人間関係を築けていない環境では、日々の業務に不満とストレスを抱えやすくなります。問題が深刻化するのを食い止めるには、従業員同士が気軽に会話できる環境が必要です。同僚や上司に自分の悩みを気軽に相談できるようになれば、不満とストレスを解消しやすくなり、メンタルヘルスケアに役立ちます。

■インフォーマルコミュニケーションを促す、オフィスづくりのアイデア

ここからは、具体的なアイデアを紹介していきます。インフォーマルコミュニケーションを促進するには、ただ飲み会などを開くだけでなく、雑談しやすいオフィスに変えていくことが大切です。以下に紹介する方法を参考にしながら、自然と雑談が発生するようなオフィスづくりを進めてみてください。

●「マグネットスペース」を設置する

マグネットスペースは、磁石のように自然と引き寄せられて人が集まる空間のことです。自販機やコピー機の近くなど、多くの人が利用する空間にマグネットスペースを設けることで、何気ない会話を交わす機会が増えていきます。例えば、自販機の近くにちょっとしたお菓子を置いたり、コーヒーマシンの横にハイカウンターを設置したりすることで、従業員同士の交流を促せます。

マグネットスペースを設置するときは、利用機会の多い場所を選ぶのがポイントです。人があまり来ないような場所を選んでも効果を期待しづらいため、頻繁に通る場所や、毎日使うものの近くに設けることが重要になります。

●社内カフェや休憩室を設置する

従業員が気軽に立ち寄れる社内カフェ・休憩室があると、コミュニケーションをとりやすくなるうえ、仕事中の気分転換にもなります。マグネットスペースに比べるとより広いスペースが必要となりますが、設置可能な場合は有力な選択肢です。
設置の際は、長く滞在したいと思えるような雰囲気づくりが大切です。例えば、社内掲示板やテレビ、雑誌、ソファなど置くと滞在時間が長くなり、雑談が生まれやすくなります。

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●Web会議にも使える個室ブースを設置する

個室ブースを設置すると、インフォーマルコミュニケーションの促進と同時に、Web会議や集中スペースといった別の用途にも利用できます。特に、テレワークやハイブリッドワークが一般的になりつつある現在では、出社メンバーと非出社メンバーが円滑にコミュニケーションをとれる仕組みづくりが欠かせません。オンラインで定期的に雑談できるよう、Web会議に使える防音の個室ブースを設けるのも効果的です。

関連ページ：▼アスクル 集中ブース・ワークブース（防音・遮音）

●オフィスをグリーン化する

オフィスのグリーン化にはストレスの緩和とリラックス効果があり、雰囲気を和らげたいときに有効です。リラックスした状態であれば従業員同士の会話が生まれやすく、インフォーマルコミュニケーションを促進できます。
グリーン化は人工植物でも一定の効果を期待できますが、より雑談の機会を増やしたい場合には観葉植物がおすすめです。水やりをするタイミングや、植物の成長を確認できたタイミングなどで、何気ない会話に発展する可能性が高まります。

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●フリーアドレスを導入する

毎日決められたデスクで仕事をしていると、会話する相手が特定の人に偏りがちです。そこで、デスクを固定せずに好きな場所で働けるフリーアドレスを導入すると、偏りが解消され、色々な人と会話しやすい環境が生まれます。
導入が難しい場合には、「デスクをジグザグに配置する」「間仕切り壁を低めにする」など、お互いの目が合いやすい工夫をするだけでもインフォーマルコミュニケーションの促進につながります。

■交流場所を気軽に作れる！おすすめオフィス家具5選

これまで解説してきたアイデアの実現に役立つ、おすすめのオフィス家具を紹介します。人が多く集まる空間や、空きスペースにオフィス家具を設置し、従業員同士が気軽に交流できる場所を作ってみましょう。

●アスプルンド カフェキャビネット

●タック販売 Pao Pencil MEET2 ブース

●トーカイスクリーン ブラックフレームパーティション

●RISU リミュート 吸音ブース

●日比谷花壇　サンセベリア・ローレンティー

■おわりに

インフォーマルコミュニケーションには、生産性の向上やアイデアの創出、ストレスの緩和などさまざまなメリットがあります。良好な人間関係を築いて、日々の業務を円滑にするためにも活性化に努めましょう。具体的には、マグネットスペースや個室ブースを設置する方法があります。

交流場所づくりのためにオフィス家具を購入する際は、個室ブースやパーティションなど幅広い商品を取り扱うアスクルをぜひご利用ください。

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編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局　
制作日：2024年2月26日