必要な書類が見つからないなど、書類管理に頭を悩ませていませんか？書類整理のコツさえ掴めば、管理はとても楽になります。本記事では、オフィスの書類をスムーズに整理・保管するコツと、定期的な整理を行ううえでのポイントをまとめました。書類に振り回されず、管理する書類の量をコントロールできる整理方法を紹介します

■もう溜め込まない！今日からできるオフィスの書類整理術

「ここにあったはずの資料がない」といった問題はオフィスで起こりがちです。重要な書類を紛失すると時間のロスだけでなく、情報漏洩問題に発展する場合があります。書類の整理を適切に行うことで、紛失のリスクを減らしたり、業務の効率化につながったりするというメリットが得られます。書類管理が苦手な方でも、コツを学んで必要な書類がすぐに取り出せ、不要な書類を溜め込みにくくなるオフィスを実現しましょう。

●書類は"色"で分類する

書類整理の大きな課題として、何がどこにあるのかわからず、探し出すのに時間がかかるという点が挙げられます。実践しやすい整理法として、色分け整理法があります。この方法では書類のジャンルごとに色を指定し、その色のファイルに書類を整理・保管することで、一目で内容が判断できるようになります。書類の分類は業務内容により異なりますが、例えば緊急性の高い書類（赤）/緊急性が低い書類（青）/処理済み（緑）などのように指定します。まずは既存の書類を取り出して整理し、不要なものは処分したうえでルールに基づき書類を振り分け、指定色のファイルで管理します。色分けにより書類内容を見ずともファイルで判断できるようになるので、作業効率アップにつながります。

●共有の"指定席"を用意する

個人デスクでは保管できる書類の量が限られます。あらかじめ共有管理する書類の内容を取り決め、指定の場所に保管するようルールを設定しましょう。共有管理書類にも色分け整理などを適用すれば検索が容易になり、書類を探す無駄な時間を大幅に短縮できます。また、情報共有や業務の引き継ぎにも役立ちます。

●"仕掛かりボックス"を作る

従業員が書類を溜め込んでしまう場合、「仕掛かりボックス」を用いた整理方法がおすすめです。この方法では、近日中に処理が必要な書類や参考資料は、縦置きできる「仕掛かりボックス」に入れて管理します。ポイントは、ボックス内部に仕切りを設け、処理済み書類は区別することです。これにより週に1回など定期的にボックスの見直しをする際に、未処理の書類を重点的に整理することが可能になります。未処理のものは廃棄するかデータ保存してボックス内から除外し、書類が溜まるのを防ぎます。

●平置きは避け"縦置き"で保管する

書類はできるだけ平置きではなく縦置きで管理するようにしましょう。平置きはスペースをとるうえ、書類が取り出しにくい欠点があります。書類は立てて管理をルールとして、書類を埋もれさせないように工夫しましょう。書類を埋もれさせず、すぐにチェックできる状態にしておくことで、不要な書類の溜め込みを自然に防げるようになります。

●個人の書類は"置ける上限"を決める

書類整理のコツは、保管する書類量をコントロールすることです。従業員一人ひとりが書類保管に利用できるスペースを事前に定め、書類を溜め込まないことを意識させ、定期的に整理を行うようにルール化しましょう。手元で管理すべき書類・データ化して処分する書類を分類して管理することが習慣化すれば、書類整理への共通認識が醸成されます。

■書類整理が自然とはかどるオフィス作りのアイデア

オフィス全体で書類整理をしやすい環境作りを行うことも有効です。ここからは、直接的な書類の整理術以外に、オフィス全体での仕組み作りやレイアウトの工夫に関するアイデアについて解説します。

●クリアデスクを徹底する

クリアデスクとは、打ち合わせや終業後など離席時はデスク上に個人情報を含む情報を残さず片付けることを指します。重要な情報を放置すると、情報漏洩や紛失のリスクが高まります。これはパソコンも同様で、離席時はスクリーンセーバーを用いるなどして他人から閲覧できないようにしましょう。クリアデスクを徹底しつつフリーアドレス制を導入するのもひとつの手です。

●書類整理に使えるアイテムを共有する

書類整理は、オフィス全体で共有することで作業効率が高まります。例えば、部署ごとに色分けファイルや仕掛かりボックスを収納できる共有キャビネット（サプライドッグ）を設け、従業員が自由に利用できる環境を整えます。必要時に書類を移動できるのでデスクが広く使え、離席時はサプライドッグへ戻せばクリアデスクが実現します。また部署で書類の色分けを統一すれば、情報共有が容易になります。

●デッドスペースを書類の収納場所に活かす

スペースが狭く収納が足りないオフィスでは、書類管理が思うよう行えないこともあります。その場合は、デッドスペースを活用しましょう。オフィスの廊下や柱周り、窓下、個人デスク下などのデッドスペースに、薄型のキャビネットを置いて保管場所を確保します。パーテーション代わりにキャビネットを設置する方法も効果的です。

■オフィスの書類整理に使える！おすすめ収納家具8選

オフィス収納では、コンパクトなのに収納力があるアイテムやデッドスペースを活用できるアイテムが人気です。ここからは、オフィス収納に最適な商品8つを選んでご紹介します。

●Y2K AKIRA 机下棚

●プラス スチールOAデスク フラットライン サイドキャビネット

●オカムラ ジャスタス収納

オカムラのジャスタス収納は、幅750mmのスリムなデザインにもかかわらず、収納力に優れていることが特徴です。場所をとらないためコンパクトオフィスにも対応可能です。扉は引違いタイプと両開きタイプがあるため、設置するスペースに合わせて選べます。

■本体価格（2024年3月時点）
引違いタイプ：￥57,500（税込）
両開きタイプ：￥59,900（税込）
※製品本体の価格です。カラー・オプションの有無などによって、価格は変動します。

●エムテックス ジョイントスチール薄型組立式ロッカー

●スマイル スチールストレージ 引違い

●オカムラ スチール収納VILLAGE

共有の書類保管庫やサプライドッグに最適なスチール収納です。同シリーズの複数の書庫を自由に組み合わせ、スペースに応じたレイアウトが可能です。奥行は400mmと450mmの2種類があるので、組み合わせる際は注意が必要です。

■本体価格（2024年3月時点）
奥行400mm：￥31,200～￥51,700（税込）
奥行450mm：￥48,600～￥89,100（税込）
※製品本体の価格です。カラー・オプションの有無などによって、価格は変動します。

●アイリスオーヤマ ファイルコンテナ

●アイリスオーヤマ 引き出し式収納

■おわりに

オフィスの書類整理は、業務効率化の第一歩です。書類整理しやすい環境を構築することにより、整理が苦手な従業員でも習慣化することが可能になります。便利な収納グッズを利用して、ストレスのない書類整理を目指しましょう。アスクルではまとめ買いの相談にも対応しています。大量注文の納期調整も可能なので、オフィス用品を購入する際はご利用ください。

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編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局　
制作日：2024年3月28日