ミーティングスペースの存在は、オフィスやそこで働く人々に好影響を生み出します。本記事では、ミーティングスペースを設置するメリットや種類、基本的な設置手順を解説します。併せてそこに置きたいおすすめの家具も紹介するので、より快適なオフィスをつくる際の参考にしてください。

■ミーティングスペースとは

ミーティングスペースは、社内でのコミュニケーションを支える空間です。ちょっとした打ち合わせや意見交換、雑談など幅広い用途に使われます。簡易的なテーブルやチェア、ホワイトボードなどが置かれるのが一般的です。

会議室とは異なり、そうしたスペースはカジュアルな場所として設置される傾向があります。議論や意思決定ではなく、情報交換やアイデア出しなどで気軽に使うことが可能です。

近年では、新型コロナウイルス感染症の流行や働き方改革により、多くの企業でワークスタイルが変化しています。フリーアドレスやABWなど、座席を自由に選べる働き方も増えました。しかし、働き方が変わっても、情報共有や雑談に活用できる空間が必要であることに変わりはありません。

■ミーティングスペースを設置するメリット

ミーティングスペースを自社に設置すべきかどうかの判断にあたって、メリットの理解は欠かせません。そこで、どのようなメリットがあるかを具体的に解説します。

●必要なときにすぐミーティングを始められる

オフィスにミーティングスペースがあれば、必要なときにすぐ話し合いを始められます。基本的に、会議室を使用するときのような予約は必要なく、思い立ってすぐに利用できるため、アイデアを形にしやすくなります。

また、デスクから近い場所に設置すれば、移動の手間を省けます。予約の手間も不要なので、長期的には生産性向上にもつなげることが可能です。

●さまざまな用途に利用できる

ミーティングスペースは、話し合いに限らず、あらゆる用途に利用できるのもメリットです。用途としては、雑談や休憩、ランチなど幅広く考えられます。カジュアルな来客対応、リフレッシュ空間としての活用も可能です。

ただし、さまざま用途があるだけに、バッティングもしやすくなります。トラブルを回避するため、あらかじめ優先順位などのルールを決めておくことが必要です。

■ミーティングスペースの主な種類

ミーティングスペースと一口に言っても、種類（タイプ）はさまざまです。各タイプの特徴や適した利用方法などを知ったうえで、どれを取り入れるか決めましょう。

●オープンタイプ

オープンタイプは、壁や仕切りを設けず完全に開放されている空間です。個別に部屋を設けるのではなく、ワークスペースや通路の一角に置かれます。

開放的な空間であるがゆえに、誰でも利用しやすいのがメリットです。気軽に使えるからこそ、交流の活性化に役立ちます。主に雑談や情報交換に使える空間が欲しい場合は、オープンタイプを検討してみてください。

●セミクローズドタイプ

セミクローズドタイプと呼ばれるのは、壁やパーテーションによって一部は仕切られているものの、一部は開放されている形の空間です。

特徴は、適度にプライバシーを守りながら、オープンな雰囲気も出せる点です。重すぎないカジュアルなミーティングや気軽な面談、少人数での話し合いやアイデア出しなどに適しています。

●クローズドタイプ

クローズドタイプは、四方が壁や仕切りによって完全に囲まれた空間です。従来の会議室のような空間を思い浮かべてください。

クローズドタイプのメリットは、音漏れしにくいことです。機密性が高い情報を扱う会議や取引先との打ち合わせ、個人情報に言及する面談などは、閉じられた空間で行うのが適しています。

また、集中して終わらせなければならない業務をする場合にも、余分な情報の入って来にくいクローズドタイプが適切です。

■ミーティングスペースの基本的な設置手順

ミーティングスペースは、工程ごとにポイントを押さえることでスムーズに設置できます。以下の設置手順を確認しましょう。

1.目的・用途を整理して明確にする

設置にあたっては、まず目的や用途を明確にしてください。利用目的や用途によって、相応しいスペースのタイプは異なるためです。ミスマッチなタイプを導入してしまうといった失敗をしないように、あらかじめ目的や用途を整理しましょう。

例えば、社員同士が気軽にコミュニケーションを取れるようにしたいなら、オープンタイプやセミクローズドタイプの空間が適しています。また、すでに会議室がある場合は、クローズドタイプの空間までは不要と判断することも可能です。

2.設置する場所やレイアウトを決める

タイプが決まったら、設置する場所やレイアウトを決めます。実際に利用するシーンを具体的に想定すれば、位置決めも容易です。

例えば、来客対応がメインであれば、エントランス付近に設置したほうが使いやすくなります。一方、従業員同士の利用が中心となるなら、ワークスペース付近に置くことで移動の手間や時間を減らせます。主な利用人数も考え、ミーティングスペースの広さを決めてください。

3.内装やインテリアを決める

場所や広さを決めたあとは、内装やインテリアを決めます。内装やインテリアは、仕事のパフォーマンスに影響する重要な要素です。快適なオフィス家具を選択すれば疲労感などを軽減でき、生産性向上にもつながります。

基本的に必要となるテーブルとチェア、照明器具のほか、アイデア出しや情報共有をするならホワイトボードもあると便利です。個人で集中して作業ができる空間をつくりたい場合は、パーテーションやボックス型の個別ブースなどの導入も検討してみてください。

4.社内に周知する

ミーティングスペースを設置する際は、積極的な利用を促すため社内に周知してください。効率的かつ確実な周知の方法は、社内メールやポスターで伝えたうえで、社内ミーティングでも紹介することです。

設置について周知する際は、設置目的や使い方のルールもセットで伝えると適切に利用してもらいやすくなります。トラブルを防止するためにも、あらかじめルールを設定しておくことが大切です。

■ミーティングスペースにおすすめのオフィス家具5選

ミーティングスペースのインテリアを考える際は、設置目的や目指したい雰囲気にあわせて家具を選んでみてください。ここでは、おすすめのオフィス家具5選を紹介します。

●マルチワークテーブル シリーズ

アスクルの「マルチワークテーブル シリーズ」は、バリエーションが豊富でリーズナブルなテーブルがそろったコレクションです。長方形だけでなく、台形や円形などさまざまな形のデスクがあるため、ミーティングスペースの雰囲気にあわせて選べます。

打ち合わせスペースや休憩スペースのほか、作業スペースなどにもマルチに使えるので、適していると感じるものを取り入れてみましょう。

■本体価格（2024年11月時点）
￥9,980～（税込）
※製品本体の価格です。カラー・オプションの有無などによって、価格は変動します。

→商品詳細はこちらから

●ジャスタスソファ

●アスプルンド 集中ブース デスク&ソファ

●Matti スタッキングホワイトボード

●アイコム 人工観葉植物 人工樹木 フィカスベンジャミン

おわりに

ミーティングスペースを設置することで、社内コミュニケーションの促進や作業スペースの確保ができます。導入する場合は、設置手順のポイントを押さえて適切に利用されるようにしてください。インテリアとして使い勝手のいいオフィス家具を置くと、利用の際も快適です。

アスクルでは、豊富なオフィス家具を取りそろえているだけでなく、オフィスづくりサービスの提供もしています。家具の組み合わせを提案するレイアウトサービスや、大量注文の調整をするまとめ買い相談サービスがあるため、お気軽に利用してください。

アスクル株式会社「アスクルオフィスづくりサービス」
https://www.askul.co.jp/f/services/furniture/

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編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局　
制作日：2024年11月14日