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内田洋行のおしゃれオフィスは、働き方変革の工夫のカタマリ!営業部のグループ/フリーアドレスの使い分けに秘訣アリ (オフィス訪問)

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先日、内田洋行のショールームを取材記事の続き(以下の記事)。

内田洋行のオフィス家具ショールームに行ってきました(八丁堀駅 徒歩4分)【ショールームに行こう!】


2Fにあるショールームの上のフロアは内田洋行の社員の方が働くオフィスフロアになっているのだが、こちらでは、内田洋行によるワークスタイル変革の実証実験を続ける場になっていて、こちらも仕事場作りの参考になる取り組みがなされている。


中ではフリーアドレスやグループアドレス、集中スペースなど、新しいワークスタイルによる働く場所が作られて、実際に使われており、昨年秋にさらにリニューアルして改良が加えられたところだという。


というわけで、内田洋行新川第2オフィスの営業部が入居する6F7Fのオフィスも取材してきた。



■2011年から「チェンジワーキング自社実践プロジェクト」を継続実施

2011年から内田洋行では「チェンジワーキング自社実践プロジェクト」として、オフィスのあり方について実験と変革の実践を続けてきたとのこと。


現在の形に変わったのが昨年秋になる。最初の取り組みから実に5年目を迎え、蓄積された知見を踏まえ、段階的な変更を経て現在の形にリニューアルしたそうだ。特に新しいワークスタイルを実践する中で、営業部ごとに業務特性の違いが明らかになり「業務特性によりマッチした働く場の設えが必要だ」となったとのこと。



■2つの営業部、異なる業務特性、それに合わせたワークスタイル

内田洋行の営業部には、大きく分けて、2つのの営業スタイルがある。それぞれを本記事では、「A営業部」「B営業部」とする。同じ営業部でも両者は業務特性が大きく異なる。


A営業部 営業パーソンが自分の担当案件を持ち、プロジェクトマネージャーとして案件を進めていく。
B営業部 営業パーソンが自分の担当するパートナーを持ち、パートナー店を支援する形で営業を進めていく。


■A営業部の場合

A営業部では、営業パーソンが自分の担当案件を持ち、プロジェクトマネージャーとして案件を進めていく


コンペ案件が多くデザイナーと打ち合わせしたり、提案書を作成し、クライアントと調整し、発注を行ったりなど、営業パーソンが自立的にプロフェッショナルとして活動するワークスタイルが主体だ。


  • 【A営業部のワークスタイル】
  • プロジェクトマネージャーとして自立的に動く
  • 社内打ち合わせ、企画・提案、発注など業務が多岐に渡る


A営業部のワークスタイルに合わせたオフィス


以上のようなワークスタイルで働く部門のため、そのワークスタイルをいかに支援して生産性や創造性を高めていくかということがオフィス構築のポイントになったそうだ。


多岐に渡る業務に合わせて、それぞれの業務に合った場所を自分で能動的に選んで仕事に向き合うスタイルを取ることにしたとのこと。


それでは、実際のオフィスを見て行こう。



■A営業部のオフィス(7F)全景

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7Fのフロアは、A営業部のオフィスになっている。


グリーンが多いフロア。このフロアには70名ほどが在席している。


天井は抜いて、スケルトンだ。天井に見えるアルミのグリッド状のフレームは内田洋行のスマートインフィル(SmartInfill)という製品で、電源、Wifi、照明などの配線が可能。このフレームによりフロア内は配線に縛られず自由に座席が移動できるようになっている。


フロア中央付近の天井のグリーンの照明がある

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この照明のあるあたりが通常の執務スペースになる。フェイクグリーンがあしらわれたかわいい照明だ。スマートインフィルという天井のグリッドから吊るされている。



■通常の執務スペース1

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座席はすべてフリーアドレスで、好きな座席について仕事ができるようになっている。このフリーアドレス制は座席数を節約するためではなく、業務しやすい場所を選んで働くためなので、座席数は多めに作られている。


こちらはちょっとした打ち合わせや、事務作業に向くセッティングだ。


テーブルは、「コモンズ(Commons) ミーティングテーブル」。チェアは「エルフィ(Elfie ®)」。



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こちらも執務スペース。1~2人用。


6人掛けテーブルや、1~2人掛けテーブルなど、その時のニーズに合わせて選べるよう配置されている。


電源タップが天井から降りてきているが、こちらは先ほどの天井のスマートインフィルというグリッドフレームから。床の配線を気にすることなくテーブルの模様替えも簡単にできることが特徴だ。



■こちらも通常の執務スペース2

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こちらも通常の執務スペース。

テーブルが、正方形や長方形以外の異形天板のタイプのものになっている。働く気持ちを刺激するよう、いろいろな組み合わせが用意されている。


台形のような形のデスクだと向かい合って座った時もお互いに真正面ではなく角度がつくことになる。逆にその角度がついているために落ち着くと人気だとのこと。


テーブルは同じく「コモンズ(Commons) ミーティングテーブル」。チェアは「クレネ (KRENE®)」。



■プロジェクターと壁ホワイトボード

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異形天板のテーブル前は、壁全体がホワイトボードになっており、プロジェクターも設置され、ちょっとした情報共有会議や、打ち合わせができるように作られている。プロジェクターはノートPC、タブレットから無線投影が可能。ここでチームでの打ち合わせやプレゼンリハが可能だ。



■集中スペース1

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1人集中作業ができるよう作られたスペース。窓際に多く設置され、大型モニター、デスクライトも装備している。


見積り作成やアイデア出しなど、こちらにやってきて作業することができる。


デスクは、「レムナ(LEMNA®)」。チェアは、スチールケースの「ジェスチャー(Gesture)」



■集中スペース2

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パーティションに囲まれた集中スペースも用意されている。

こもって仕事ができる場所だ。


囲っているのはソフトパネル「ピルヴィオ(pilvio)」。


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こちらは、先輩が後輩に教えている図。集中スペースをこういう使い方も。



■ファミレス風打ち合わせスペース

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広めのテーブルが設置されたファミレス風打ち合わせスペース。

提案書や図面などを検討するのに便利なように作られているとのこと。


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取材中もこんな感じで熱心に打ち合わせされていた。

書類をあれこれ広げられるだけの広さがいい感じだ。



■ウッディなオープン会議室

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こちらは木製家具とチェア、周りのフレームまで木製の会議室。

スマートインフィルのウッド版になっている。



■カフェカウンター

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カフェカウンターもある。



以上が7FのA営業部のオフィスエリアになる。


発注・手配等の事務作業や、ちょっとした相談や打ち合わせを通常の執務スペースで行い、企画案作成などの創造性が必要な作業は、窓際の一人集中作業スペースやボックス型の集中スペースで、ファミレススペースで提案検討打ち合わせをしたりなど、多岐に渡る業務に合わせて、社内にスペースが作られ、一人一人が能動的に場所を選んで仕事に向き合っていることが分かる。



では、それとは異なるワークスタイルを持つ、B営業部がいる6Fのフロアを見てみよう。



■B営業部の場合

パートナー担当のB営業部では、営業パーソンが自分の担当するパートナーを持ち、パートナー店を支援する形で営業を進めていく。営業パーソンは見積り・情報提供・提案書作成や手配などを行う。



B営業部のワークスタイル


販売店との関係構築に向け、パートナーの支援と情報交換のため密に訪問をしており、場合によっては案件同行など行っている。商品の発注・手配については、営業アシスタントで対応するため、営業パーソンはパートナー支援に注力できる体制になっている。その関係で昼間の在社率が低い。また仕事のサイクルが早く、素早い報告・連絡・相談が必要とされる。


  • 【B営業部のワークスタイル】
  • パートナーを支援する営業スタイル
  • パートナー支援するための情報収集が必要
  • 社内在社率が低い(外出率が高い)
  • 仕事のサイクルが早いので素早い報告・連絡・相談が必要
  • 上司・同僚間コミュニケーションが不足する課題あり

このようなワークスタイルで動く部門のため、 効果的なパートナー支援を行えるよう、在社率が低い中で、営業パーソンが同僚や上司と素早く密に相談、情報共有していけるようにするということがリニューアルのセッティングのポイントになった。


外出が多く、在社率が低い中で、同僚・上司とコミュニケーションが取れ、隣のチームメンバーとも情報共有できるコミュニケーション重視のスタイルを取ることにした。


  • 【B営業部に合わせたオフィス作り】
  • 在社率が低い中でコミュニケーションが取れるよう、フリーアドレスではなく、課でまとまるグループアドレスを採用
  • 社内にいるときは、同僚・上司が常に近くにいて、簡単に話ができる環境づくり
  • とはいえ、同じ席では堅苦しいので、島のどこに座ってもいいグループアドレス制
  • また、集中して1人作業したいときのために、窓際に集中スペース設置
  • 他の課員ともコミュニケーションが取れるよう毎週、島自体のローテーションを行う

そこで実際のオフィスを見て行こう。



■B営業部のオフィス(6F)全景

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6Fのフロアは、B営業部のオフィスになっている。


6Fフロアは柱のグリーンがアクセント。レイアウトはチームごとに島が作られているため、整然とデスクが並んでいる。



■島ごとに課単位のグループアドレス制

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B営業部は、グループアドレス制を取っている。あるデスクの島はある営業課が座る(島の中の席は自由)という方式だ。


在社している間はすぐに話ができるよう課員で固まって座ることでコミュニケーションがスムーズにいくよう工夫されている。


デスクの島単位でちょっとした会議ができるよう、それぞれの島には大型モニター、ホワイトボードが設置してある。


テーブルは「レムナ(LEMNA®)」の新製品ブラック脚。チェアは、「AJチェア」。



一つの島を見てみると、


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このような感じで同じ課のチームメンバーが集まって仕事をしている。


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集中して作業したり、ちょっとした打ち合わせができるよう、2人席も隣接して置かれていたりする。この辺りは柔軟だ。



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こんな感じの島も。


営業の各課はローテーションして島を週ごとに変わることになっている。

隣接する課が変わることで偶発的なコミュニケーションが生まれる狙いだ


B営業部は在席率が低いこともあって、社にいる間は、グループアドレスにして課内コミュニケーションを取りやすくしている。


ちなみに、窓際は集中して作業したいときのための集中スペース。

グループアドレスとはいえ、集中して作業したい場合にも配慮されている。



■集中スペース

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集中スペースはこんな感じで十分な数が用意されている。

そのため、グループアドレスといっても、その席にいなければいけないという感じはまったくない。むしろコミュニケーションのために集まってくるのが実際だ。


ちなみに、チェアはほかのフロアでも使っている「エルフィ(Elfie ®)」。デスクは、「レムナ(LEMNA®)」。



■部長席

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こちらは同じフロア内にある部長席。オープンな作りで、部下からの相談を受けられるような体制になっている。


ちなみに、チェアは「パルス(Pulse®)」。



■テレビ会議

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こちらのフロアには地方拠点とテレビ会議ができる会議システムも置かれている。



■休憩スペース

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こちらは奥にあるコーヒーマシン(130万円するとのこと!)がある休憩スペース。本棚があったり、社員の情報が表示されるデジタルサイネージがある。


このエリアは以下の階段からよく見えるように作られており、ちょっと立ち寄って立ち話などが生まれるようにデザインされている。


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広めに作られたオープンな階段で各フロアがつながっている。



以上が6FのB営業部のオフィスエリアになる。


外出が多く、不足するコミュニケーションを補えるように、在社中に同僚・上司とコミュニケーションが取れ、隣の課員とも情報共有できるコミュニケーション重視のスタイルになっていることが見て取れる。



■終わりに

内田洋行「チェンジワーキング自社実践プロジェクト」は2011年から始められ、今も続いている。その最新の結果が上で見てきた新しいワークスタイルと、そのオフィス作りだ。


実際に新しい働き方を自社に導入することで、働きやすさは改善し、次の課題が浮かんでくる。次の課題を捉え、解決を図っていく。そうした継続的な変革により、ワークスタイルとオフィス作りはこのように洗練してくるのだろう。今後どのようにこのオフィスが変革されていくのか楽しみだ。







こちらの見学はショールーム予約申し込みからできます


■ウェブから見学予約

こちらのショールームは事前予約制です。内田洋行 THE PLACE のサイトにてウェブから予約できます。


内田洋行 THE PLACE ショールームのサイト


「ご見学予約はこちら」のボタンを押し、「内田洋行 ショールーム 見学予約フォーム」のページに行き、「ご見学希望場所」を『東京 THE PLACE for Change Working(新しい働き方の実践、実証の場)』にチェックを入れてください。




■株式会社内田洋行 THE PLACE ショールーム概要

所在地: 東京都中央区新川2-3-9 内田洋行新川第2オフィス
最寄駅: 東京メトロ 日比谷線 八丁堀駅 A4番出口徒歩4分/日比谷線・東西線 茅場町駅 1番出口 徒歩5分/JR京葉線 八丁堀駅B2出口徒歩6分
開館: 午前9時~午後5時 土日祝日、年末年始、夏季休業日は休館
※要予約 見学には予約が必要です。サイトから見学予約申込みできます↓
サイト: 内田洋行 THE PLACE ショールームのサイト (リンク)
展示製品: オフィスファニチュア







取材先

株式会社内田洋行 働き方変革実践の場 THE PLACE ショールーム




編集・文・撮影:アスクル「みんなの仕事場」運営事務局
取材日:2017年1月11日




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