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働き方改革のオフィス

オフィスを縮小すべきか? その前に問い直すべき働き方とオフィスの関係 ~オカムラ 三浦隆丈氏インタビュー

三浦隆丈氏(働き方コンサルティング事業部 スペースデザイン二部 デザインセンター所長)

三浦隆丈氏(働き方コンサルティング事業部 スペースデザイン二部 デザインセンター所長)


コロナの影響で始まったリモートワーク・ハイブリッド出社が定着したことで、企業のオフィス戦略が見直されつつあります。出社率が下がったことで必要な執務エリアが小さくなり、オフィス縮小に舵を切る企業と、オフィスの意味を問い直し、出社したくなるオフィスに改装を行う企業という双方の方向性がある現状を、オフィス家具国内シェアトップのオカムラではどのように捉えているでしょうか。働き方コンサルティング事業部の三浦隆丈所長に伺いました。



■働き方改革の延長線上でオフィスを見直す動き



― コロナ禍を経て、オフィスが縮小される傾向はあるでしょうか。


たしかにそのような傾向はありますが、ただオフィスを縮小するだけでは必要な機能まで削いでしまうことになります。オカムラでは「ライトサイジング」と呼んでいるのですが、お客様のオフィス全体の環境を見直すことで最適なサイズを提案しています。企業の考え方や働き方によっては、むしろより広いスペースが必要となるケースもあります。


― この数年の働き方改革によってオフィスをリニューアルした企業では、「今度は縮小か」と思ってしまうかもしれませんね。


そうかもしれません。ただ、働き方を構成している人事制度やICTツール、執務環境の変革の中心にいるのは常に人ですから、働き方改革からの流れは間違っていなかったと思います。この数年目指してきたことの延長線上に今のオフィスの見直しの流れがある、とポジティブに捉えている企業が多いです。


弊社が長くお付き合いしてきたお客様は、そのときの社会的状況・外的要因に合わせてオフィスの在り方・働き方を考えて改装されてきていますから、そうしたお客様が、出社率の低下という現状に対して縮小を考える傾向にあるということだと思います。


― 出社率が下がったら、そのスペースはどのように活用すべきでしょう。


企業によって課題はさまざまですから、一概にどう活用すべきかを言うことはできません。カフェを作りましょうなどと言っても、それが正解とは限りません。スペースが空いたなら返却した方がいいケースももちろんありますし、その会社で重視していることにそのスペースを使うことがプラスに働きます。


その上で、最近では「出社する意味」から考えて、社員の帰属意識や愛着心を高めるコミュニケーションエリアを重視する企業が多い傾向があります。また急速に広まったオンライン会議やハイブリッド会議のための環境も好評です。株主総会なども最近は自社で配信する流れもあるので、スタジオ環境を構築する企業もあります。


― それは執務スペースをそういう場所にするということですか?


もともと会議室だったエリアですね。会議室の需要は減っており、12名定員の会議室を2人で使っているケースなどもありますから、すでにある壁を生かしてスタジオ化するわけです。Web会議については、弊社のガラスや吸音材のパネルで囲ったさまざまなワークブースの需要がかなり増えていて、集中作業やWeb会議に活用いただいています。


― 状況が変わったときに備えて、パーテーションや壁を作らないフレキシブルな空間にしていくというようなこともありますか。


最近多く見られるのは、新規事業の創出やイノベーションのための共創空間を求めるお客様です。社内イベントを開いたり、社外から講師を呼んでイベントを開いたり、新しいアイデアや発想を得て新しい事業に結びつけていく空間の作り方をされています。


― オカムラのショールームではどんなスペースや家具が好評ですか。


企業によって働き方や働く場に対する考え方は多様化しています。そのため弊社では、ショールームの他に、新しい働き方や環境を提案・実証する働き方改革の実践の場として「ラボオフィス」を、それぞれ異なるコンセプトを設けて複数拠点で展開しており、お客様の要望に合わせてご案内しています。


家具で言うと、ルースファニチャーのような有機的なデザインのカジュアルな家具が好評です。また、どこにでも持ち運んで仕事ができるモバイルバッテリーが好評です。パソコンやタブレット端末、スマートフォンなどさまざまなデバイスを使用するため、オフィスでは多数の電源が必要ですが、電源の追加などには高額なビル側工事を伴います。フリーアドレスを取り入れる際に、このバッテリーを用意すれば、費用をかけずに能動的に動いて仕事ができるような環境を簡易的に作ることができます。停電時の電源としても使えるのでBCP対策にもなります。



ポータブルバッテリー「OC」(同社ウェブサイトより ※)

ポータブルバッテリー「OC」(同社ウェブサイトより ※)



― なるほど、ノートパソコンの普及とWi-Fi環境の整備によってABWが可能になったように、モバイルバッテリーがあればよりフレキシブルに空間を使えますね。


働き方って意外と電源に縛られているんですよ。「あのスペースには電源がないから、パソコン持って来ても仕事できない」とか、「電源がとれないからモニターを置けない」とか。モニターもモバイルバッテリーにつなげられますから、モバイルバッテリー1つあれば自由に可動になり、今まで働いたことのない環境が「働く場」として活用できます。



■オカムラが提案する「Heart Beat Office」





― 今、オカムラが提案している働き方を紹介してください。


オカムラでは長年「働く」ということについて研究していますが、コロナ禍を経た働き方における「9つの視点」の重要性を提示しています。中でも「コラボレーション(熱気)」と「ウェルビーイング(癒し)」がこれからのオフィス環境で重要になると考え、2021年11月に開催した新製品の展示会ではこの2つをメインに展示を行い、新しいワークプレイス「Heart Beat Office」を提案しています。



「Heart Beat Office」コンセプトムービー(※)

「Heart Beat Office」コンセプトムービー(※)



「WORK VISION 202X~オフィスの未来に9つの視点」より(同社ウェブサイトより 以下同 ※)

「WORK VISION 202X~オフィスの未来に9つの視点」より(同社ウェブサイトより 以下同 ※)



ちょっとしたリラックス空間や健康に良い家具などを「癒し」、仲間とのディスカッションなどリモートでは味わえない体験ができる場を「熱気」と位置づけています。「Heart Beat Office」というのは、オンラインでは共有できない、メンバーの感情や血の通った議論から生まれる熱気と、自宅では実現が難しい開放された場所で心や体を健康的に保つ癒しを備えているオフィスです。予期しないコミュニケーションが生まれることを楽しみ、人と人とのつながりを感じられる働き方を提案しています。


― 働き方コンサルティング事業部では、どのような流れでコンサルをされるのですか。


まず、お客様にヒアリングやリサーチを行い働き方についての課題や問題点を抽出し、その企業にとっての働き方やオフィスのあるべき姿、ゴールは何かということを一緒に考えていきます。そして改善策を導き出すことで適正な働き方を提案し、具体的な空間デザインの設計に進みます。



「WORK VISION 202X~オフィスの未来に9つの視点」より(※)

「WORK VISION 202X~オフィスの未来に9つの視点」より(※)



― これから取り組むとしたら、どのようなことから始めればいいですか?


個人的には、「急に変えよう」とするのではなく、段階を踏んで変えていくことが重要だと考えています。もしかしたら我々が設計する空間や家具だけでは答えが出ないこともあるかもしれません。そこはやはり働き方について「何を重要視するのか」ということを社内で話し合っていくべきだと思います。もしかしたら人事制度がネックになっているのかもしれませんし、もしかしたらICTを導入することで目指す働き方に移行できるのかもしれません。そうした働く環境を見直すことが必要だと思います。


― 無理やりスペースを作って、「ここで働いてください」というのではなく、働き方自体にあわせて合わせてスペースも変えていくということ?


先ほど話したように、まずは自分たちのあるべき姿、目指したいゴールを設定していただくことが第1ステップだと思います。目指したいゴールと現状とのギャップをどうやって埋めていくかという施策を検討します。家具で解決できるのか、環境・空間として解決しなければならないのか、ICTツールで解決できるものなのかということが見えてきます。もしかしたらモニターをひとつ入れたら空間が改善されたりすることもあるかもしれません。



■オフィスは「作って終わり」ではない





― オフィス作りで意外と見落とされがちなことは何でしょうか。


オフィスというものは作って終わりではなく、改善していくことが必要だということです。実際に執務をやってみて不平不満が出たり、「こういうふうに作れば良かった」というような感想が出てきたりします。それを日々更新していくこともやっぱり重要なんです。


オカムラでは各拠点でオフィス運営のための「自治会」を作っています。「美化係」「ICT係」「カタログ係」といった分科会を作って、日々出てきた問題を改善していくわけです。改善のために仕組みを変えなければならないこともあるし、ちょっとした環境を改善すれば解決することもある。結構大変ですが、うまくオフィスを使い続けていくためには重要だと思います。


― オフィスをリニューアルされる企業には、プロジェクトチームを作って、リニューアル完了後も組織として活動を続けているところがありますね。


弊社はもともと働く場を提案する会社ですからそうした活動もやりやすいのかもしれませんが、どの会社でも、そうしたリニューアルに関わるプロジェクトチームだけではなく、各部門から人選していただいてチームを組むことが効果的です。プロジェクトチームは総務部門の方が自然にメインになりますが、それだと総務的な目線でオフィスを作ることになってしまい、他部門の方たちにとっては自分ごとになりにくいんです。「完成してもらった」「移転した」「そこで仕事する」という流れだけではより良い環境にはならない。なるべく自分事にしてもらうことが意識を変え、最終的には帰属意識や愛着心にもつながっていきますので、重要だと思います。


― 総務部門が中心で行われるオフィス管理は、地味なメンテナンス業務と思われがちですが、これからは働き方の提案もするような位置づけになっていくかもしれませんね。


そうですね。オフィスは企業がなりたい姿を捉えながら作っていくものですから。オフィスを作るときには各部門の適性を踏まえる必要性があるので、お客様のプロジェクトチームも、総務部門だけでなく、営業部門、経営企画部門、ICT部門の方たちが入って多様性に富んでいることが増えました。


弊社としては、我々の知見や知識を全面的に活かして「こんな空間があればこういった使い方ができますよ」と提案できます。ちょっとした小物によって人を集める仕掛けなどのノウハウも豊富ですし、オフィス改装を上申する際の数値的裏づけなどは弊社の研究結果を活用していただけます。なるべくプロジェクトの担当者に楽をしていただきつつ進めていきたいと思ってサポートしています。


―「オフィスを改装してゴミ箱をなくしたら不便だという苦情が来た」といった話をよく聞きます。それはもう働く人の意識を変えていくしかないですよね。


ちょっとした仕掛けとして、ゴミ箱を1箇所に集約すると、みんながそこに捨てに来るからそこで人との出会いが生まれるということがあります。今はペーパーレスになっていますから、そんなに頻繁にゴミを捨てることもない。フリーアドレスやグループアドレスで動くことが多いし、秘匿性もあるので、デスク周りはなるべく綺麗に使っていただき、ゴミ箱は集約する方がより効率的です。



■コロナ下でのオカムラの最新事例



― それでは、コロナ下で手がけられた最新事例をご紹介ください。


株式会社ぐるなび様とKYB株式会社様の事例を紹介します。共通しているのは、オフィスに来たときに人と会える空間を作る傾向があるということです。



●オフィスリニューアル事例① 株式会社ぐるなび


まず株式会社ぐるなび様です。


東宝日比谷ビル本社4フロアのうち3フロアを返却するという計画でした。しかし、フロアの返却だけでは、コストの削減にはなっても必要な機能までなくなってしまうかもしれない。そこで「働きやすさとか働く環境っていうところはそのまま維持して、適正化を図っていきましょう」ということになりました。これが冒頭でお話しした「ライトサイジング」ということです。


そこで必要な機能として、「はかどらせる・仕上げる」「出会う」「繋がる・深める」「感じる・伝える」「調べる」「創る・膨らませる」「学ぶ・育てる」という7つの体験ができる「ワークエクスペリエンス」の空間を提案しました。この空間を作ることで、オフィスの本来のあり方、必要な機能を残していくという提案でした。



共創したり、階段状のステップで発表などもできたりするフレキシブルスペース(出典:https://www.okamura.co.jp/service/bp/projects/workplace/gnavi.html 以下同 ※)

共創したり、階段状のステップで発表などもできたりするフレキシブルスペース
(出典:https://www.okamura.co.jp/service/bp/projects/workplace/gnavi.html 以下同 ※)



クイックミーティングができるハドルスペース(※)

クイックミーティングができるハドルスペース(※)



オープンミーティングスペースは最近の主流(※)

オープンミーティングスペースは最近の主流(※)



執務エリアは座席数を75%削減したのでデスクもゆとりがあって、通路を歩きながら途中で声掛けできる空間になっています。役員も一般社員と同じ壁のないオープンな席にして、迅速に情報共有できるようにしました。



本を手に取ったりしながら人と人がつながるライブラリー空間(※)

本を手に取ったりしながら人と人がつながるライブラリー空間(※)



※ぐるなび社の取り組みは、「みんなの仕事場」でも過去に取材をしています。ぜひご参考に。


働き方を多様化してオフィス面積を50%削減したぐるなびのオフィス革命



●オフィスリニューアル事例② KYB株式会社


もう1つは、建設機械用油圧機器の大手企業、KYB株式会社様です。


同社が浜松町の世界貿易センタービルの本館閉館に伴って、新たな南館に移転するというプロジェクトです。コロナ禍のために出社率が下がり、300席を40%削減してオフィスを180席にライトサイジングしながら、効率や快適性、コミュニケーションを向上できる空間を作りました。


受付を入ったスペースは赤と白のコーポレートカラーを活かし、そこにちょっと木目を入れて、柔らかい空間に(出典:https://workplace.okamura.co.jp/works/case/210904/ 以下同 ※)

受付を入ったスペースは赤と白のコーポレートカラーを活かし、そこにちょっと木目を入れて、柔らかい空間に(出典:https://workplace.okamura.co.jp/works/case/210904/ 以下同 ※)



エントランスの周りは会議室のある作り。コラボレーションや打ち合わせができる、コミュニケーションのための場(※)

エントランスの周りは会議室のある作り。コラボレーションや打ち合わせができる、コミュニケーションのための場(※)



広いセッションエリアでは他拠点から訪れた社員もタッチダウンで仕事ができる。コミュニケーションも取りながら働く場として活用していける空間(※)

広いセッションエリアでは他拠点から訪れた社員もタッチダウンで仕事ができる。コミュニケーションも取りながら働く場として活用していける空間(※)



小さめの会議室はそれぞれ壁の色を変え、「ブルーの部屋に行こう」「レッドの部屋で打ち合わせよう」という会話もできるように(※)

小さめの会議室はそれぞれ壁の色を変え、「ブルーの部屋に行こう」「レッドの部屋で打ち合わせよう」という会話もできるように(※)



片側ソファとカフェテーブルで構成されたチャットスペース。テーブルを寄せれば多人数で打ち合わせもでき、1人で没頭して作業もできる(※)

片側ソファとカフェテーブルで構成されたチャットスペース。テーブルを寄せれば多人数で打ち合わせもでき、1人で没頭して作業もできる(※)



壁一面のホワイトボードでアイデア出しをできるフレキシブルスペース。昔ながらの手書きで意外とアイデアが湧いてくる(※)

壁一面のホワイトボードでアイデア出しをできるフレキシブルスペース。昔ながらの手書きで意外とアイデアが湧いてくる(※)



パントリースペースは木製フレームのスペースを組み、内側にゴミ箱を設置。ゴミ箱を集約して、自然に人を集める仕掛け(※)

パントリースペースは木製フレームのスペースを組み、内側にゴミ箱を設置。ゴミ箱を集約して、自然に人を集める仕掛け(※)



■オフィスをどう捉えるかが重要になる



― 今後、オフィスはどのようになっていくと思いますか。


コロナによって価値観が変わり、企業の特性によって働き方も多様化していますが、アフターコロナになってもハイブリッドという働き方は変わらない気がします。分散型の働き方を選択する企業も増えていくのではないでしょうか。


最近、オフィスに人を呼び戻そうという企業も増えており、センターオフィスやコアオフィスに人を集約する働き方を選ぶ企業はなくならないと思います。弊社としては、そうした動きに対して、企業ごとの最適化ニーズを捉えながら提案していきます。選択性のある、働く環境を考えていくことは今後重要になってくると思います。


― どこでも働けるようになったからオフィスは要らないという単純なことではなく、来る価値があるオフィスを作るということですね。


オフィスの価値観は大きく変わりましたが、なくなるということはないと思います。「オフィスで何をやるか」という目的が変わって、オフィスの捉え方、価値観が重要になるでしょう。サテライトオフィスやシェアオフィスも今後増えていくでしょうけれども、個人的にはセンターオフィスはなくならないと思っています。その作り方や捉え方をどうしていくかということが本当に重要なことだと思っています。







リモートワークとハイブリッド出社の定着という、予想もしていなかった働き方の変化が起こる中で、今、企業は「オフィスの意味」と向き合うことを余儀なくされています。三浦氏の話を伺って、オフィスを縮小することはそのひとつの選択肢に過ぎず、出社率が低下したからといって縮小がベストとは限らないと感じました。かつては従業員が毎日通う場所でしかなかったオフィスは、企業が目指すものにマッチする働き方を実現できる場所へと変化しています。今後、どんなユニークなオフィス戦略を展開する企業が現れるか、楽しみです。






取材協力

株式会社オカムラ

オフィス、教育・医療・研究・商業施設、物流センターなど、さまざまなシーンにおいて、質の高い製品とサービスを提供する。あらゆる分野の知識・技術を生かした「総合力」を強みとし、快適な空間創造をめざす。ミッションは「豊かな発想と確かな品質で、人が活きる環境づくりを通して、社会に貢献する。」

オカムラ コーポレートサイト https://www.okamura.co.jp/ [外部リンク]




編集・文・撮影:アスクル「みんなの仕事場」運営事務局(※の画像を除く)
取材日:2022年3月1日

         

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