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オフィスの引っ越し費用の相場はどれくらい? コストを抑える方法とは

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新型コロナウイルス感染拡大の影響で、働き方は大きく変わりました。テレワークやリモート業務が普及し、オフィスのかたちも変化が求められています。この記事では、オフィス移転の際にかかる費用の相場やコストを抑えるポイントを紹介します。







■オフィス引っ越しにかかる各種費用の相場

オフィス移転の際にかかる費用は大きく「引っ越し費用」「新しいオフィスにかかる費用」「退去するオフィスにかかる費用」の3つにわけられます。



●引っ越し費用の相場


オフィスを移転する際には、デスクやイスなどの運搬費用のほかに、新しいオフィスの敷金や礼金、基礎的な工事、元のオフィスの原状回復工事などがかかります。オフィス移転にトータルでかかる費用は、坪あたり40万円が相場です。また、単純な引っ越し費用(デスクなどの運搬費用)の相場は、従業員ひとりあたり3万円です。距離や時期によって金額が変わります。


10坪のオフィスを移転する際にトータルでかかる費用は、相場どおりなら400万円です。決して少ない出費ではありません。しかし、コロナ禍の影響でオフィスの移転を検討する企業が増加傾向にあります。理由は、働き方が大きく変わったことです。業務の中でテレワークやリモート業務が占める割合が増えました。そのため、全従業員が収容できる規模のオフィスを維持する必要がなくなります。今より小規模なオフィスに移転し、家賃や光熱費などのランニングコストを削減しようという動きが増えています。



●引っ越し費用の注意点


移転の際には、単純な引っ越し費用以外にもコストがかかります。たとえば、企業の住所を移すと各所に書類を提出しなければいけません。法務局や税務署、労働基準監督署の手続きにかかる費用は行政書士や弁護士などの専門家に依頼した場合、一式で10~25万円です。


また、取引先への移転のお知らせ、住所変更にともなう名刺や封筒などの印刷物の作り替えなどもあります。引っ越し前に準備する必要があり、その分のコストと手間を考慮しておきましょう。




■新しいオフィスにかかる費用

新しいオフィスに移転する際にかかる費用は「契約」「内装工事」「インフラ整備とオフィス家具(什器)類」の合計です。



●敷金、礼金、保険料


事務所の賃貸契約では、「敷金(保証金)」「礼金」「保険料」を払います。家賃の不払いや原状回復に備えるための保証金である敷金は、3~12カ月分と納める金額に幅があります。家賃30万円で12カ月だと敷金は360万円ですが、家賃をきちんと納め、退去時に原状回復すれば返ってくるお金です。ただし、敷金に関する書類に「償却」の記載がある場合は注意しましょう。たとえば、「償却4カ月」と記載されていると、敷金のうち4カ月分は返ってきません。


また、敷金の減額条件や賃貸契約を結ぶ条件として、保証会社の利用を求められるケースもあります。保証人の代わりを務める保証会社ですが、契約期間中に払う家賃総額の数%や、家賃1~2カ月分など、会社によって費用に違いがあります。


礼金は事務所の貸主に慣例的に払うお金です。大型のオフィスは礼金を払う必要がないケースもありますが、家賃の1~3カ月分が相場になっています。


オフィスを借りる場合は、火災保険の加入が義務付けられています。フロアの面積によって保険料に差がありますが、2年契約で2~3万円が一般的な金額です。補償内容を充実させると火災保険料は高くなります。補償内容には、火事で焼失したパソコンや家具、休業中の利益補償などがあります。もしもの際の安心と保険料のバランスを考えて補償内容を検討しましょう。


移転先のオフィス探しを不動産会社に頼むと、仲介手数料が発生する場合があります。家賃の半月分や1カ月分が相場でしたが、仲介手数料を無料にする不動産会社も増えています。



●内装工事費用


内装工事の際に事前に確認しておきたいのは、施工会社を指定できる「C工事」と、オフィスの入るビルのオーナーが施工会社を決めている「B工事」の、どちらになっているかというポイントです。新築ビルや大型ビル、ビルオーナーが大手不動産会社の場合にB工事が採用されているケースが多く、C工事に比べ工事費用が高額になる傾向にあります。C工事の相場は坪あたり10〜30万円です。


また、C工事の際には施工をワンストップで請け負う業者を選んだ方が、コスト削減につながります。内装工事を複数の業者に分けて依頼すると、調整費がかかります。複数の施工会社がひとつの工事に携わる場合は、スケジュールの調整や工期の割り振りなどの打ち合わせが必要です。打ち合わせにかかる時間にも費用が発生し、下請け会社が加わると中間マージンも発生するので、施工費が高くなります。調整費で負担が増えるのを避けるために、内装工事は一括で依頼しましょう。



●インフラや家具の整備


インターネット回線や電話回線、電線などの配線がインフラ整備にあたります。従業員ひとりあたり5~15万円が相場です。デスクやイス、ソファーなどのオフィス家具(什器)類を新調する場合は、こだわるほど費用が高くなります。業務にあたる際に、イスの質が作業効率に影響します。疲労を軽減したり、腰への負担を和らげたりする機能が備わったイスは、作業効率の向上につながるでしょう。


共有スペースに設置するソファーやオフィス全体のデザインは、従業員のモチベーションに影響を与えます。機能性やデザイン性に優れた職場環境に整えると従業員のモチベーションや作業効率は上がりますが、コストも高くなります。従業員の満足度は大切ですが、職場環境の改善から得られる効果と費用のバランスを考慮しましょう。




■退去するオフィスにかかる費用

元のオフィスを退去するにあたっても、「原状回復工事」と「産業廃棄物処理」の費用がかかります。



●原状回復工事費用


賃貸契約を結ぶ際に、多くの場合は退去時の原状回復が条件になっています。内装工事を施す前の入居時の状態に戻すのが、原状回復です。事務所や飲食店などの事業所と、一般的な住宅の賃貸契約には違いがあります。賃貸契約を結んだ住宅から退去する際には、経年劣化の修繕工事は求められません。意図的に破損させたり、常識の範囲外の汚れを付着させたりした場合のみ、退去時に修繕費を請求されます。


一方、事業所が結ぶ賃貸契約では、契約によって経年劣化に対する補修も原状回復工事に含まれるケースが多数です。賃貸の契約期間が長いほど経年劣化が進むので、クリーニング代や修繕費を含む原状回復の工事費用は高くなるでしょう。賃貸期間や広さなどの状況によって原状回復の工事費用は幅がありますが、相場は坪あたり3~10万円です。



●廃棄物処理費用


引っ越しの際に、大量のゴミや不用品が出ます。原状回復の工事で出た金属クズや廃材、ガラス片などの廃棄物は、産業廃棄物処理の許可を得た業者に回収してもらわなければいけません。オフィスを縮小する場合は、デスクやイス、ソファーなどの大きな家具を減らす必要があるでしょう。2トントラック1台分の不用品の引き取り価格は7〜8万円、4トントラックになると1台分12~15万円が相場です。


不要になったデスクやイスなどのオフィス家具(什器)類の状態が良いなら、不用品買取業者の利用も検討しましょう。買取価格がつく不用品があれば、回収費用から引いてもらえるので、処分にかかる費用を削減できます。無料の見積もりサービスを提供している不用品買取業者もあるので、買取価格や回収費用を確認しておきましょう。




■オフィス移転コストを節約するには

オフィスの移転はトータルでかなりの費用が必要です。デザインやオフィス家具(什器)類にこだわるとさらに費用は高くなります。従業員の満足度を上げたいものの、移転にかけられる費用に限りがある場合は、力を入れるポイントを絞ってみてはいかがでしょうか。


たとえば、業務効率に影響するデスクやイスにこだわる分、それ以外のコストは削減します。ミーティングや来訪者が多いなら、カフェ風やバーカウンター風の共有スペースを設置し、コミュニケーションの図る場を充実させるのもいいでしょう。


オフィス移転のコストを節約する方法には、以下の3つがあります。



●備品を節約する


元のオフィスの物を使えば、新調した場合にかかる費用が削減できます。新しいオフィスのデザインに合うなら、ゴミ箱やオブジェなどの備品は再利用しましょう。


また、オフィス家具はクリーニングすれば状態を良くでき、新調するより費用を削減できます。イスのシミは洗浄で済めば費用は大幅に削減でき、生地やスポンジの張り替えでも購入より費用を抑えられる可能性があるでしょう。SDGsの影響で、リメイクや再利用を請け負う業者も増えており、選択肢は広がっています。コストカットとSDGsを両立できる、エコにつながる手段です。



●居抜き物件を利用する


内装工事やオフィス家具(什器)類を残して退去した物件を引き継ぐ「居抜き物件」は、内装工事と家具の新調にかかる費用をカットできます。オフィスの引っ越しにかかる費用の中で、大きな割合を占める内装工事費を抑えられるメリットがありますが、2つのポイントに注意しましょう。


ひとつは、自由度が限られることです。内装工事から取り組むより、デザインや間取りの選択肢が少なくなります。仕切りや水道などの基礎部分は変更できないので、それを踏まえたうえでのオフィスデザインを検討する必要があります。


もうひとつが、賃貸契約に退去時の原状回復が条件に入っているかというポイントです。内装工事には関わっていない居抜き物件ですが、退去時に原状回復の工事を求められるケースがあります。賃貸契約には、原状回復に経年劣化の補修が含まれているケースが多くあり、前の賃貸契約者の契約期間を含めた経年劣化に対する修繕費を払うことになります。入居時の費用を大幅に削減できる居抜きですが、契約内容によっては、かえって退去時に費用がかさんでしまう可能性もあるので注意が必要です。



●複数業者から見積もりをとる


複数の業者から見積もりを取る「相見積もり」は、条件に合った業者を探す際に有効です。ワンストップの依頼で安くなる施工会社や、平日の運搬ならお得なサービスを提供するなど、業者によって特徴には違いがあります。


今はネットで複数の業者から簡単に見積もりをとれるため、施工や運搬に関わる業者間で価格競争が生じています。そのため、相見積もりすることで1社の見積もりをとった場合よりも低価格で依頼できる可能性があります。比較することで自社のニーズに合った業者を選べるのもメリットです。



●工事関連業者を1社に絞り込む


施工や新オフィスのデザイン、オフィス家具(什器)類の新調、搬送をトータルで依頼するなら、業者は1社に絞った方がコストを削減できます。1社に一括して依頼すると調整費が不要になるだけではなく、デザインのクオリティが統一されるメリットもあります。



■おわりに

オフィスを移転する際には、退去時や入居時、オフィス家具(什器)類の搬送や新調に必要な費用をチェックし、新天地ではどんな点に主眼を置くのかを検討することが重要です。従業員の満足度や来訪者にアピールするデザインなど、企業の成長につながる選択肢は多岐にわたります。


選択肢が多すぎて迷ってしまう、という方はワンストップでデザインから設計、施工、オフィス家具(什器)の納入まで請け負うアスクルの利用を検討してみてはいかがでしょうか。



「アスクルオフィスづくりサービス」
https://www.askul.co.jp/f/services/furniture/construction/moving.html/




編集・文・画像:アスクル「みんなの仕事場」運営事務局
制作日:2022年10月27日

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