現在、テレワーク・リモートワークの普及により、オフィスを縮小移転する企業が増えています。そこで、オフィスの縮小移転によるコスト削減やメリット・デメリット、成功事例を解説します。さらに、オフィスの縮小・移転を成功させるコツや、便利なサービスも併せて紹介しますので、オフィス環境の整備にぜひ役立ててください。

■テレワーク時代に増加する"オフィスの縮小・移転"

アフターコロナの現在、テレワークの普及によりオフィスを縮小する企業が増えています。出社率が減ったことや、ITCの導入によりオフィス外で業務できるよう改革されたことが理由です。

実際にオフィスを縮小するかは、メリットとデメリットを検討してから決めるのが賢明です。また、よりメリットが大きい方法で、課題が生じても対応策があるかも検討しましょう。

■企業がオフィスを縮小する3つのメリット

オフィスの縮小により、コスト削減はもちろん、社員の働き方が多様化することによるメリットも生まれます。

●オフィスの維持・管理にかかるコストを削減できる

オフィス面積が小さくなると、コスト削減ができます。賃料・光熱費の他、出社率を下げることで通勤費の削減も可能です。また、電話回線やインターネット回線、オフィス家具やOA機器なども減らせば、通信費や設備費用も削減できます。

さまざまな面でオフィスがコンパクト化すれば、維持・管理コストが下がります。そのため、アクセスがしやすい場所など、より条件のよい場所にオフィスを移転しやすくなるのもメリットです。

●多様な働き方を推進でき、働き方改革につながる

テレワークやフレックスタイムなどの導入により、社員の働き方に柔軟性が生まれます。社員は自分に合った時間や場所で働くことが可能です。また、従来の通勤時間をプライベートの時間にあてられます。

そのため、ワークライフバランスの向上や多様な働き方が実現し、社員の定着率向上につながります。 加えて、育児・介護・その他の理由により働けなかった人も働けるようになり、優秀な人材の確保・定着につながる点もメリットです。 「働き方改革」が推進されるため、企業イメージの向上も期待できます。

●生産性や業務効率の向上が期待できる

オフィス縮小のためテレワークを推進すると、ペーパーレス化が進みます。ペーパーレスに移行する過程では業務の見直しを行うため、効率化や生産性の向上も可能です。

また、オフィス縮小は災害などのリスク対策にもなります。災害や感染症拡大などで出勤できなくても、テレワークでなら事業継続できる環境が構築できるためです。

■一方で課題も？オフィスの縮小に伴うデメリット

オフィスの縮小では、以下のデメリットも想定し、検討・対策をしておきましょう。

●環境整備や移転のためのコストがかかる

オフィス縮小を決める前に、必ず費用対効果を計算しましょう。オフィス縮小には、移転・新オフィスの整備・原状回復などにさまざまな費用がかかります。移転せず縮小するだけでも、内装や電気の工事が必要です。

また、費用には、テレワーク導入・推進のための設備投資も含まれます。例えば、ネットワークのセキュリティ対策などです。

オフィス縮小には、多くの手間がかかることもデメリットです。新オフィスの物件決め、管理会社への解約通知の送付、原状回復や工事などの手配といった具合に、手続きに割かれる労力が大きい点も考慮しましょう。

●コミュニケーションが不足しやすくなる

社員全員が出社しないことを前提とした場合、リスクやトラブルも想定されます。 働く場が分散されるため、社員同士が直接コミュニケーションをとる機会が減ります。同僚・上司との雑談や相談がしにくくなることで、ストレスを感じる社員への対策が必要です。

また、テレワークでは相手からの返答がすぐ来るとは限りません。スムーズなコミュニケーションがとりにくいため、業務効率の低下も想定されます。

これらのリスクには、コミュニケーションツールの導入、出社時にコミュニケーションがとりやすい空間づくりなどの対応が重要です。

■面積を50%削減！オフィス縮小の成功事例

株式会社ぐるなびでは、2020年に原則としてリモートワークに移行し、オフィス縮小に成功しています。具体的には、以下の対策を行いました。

・オフィス面積を50％削減
・出社率は15％（2021年時）
・オフィスを通勤する場所から「目的があるときに来る場所」へ役割変更
・介護などをしながらリモート勤務できる「遠隔勤務制度」の導入
・通信環境の補助などで働きやすい環境づくり

詳しくは、以下の記事をご覧ください。
【関連記事】：▼働き方を多様化してオフィス面積を50%削減したぐるなびのオフィス革命

■縮小・移転を成功させるオフィスづくりのポイント

オフィスの縮小・移転を成功させるには、以下のポイントに沿って社内環境を整備することが必要です。

●オフィスの役割を定義する

オフィスの役割を明確にした上でレイアウトを考えることが重要です。コミュニケーションを活発に行う場所にしたいなら、カフェやフリースペースなどコミュニケーションしやすい場をつくりましょう。

業務に集中できる場所にしたいなら、ブースの設置や、視線を遮断できるパネルをデスクに設置するなどの準備が必要です。

テレワーク時代の現在では、オフィスに求められる役割は増えています。テレワークではコミュニケーションがしにくいため、オフィスは社員同士の交流の場となります。社員同士のコラボレーションにより、アイディアが創出しやすい場所の提供が重要です。

また、感染対策など、衛生面に配慮されたレイアウトも必須です。さらには、オフィスで働きたい社員に、働く場所としてのオフィスを用意するのも重要です。このように、働きやすいレイアウトや空間づくりを考える必要があります。

●出社人数に対する必要面積を確保する

オフィスを縮小する際には、一人あたりの面積を考慮しなければなりません。労働安全衛生法による、事務所衛生基準規則の第2章第2条では以下のように定めています。

「事業者は、労働者を常時就業させる室（以下「室」という。）の気積を、設備の占める容積及び床面から四メートルをこえる高さにある空間を除き、労働者一人について、十立方メートル以上としなければならない。」

引用：e-Gov 法令検索「昭和四十七年労働省令第四十三号 事務所衛生基準規則」

気積とは、床面積×天井までの高さです。気積に加え、出社率を考慮しながら一人あたりの面積を計算する必要があります。算出された一人あたりの面積から、オフィス面積を決めましょう。

出社率に合わない広すぎるオフィスでは、賃料・光熱費などのコストが余計にかかります。しかし、狭すぎると社員が働きにくく、感染対策もできません。適切な面積を計算しオフィス面積を決めることが重要です。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。
【関連記事】：▼オフィスの一人当たり面積は何坪? アフターコロナの考え方

●ハイブリッドワークに適したレイアウトを採用する

ハイブリッドワークとは、状況に応じてオフィス・コワーキングスペース・自宅など複数の場で働くことです。テレワークの定着が進んだことにより、ハイブリッドワークが広まってきています。

オフィスは、ハイブリッドワークに適したレイアウトを考える必要があります。例えば、フリーアドレス制を導入すると、その日によって席を自由にできるため、出社率の低いオフィスに馴染みます。

また、ABW（Activity based Working/アクティビティ・ベースド・ワーキング）は、働く場所を社員が自由に選ぶ働き方です。働く場所は、カフェや自宅も含める場合と、社内の集中できるブースやカフェなど、社内に限る場合があります。

ABWに適切なレイアウトには、社員がコミュニケーションしやすい席の配置や、交流スペースの設置が考えられます。集中ブースや、ミーティングができるスペースも必要です。Web会議も頻繁に取り入れられるよう、社内にWeb会議ができるスペースを用意しましょう。

【関連記事】：▼ハイブリッドワークとは? メリット・課題とオフィスづくりの考え方

●組み合わせの自由度が高い、コンパクトなオフィス家具を導入する

縮小後の面積を柔軟に活用するには、コンパクトなオフィス家具の導入が効果的です。コンパクトなオフィス家具は、自由にレイアウトでき、空間を広く使えるようデザインされています。

レイアウトが自由にできると、オフィスの使い方や組織の変更などがあっても、臨機応変に対応できます。 縮小後に導入したいオフィス家具の特徴は、以下の3点です。

1.コンパクトで組み合わせの自由度が高い
2.働き方の多様化によるオフィスの役割の変化に対応できる
3.おしゃれで居心地のよさが感じられる

これら3点を満たすおすすめのオフィス家具には、以下の2つのシリーズがあります。

アスクル「PREDONA（プレドナ）」シリーズ

PREDONA（プレドナ）は、ハイブリッドワーク時代に適したコンパクトなオフィス家具です。デスク・カフェデスク・テーブル・チェア・サイドキャビネット・シェルフ・ロッカーを展開しています。オプションを活用すれば、レイアウトの自由度をさらに高めることも可能です。

PREDONA（プレドナ）は、コミュニケーションが生まれやすい空間の演出を意識してデザインされています。また、アースカラーと木目調のデザインは居心地のよさを感じさせ、オフィスを快適な空間にします。

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アスクル×オカムラ 「Justus（ジャスタス）」シリーズ

アスクルとオカムラによる「Justus（ジャスタス）」シリーズは、ハイブリッドワークに合わせたオフィス家具です。デスク・チェア・パネル＆ソファ・収納＆ラックを展開しています。

「Justus（ジャスタス）」はコンパクト・スリムなデザインや素材使いで、オフィスに圧迫感を与えないよう細部まで配慮されているのが特徴です。

例えば、デスクの高さに合わせた収納は、デスクと収納の天板がつなげられます。デスクのテーブルが広くなるため、席がコンパクトでもデスクを広く使えて便利です。チェアも、長時間座ることを想定し、独自の素材とランバーサポートにより、座り心地に配慮しています。

→商品詳細はこちらから

おわりに

オフィス縮小の際には、オフィスの役割に合ったレイアウトづくりや、テレワーク時代に対応したコンパクトなオフィス家具が必要です。

アスクルでは「オフィスづくりサービス」を行っています。プロによるレイアウトの考案や、オフィス家具のまとめ買い相談ができるサービスです。 レイアウトやオフィス家具選びでお困りの企業には、オフィスづくりサービスの利用をおすすめします。

アスクル株式会社「アスクルオフィスづくりサービス」
https://www.askul.co.jp/f/services/furniture/

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編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局　
制作日：2024年8月19日