最近、片付けや整理整頓の本を書店でよく見かけます。雑誌やテレビなどでも取り上げられたりしていますね。今後、ここでもファイリングのテクニックをご紹介させていただこうと思っていますが、そうしたテクニックを本当に役立たせるための「考え方」のお話を、まず最初にしたいと思います。

オフィスの状況も、目指すゴールも、みんな違う

「企画書は何年とっておくべきか？」「最も適したファイルは何か？」同じ疑問でも、答えは人や組織によってみんな違います。どんなテクニックも、効果が出るものほどそのオフィスの特徴に合ったものにチューニングされていると考えるべきでしょう。ですから、紹介されているテクニックをあなたのオフィスでそのまま使っても、期待したほどの効果がない場合もあります。かと言って「このテクニックは使えない」と投げ出すのは大変もったいないことです。

テクニックから、「考え方」を見出す

ここで注目すべきは、表面的なテクニックではなく、実はそこにたどり着くまでの「考え方」です。ビジネスの変化はとても早くなっています。時間がたてば仕事のしかたもどんどん変わります。それに伴い、テクニックもいずれ合わなくなります。しかし、「考え方」を理解していれば、変化した仕事に合わせて、またテクニックも変えていけます。見聞きしたテクニックをそのまま使うだけでなく、「なぜこの方法なんだ」と考えると、応用力が身につきます。テクニックは合わなくてもそこにある「考え方」は応用範囲のとても広いスキルとなります。

おわりに

テクニックを自分に合わせてチューニングするには、仕事を良く理解することが必要です。捨てる時期を決めるには価値がなくなる時期を予測しなければなりません。適した用具を選定するには、いつ、誰が、どこで、どう使うかを知る必要があります。ファイリングや片付けで効果が上がるのは、減量や分類の改善という理由だけではありません。チューニングの過程で、仕事をより深く理解し、予測力や応用力がつくことも（むしろそちらの方が）効果に貢献していると思います。

（出典元：株式会社キングジム　ファイリング研究室　ファイリングコンサルタント　野原　淳）