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探しやすくする心得「色分けする」

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ファイルに何が綴じてあるか、いつまで保管するかなど、ファイルに関わるインフォメーションとして「表示」がありますが、実は文字で表示するよりも分かりやすい方法があります。それが「色分け」です。色分けは、文字のように複雑なことは表せませんが、状況が一目でわかるというとても強力な特徴があります。



チェックするのにとっても便利


片づけでもファイリングでも、その環境を維持するためには、ちゃんとできているかどうかがすぐにわかるようにすることが重要です。
自分にも周りにも「できている」ことが瞬時に確認できるようになっていないと維持できません。そこで利用したいのが色分けです。
写真のキャビネットは、分類で色分けしてあるのですが、1冊だけ黄色い中に赤い色のファイルが混ざっているのが分かりますか。色が違うので、戻し間違いが一目瞭然です。ファイルについている四角いマークでやってみて下さい。

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重要度などを伝えるのにとっても便利


伝達書類を渡す時、普通のものは普通のクリアホルダーに入れていますが、例えば、緊急性の高いものは赤いホルダーに入れる、としてみたらどうでしょう。色が違うので緊急性の高い書類が回ってきたことがはっきりとわかります。これなら忙しくても、赤いホルダーだけはすぐに見るでしょう。全部同じものに入れていたら、緊急性が高くても低くても、同様に扱われてしまいます。書類を見てから緊急性が高かったと気づいても手遅れかもしれません。色分けによって、そうした事態を回避できます。

learn_recipes_21_2.JPG



まとめ


このように、色分けはすぐにはっきりと物事を伝えられる、という特徴があります。ただ、あまり複雑なことは伝えられないので、事前に約束事として「ここが赤だったらこういう意味、青ならこういう意味」のように周知されている必要があります。また、色分けは使いすぎると逆にわからなくなってしまいますので、本当に瞬時に伝えたいことをピンポイントで使うのがコツです。




(出典元:株式会社キングジムファイリング研究室 ファイリングコンサルタント 野原 淳)




※仕事場投稿日:
(更新日:2016/11/15)

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