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「整理」と「整頓」は違います!

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私たちは日常的に「整理・整頓」という言葉をひとまとめに使っていますが、実はこの2つ、違った意味を持っているのをご存知ですか? 今日はそのお話をしたいと思います。



まず始めに「整理」する


「整理」とは「いるものといらないものを分け、いらないものを捨てる」という意味があります。多くの方は、自分の管理できる分量をはるかに超えた書類を持っています。管理できる分量を超えていたら、いくらテクニックがあってもすべてに行き届かず、効果は望めません。ですからまず、要らないものを捨てる「整理」が先なのです。



その次に「整頓」しましょう

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「整頓」とは、「必要なものをいつでも誰でも取り出せるよう、秩序だてて配置すること」を言います。ファイリングにおける「整頓」とは「戻す場所」と「そこにいつまで置いて良いか」の2つを決めることです。情報は古くなると価値が低下します。価値が下がった書類は捨てられ、より新しくて利用価値の高い情報がそこに入ります。その時を最も正確に予測できるのは書類の作成者です。この2つを決めることが、文書を作成する人の責任です。



シンプルだから、分かる、できる、続く。


これらを決めることにより、いらなくなったものは捨てられ、いるものは元に戻されます。元の位置にあるから見つかります。実にシンプルだと思いませんか?整理と整頓、この2つの意味の違いを理解してファイリングを続ければ、探しものに貴重な時間を費やすことはなくなるでしょう。もちろん、書類以外にもこの考えは応用できると思います。




(出典元:株式会社キングジム ファイリング研究室 ファイリングコンサルタント 野原 淳)


※仕事場投稿日:
(更新日:2016/11/15)

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