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終わった書類は私物化しない

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皆さんは、過去に自分が携わり、すでに終了した仕事の書類を、どうしていますか?机の中や、机の上に置いてありますか?過去の自分の仕事は、愛着もあるし、自分で持っていたい...。お気持ちは分かりますが、終わった仕事は共有棚に入れて組織全体で管理することをお勧めします。



過去の書類を個人で管理するのはムリ!


今、仕事は高度に効率化され、一人でこなすべき仕事量はどんどん増えています。その中で、書類を個人管理しようとすれば、スペース的にも、時間的にも、管理可能な量を超え「持っているだけ」「置いているだけ」になり、「自分で持っている」という安心感以上の効果はありません。であれば、この書類を共有し、他のメンバーにどんどん使ってもらった方が組織のためになるのではないでしょうか。組織の効率化は結果的に、自分の効率化となって返ってくるのです。



共有棚の信頼回復が個人所有をなくす

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個人所有につながる理由の一つとして、共有棚に対する不信感があります。共有棚に返したら最後、誰かが私物化してしまい、探しに行っても見つからないという経験が重なれば、共有棚に戻す気はなくなります。逆に、共有棚に必ずある、という経験が重なれば、自然と共有化が進みます。共有棚に常にあるなら、工数をかけて自分で管理する必要もないですからね。



書類はみんなの財産


書類にはたくさんのノウハウが詰まっています。これを担当者だけのものにするのは組織として大きな損失です。本人に聞かないと分からない、出てこないなど、担当者に依存した管理になってしまいます。組織として引き受けた仕事なら、組織で管理すべきです。書類を共有管理することで、量を減らせることはもちろん、重複した業務を行ったり、同じ間違いを繰り返さなくて済むようになります。ノウハウは、個人で積み重ねるより、組織に展開されて本当に価値を生み出すのではないでしょうか。




(出典元:株式会社キングジム ファイリング研究室 ファイリングコンサルタント 野原 淳)




※仕事場投稿日:
(更新日:2016/11/15)

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