近年、働き方改革の一環としてオフィス改革に注目が集まっており、国や行政機関、さまざまな企業が取り組みを進めています。本記事では、オフィスの移転やリニューアルに伴い機能的なオフィスを構築したいと考えている企業へ向けて、オフィス改革を実現するアイデアや成功事例などを紹介します。

■国も実施！働き方改革の一環として注目を集める「オフィス改革」

オフィス改革とは、オフィスの設備やレイアウトを見直すことで、従業員がより効率的かつ快適に働ける環境を構築しようとする取り組みです。働き方改革を実現するための一手としても注目が集まっており、近年ではさまざまな企業がオフィス改革に取り組んでいます。

国など行政機関がオフィス改革へ積極的な姿勢を見せているのも、注目を集める理由のひとつです。行政機関にはより効率的かつ高品質な運営が求められており、内閣人事局や総務省でもオフィス環境の抜本的な改修に取り組んでいます。

■オフィス改革の目的と、期待できる4つの効果

適切な手順・内容でオフィス改革へ取り組むことで、業務効率や生産性の向上効果が期待できます。また、コミュニケーション活性化や経営コスト削減、健康経営の実現につながるのもメリットです。

1. 業務効率や生産性の向上

オフィス改革によって従業員がより快適かつ効率的に働ける環境を構築できれば、業務効率や生産性の向上につながります。たとえば、1人で集中的に業務へ取り組めるソロワークスペースの設置、明るい照明器具の導入、ミーティングスペースの確保などが代表的な施策です。

効率よく業務に取り組める環境の構築に伴い生産性が向上すれば、企業の売上や利益増につながります。業務の無駄やムラが排除され、効率的に利益を積みあげる環境が整うためです。

2. コミュニケーションの活性化

コミュニケーションスペースやカフェラウンジの設置、フリーアドレスの導入などによって、コミュニケーションの活性化が期待できます。普段あまり交流がない部署の従業員同士で会話する機会が増え、連携の強化やイノベーション創出につながる点がメリットです。

コミュニケーションが活性化すれば、情報共有もスムーズに行えるため、業務も円滑に進められます。課題の解決スピードもアップし、より効率的に業務を遂行できるという好循環が生まれます。

3. 経営コストの削減

オフィス改革に伴う業務効率化やDX推進には、経営コストの削減効果も期待できます。たとえば、テレビ会議システムを導入すると、遠方の支社や取引先、顧客などとオンラインでやり取りを行えるため、出張にかかる交通費や宿泊費など諸経費の削減が可能です。

また、無人受付システムを導入すると受付スタッフが不要となるため、人件費を削減できます。これらのシステム導入にあたっては初期費用こそ発生するものの、人件費をはじめとした諸経費の直接的な削減につながり、長い目で見ると大幅なコスト削減が期待できます。

4. 健康経営の実現

健康経営とは、企業が従業員の健康管理を経営課題として考え、健康増進に取り組む経営手法です。ストレスチェックの実施や健康教育機会の提供、労働時間の見直しなどの取り組みが挙げられます。

リフレッシュスペースの設置や、身体への負担が少ないオフィス家具の導入によって、健康経営の実現が可能です。これらを通じて従業員は快適に働けることから、従業員エンゲージメントの向上にもつながります。快適かつ効率的に働ける職場環境の構築は、業務時間の短縮などにもつながり、ワークライフバランスが向上しやすくなるのも利点です。

■効果を最大化するには？オフィス改革の実施手順

やみくもにオフィス改革へ取り組んでも、望むような効果は得られません。行き当たりばったりでオフィスのリニューアルを行わず、以下の手順に沿って改革を進めましょう。

1. 従業員への聞き取りを行う
2. 現状の課題に応じた改革の目的を決める
3. 課題解決につながる施策を実行する
4. 効果測定を行い、施策を最適化する

まずは従業員にヒアリングを行い、現状における課題を洗いだすところからスタートです。そのうえで課題に応じた改革の方針や目的を設定し、施策の実行へと移りましょう。施策を実行した後に効果測定を行うのも大切です。効果測定と検証、改善のサイクルを繰り返しつつ施策を最適化しましょう。

■オフィス改革を実現する、5つの施策アイデア

オフィス改革を成功させるには、従業員から抽出した現状の課題解決につながる施策をひとつずつ丁寧に実行していくことが大切です。オフィスで発生しがちな課題と、それぞれの具体的な改革アイデア、活用できるアイテムとしては以下のようなものが挙げられます。

●課題1. コミュニケーションの促進には「フリーアドレス化」

フリーアドレスとは、従業員の固定席をなくし、共有スペースや空いている席を使って業務に取り組んでもらうスタイルです。固定席がなく自由に移動できることから、従業員同士のコミュニケーション活性化を引き起こすほか、オフィスの縮小やスペースの有効活用につながる利点もあります。

フリーアドレスを導入する際には、目的の明確化が重要です。目的によってオフィスの最適なレイアウトが変わるためです。目的や業務内容にマッチしたオフィスレイアウトを意識しましょう。また、固定席がなくなると従業員が荷物を置く場所もなくなるため、荷物の置き場所を用意することも大切です。

関連記事：フリーアドレスを成功に導く! レイアウトとデスク･家具選びのポイント

成功のポイント：レイアウトの自由度が高いデスクを選ぶ

拡張性に優れ、配線機能も備えたデスクなら、レイアウトの自由度が高いためフリーアドレスに適しています。利用人数が増減することを考慮し、増連結できるデスクがおすすめです。

●課題2. 柔軟な働き方の推進には「ペーパーレス化」

ペーパーレスとは、紙媒体を電子化し保存、活用する取り組みです。たとえば、契約書や会議資料を電子データ化する、パンフレットやカタログを電子化しタブレットなどで閲覧できるようにするなどの取り組みが挙げられます。

ペーパーレス化によって、業務効率の改善やセキュリティの強化、コスト削減、オフィスの省スペースなどの効果が期待できます。また、環境保全効果もあり、SDGsへの貢献にもつながります。

成功のポイント：段階的に電子化を進める

ペーパーレス化を成功させるには、自社に適したシステムやツールを選定、導入しなくてはなりません。現場の課題やニーズを汲み取り、自社にマッチしたシステム、ツールを選びましょう。段階的に進めるのも大切なポイントです。現場の混乱を招かないよう、まずは試験的に1～2部署で運用を始め、様子を見ながら電子化の範囲を広げていきましょう。

●課題3. 情報共有の活発化には「ミーティングスペースの設置」

ミーティングスペースは、従業員が気軽に利用できるコミュニケーション空間です。気軽に意見交換や話し合いができるためコミュニケーション活性化につながるほか、リフレッシュスペースとしての活用もできます。

ミーティングスペースを設ける際には、目的や用途を明確にしましょう。そのうえで、必要なオフィス家具を選定します。リフレッシュスペースも兼ねるのなら、カフェテーブルやカフェチェアを用意するとよいかもしれません。

関連記事：ミーティングスペースはどう作る? オフィスのレイアウトアイデア

成功のポイント：省スペースな"立ち会議"も活用

広いミーティングスペースを確保できないのなら、立ち会議ができる空間を用意してみましょう。立ち会議ならイスが不要なので限られたスペースで行えるうえに、スピーディーな意見交換も実現できます。

●課題4. 負担軽減・生産性の向上には「休憩スペースの設置」

休憩スペースの設置によって、従業員の負担が軽減され、最大のパフォーマンスを発揮してもらえます。従業員がリラックスして休憩できるよう、周囲から独立したスペースを用意する、落ち着いたデザインの家具を選ぶ、適度に緑を取り入れるなどを意識しましょう。

関連記事：オフィスに休憩スペースを作る！レイアウトのコツと企業事例

成功のポイント：吸音パネルで空間を区切る

執務スペースからの声が休憩室に聞こえると、従業員はリラックスして休憩できません。同様に、休憩エリアの話し声などが執務スペースへ響いてしまうと、業務の邪魔になってしまいます。こうした事態を回避するため、吸音パネルで休憩エリアを区切ることをおすすめします。

●課題5. 業務効率を高めるなら「集中スペースの設置」

大勢の従業員がいる執務スペースでは、視線や話し声などが気になり業務に集中できないといったケースもあります。こうした課題の解決には集中スペースの設置が有効です。

ソロブースのようなスペースを確保すれば、従業員は業務に集中できて業務効率が高まります。顧客情報をはじめとした機密情報を扱う際にも、クローズ型の集中スペースならセキュリティの観点からも安心です。

関連記事：設置するオフィスが増加中「集中席」の押さえどころと42事例 ～これからのオフィスづくりのヒント(3a)～

成功のポイント：セミオープン型集中ブースの活用

集中エリアやクローズ型の集中ブース設置が難しいのなら、吸音パネルを使用したセミオープン型集中ブースを執務エリアの一角に用意するのもひとつの手です。

■先進企業から学ぶ！参考にしたいオフィスの改革事例3選

オフィス改革に取り組もうと考えているのなら、すでに成功している企業の事例を参考にしてみましょう。ここでは、参考にしたいオフィスの改革事例を3つピックアップして紹介します。

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●"ABW"を採用！仕事内容に合わせて働く場所を選べるオフィス

IT事業を営むA社は、コミュニケーションと集中をコンセプトにしたオフィス改革に取り組みました。改革の中核となるのがABWの採用です。同社では階層ごとに装いが異なるABWエリアを用意しており、それぞれ個性的な空間に仕上げている点が特徴です。仮眠室や集中ブースがあるエリアは私語厳禁にするなど、従業員が快適に働ける環境の構築に注力しています。

関連記事：群馬県太田市の"ABW全部入りオフィス"～日東システムテクノロジーズ［前編］

●革新的なアイデアが生まれる、秘密基地のような会議スペース

こちらの企業は、秘密基地のような会議スペースをコンセプトに会議室を設計しています。秘密基地のようなワクワクする空間を演出することで、革新的かつよいアイデアが生まれやすい環境を実現しています。それぞれの会議室にはユニークな名前が冠され、テーマに沿った個性的なデザインを採用しているのも特徴です。

関連記事：使う人のアイデアが盛り込まれたオフィス！　KDDIコマースフォワード株式会社の渋谷ラボに行ってきました【前編】(オフィス訪問[2])

●グリーンの間仕切りがストレス緩和にもつながる集中エリア

こちらの企業では、植物を間仕切りにして集中エリアを構築しています。緑に囲まれるような形で業務に取り組むことができ、集中力アップやストレス緩和などの効果が期待できます。適度に視界へ緑が映りこむよう、テーブルなどの配置にも工夫しているとのことです。

関連記事：▼オフィス内に最高に集中できる環境を設けるジンズのThink Labのねらいとその仕掛け (オフィス訪問[2])

■おわりに

オフィス改革への取り組みによって、業務効率化や生産性の向上、コミュニケーション活性化など、さまざまなメリットを得られます。オフィス改革はやみくもに取り組んでも効果を得られないため、適切な知識と手順のもと取り組みを進めてみましょう。本記事でお伝えした企業の成功事例も参考にしつつ、オフィス改革を進めてください。

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編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局　
制作日：2025年1月24日