テレワークが普及することで、「仕事は会社でするもの」という既存の価値観に変化が生まれました。それに伴い、以前は単純に「働く場所」であったオフィスの価値や在り方について新たに再考する企業が増えています。そこで本記事では、テレワーク時代にふさわしいオフィスの捉え方や在り方とはどういったものか解説します。

■テレワーク時代に求められるオフィスの役割とは

コロナ禍をきっかけに社会に急速に普及したテレワークは「仕事は会社でするもの」という既存の価値観を大きく変えました。いまや端末ひとつ持っていれば、自宅でもカフェでも好きな場所で働くことが可能です。

こうしたなかでは自然と、「では高い賃料を払ってオフィスを維持する必要はあるのか」「自宅ではなくオフィスで働くメリットとは何か」といった問いが浮上します。要するに、「オフィスの存在意義とは何か」という根本的な問題を改めて問い直す必要性が生じてきたということです。

そこでまずは、テレワーク時代においてオフィスの価値をどのように捉えればいいのかを解説します。

●社員同士のコミュニケーションの場

オフィスは社員同士のコミュニケーションの場として機能します。

テレワークでも、メールやチャットツール、オンライン会議システムなどを用いれば、社員同士の交流はできます。しかし、こうしたツールを使わなければならないこと自体が、コミュニケーションの際にそれなりの障害になることも事実でしょう。用件を文章化して送信し、そして相手の返信を待つというプロセスは、人間がコミュニケーションをためらうのに十分な手間と考えられます。

一方、オフィスならば、業務上の質問でも何気ない雑談でも簡単に社員間で交流できます。これは物理的に同じ空間を共有しているからこその気安さです。メールでは用件のある相手にしか連絡が取りにくいですが、オフィスならば気軽に話しかけることが可能です。

相手の仕事の様子も自然と見えるので、フォローをしたり逆に相談に乗ってもらったりと、業務を円滑に進めやすくなります。新入社員に仕事内容を説明する際も、直接口頭で手取り足取り教える方が簡単という人は多いでしょう。このように社員間のコミュニケーションが活発化するなかで、新しいコラボレーションやアイデアが生まれてくることも期待できます。

●ミッションやビジョンの共有の場

オフィスは企業のミッションやビジョンを共有する場でもあります。

社員のパフォーマンスを最大化するためには、会社がどのような企業理念やビジョンを持っているのか伝えることが欠かせません。しかし、実務的な業務内容ともまた異なるこうした情報は、テレワーク環境で効果的に伝えるのは困難です。

その点、オフィスならば口頭での会話はもちろん、オフィスという空間そのものを使って自社の社風を表現することもできます。こうしたミッションやビジョンの共有は、社員のエンゲージメントを促進し、会社への帰属意識を高めます。

●働く場所の選択肢のひとつ

オフィスは、働く場所の選択肢のひとつとしての価値もあります。

テレワークによってオフィスだけが「働く場所」ではなくなりましたが、かといってオフィスに働く場所としての価値がないわけではありません。たとえば自宅に十分なスペースがない場合や、上司や同僚がいないとやる気が出ないといった人は、在宅勤務よりオフィス勤務を希望することもあるでしょう。

大切なのは、社員に「選択肢」を提示できることです。「オフィスで働きたい人はオフィスで」、「在宅勤務したい人は自宅で」というように、社員個々人にあわせた柔軟な働き方を提示できることは働き方が多様化する社会において重要になります。

■テレワーク導入によるオフィスの縮小･分散の動きも

テレワークを導入したことによって、オフィスの解約や移転、縮小などをする企業も出てきています。たとえば帝国データバンクの2021年の調査資料によると、2021年に本社を首都圏から地方へ移転した企業は351社で過去最多と報告されています。

参照元：https://www.tdb.co.jp/report/watching/press/pdf/p220207.pdf

これはテレワークによって、首都圏に拠点を構える必要性が薄れたことが背景にあると考えられます。都内に拠点を構え続ける場合でも、一度に出勤する社員が減ったことから、オフィス規模の縮小を検討している企業も増加傾向です。あるいは、在宅勤務がしにくい社員のことも考えて、サテライトオフィスやコワーキングスペースを利用して拠点を分散化する動きも出ています。

■オフィスを縮小･分散するメリット

オフィスを縮小・分散するメリットとしては、「コスト削減」「働き方改革」「感染症対策」の3つの観点が主に考えられます。

●コスト削減

テレワークによって一度に通勤する社員が少なくなれば、従来よりも小規模なオフィスで業務に従事することが可能です。また、移動や通勤の利便性も重視しなくて済むようになるので、地価や賃料の高い首都圏にオフィスを構える必要性は薄れます。その結果、より賃料の安い地方へオフィスを移転したり、オフィス規模を縮小したりする動きが出ています。オフィスの賃料は固定費の中でも大きな部類なので、そこを節減できるのは経営上のメリットが大きいです。

●働き方改革

サテライトオフィスの設置など拠点を分散させる取り組みは、働き方改革の推進にもつながります。働き方改革では、社員が柔軟で多様な働き方・生き方をできるようにすることが尊重されます。その点ではテレワークを推進して在宅勤務を可能にしたり、拠点を分散して地方移住の可能性を開いたりするのは働き方改革の一環としても効果的です。

●感染症対策

テレワークの導入を前提としてオフィスの縮小や分散をするのは感染症対策のためにも役立ちます。コロナ対策としては、「密閉・密集・密接」の3密対策が重要になりました。テレワークを導入して出勤者を減らしたり、拠点の分散化に伴って社員も分散したりすることで密集を避け、感染リスクを減らせます。感染症対策は社員の健康を守るだけでなく事業継続（BCP）の観点からも重要です。

■テレワークでオフィスを縮小・分散する際の注意点

上記のようなメリットがある一方で、テレワークの導入に伴ってオフィスを縮小・分散する際は以下の点で注意が必要です。

●社内コミュニケーションが希薄になる

テレワークやオフィスの縮小などに伴って社員同士が顔をあわせなくなることで、社内のコミュニケーションが希薄化する恐れがあります。社員の様子を直接確認できないので、マネジメントもしにくくなります。

その結果、社員の自社への帰属意識や信頼感が薄れたり、部下の育成面で課題が生じやすくなったりします。これが深刻化すれば、離職率の上昇が懸念されるでしょう。

●オフィス再構築に手間や工数がかかる

オフィスの再構築に経済的・時間的・人的コストを要するのもデメリットです。オフィスの移転に際しては当然、引っ越し費用や移転先オフィスの構築、電気・内装工事といった費用や手間が発生します。

今後テレワークを廃止したり社員が増えたりして、オフィスを元の場所や元の規模に戻す場合があれば、再びそうしたコストが発生する点も懸念すべきです。

●情報漏えいのリスクが上がる

テレワークによってさまざまな場所から業務を行うようになることで、情報漏えいリスクが上がる点にも注意が必要です。たとえばカフェやコワーキングスペースなど、他者の目がある場所で仕事をしていると、操作画面から社内情報が漏れてしまう恐れがあります。これは過度に不用心な例ですが、社員がPCを置きっぱなしにしたままトイレに中座したとしたら、そのタイミングでデータの盗み見やPCそのものの盗難が起きてしまう恐れもあるでしょう。

また、フリーWi-Fiを使ってネットワークに接続している場合、通信セキュリティが弱いため、技術的にデータを盗み見られてしまうことも懸念されます。したがって、テレワークを導入する際は、技術的にセキュリティを高めると共に、社員のITリテラシーを高めることも不可欠です。

■テレワーク導入企業向け オフィスの作り方

最後に、テレワークを導入している企業に適したオフィスの活用例を2つ紹介します。

●フリーアドレス

フリーアドレスとは、社員に決まった定位置を設けず、そのときの用途や気分にあわせて自由に座席を選ばせるオフィスの使い方です。席が流動化することで、人間関係も流動的になり、社内コミュニケーションが活発化する効果が見込めます。また、その時々に自由に座席を選べることで、社員のモチベーションを向上させる効果もあるでしょう。次の日には別の人がデスクを使うので、毎回資料などの荷物を片付ける必要があり、オフィスをきれいに保ちたい場合も効果的です。

固定席がないという特性は、テレワークに適しています。というのも、固定席制だと、その人が社外でテレワークをしているとき、そこのスペースは無駄になってしまいます。しかしフリーアドレスなら、その心配はありません。一度に出社する人数分だけ席があればいいので、オフィスを縮小して賃貸料の削減を図ることも可能です。

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●フレキシブルオフィス

フレキシブルオフィスもテレワークに向いたオフィスの在り方のひとつです。これは一般的には「レンタルオフィス」、「シェアオフィス」、「コワーキングスペース」など、短期間の柔軟な契約ができるオフィスを意味します。

これらのオフィスには一般的な業務をこなすのに一通りの設備がそろっているので、カフェなどの飲食店よりも業務に集中しやすい環境です。場所によっては個室や会議室、防音性を備えた電話ブースを設置していることもあるので、セキュリティ面が気になる場合はそうしたところを探すといいでしょう。

こうしたフレキシブルオフィスを利用することで、通常の賃貸オフィスを借りるよりも経費を下げつつ、自宅で働きにくい人のために集中して業務に従事できる場所を提供できます。コワーキングスペースには多様な人たちが集まるので、思わぬ人脈を築けるかもしれないことも魅力のひとつです。

関連記事：コロナ禍下の大阪から生まれる、学びの発信基地としてのコワーキングスペース

■おわりに

テレワークの普及に伴って、オフィスの在り方や価値観にも変化が生じています。それは単に「オフィスはもういらない」という変化ではなく、今の社会や働き方に適したオフィスの使い方を模索するような前向きな変化です。

テレワーク導入に伴って新たなオフィスレイアウトを検討する際には「アスクルオフィスづくりサービス」にぜひご相談ください。

アスクル株式会社「アスクルオフィスづくりサービス」
https://www.askul.co.jp/f/services/furniture/construction/moving.html/

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編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局
制作日：2023年2月3日