(画像: haru_natsu_kobo / iStock ※)

新型コロナウイルス感染症対策のため、在宅勤務(テレワーク)を実施する企業が増えています。急に一斉に在宅勤務をすることになった社員側からは「テレビ会議に慣れない」や「自宅で集中できない」、「コミュニケーションに不安を感じる」などの戸惑いや課題を感じられる方もいるようです。

今回は、在宅勤務(テレワーク)をうまく乗り切るためのコツをご紹介します。

その数は59個！

読者の皆様のお役に立つものがありましたら幸いです！

■在宅勤務(テレワーク)で判明した課題

在宅勤務での課題は、2020年3月にBIGLOBEやAdobeが発表したアンケート調査にも表れていました。

BIGLOBE「在宅勤務に関する意識調査」(*1)

在宅勤務で難しいと思ったことやストレスに感じたこと(複数回答, n=1,000)

BIGLOBE「在宅勤務に関する意識調査」より。グラフは「みんなの仕事場」運営事務局にて作成

BIGLOBEが3月13日～15日に在宅勤務をしている人を対象にインターネットで実施したアンケート調査 (有効回答1,000人)で、在宅勤務のストレスを尋ねた項目では、上位に「事務仕事をするための部屋や机、椅子がない(29.3%)」、「個人情報を社外で扱えない(23.8%)」、「伝票や請求書などオフラインの処理が必要(21.3%)」、「集中力が続かない(21.1%)」などが挙げられています。どれもうなづけることばかり。ほかにも「オンライン会議で部屋が映る」「部下や同僚がサボってないか心配になる」なども挙げられています。

在宅勤務に関する意識調査」2020年3月26日　 対象は、会社で在宅勤務が認められ、直近3週間で週に1日以上在宅勤務をしている全国の20代～60代の男女1,000人。

Adobe「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査」(*2)

テレワークを実際に実施して感じた業務上の課題をお教えください(複数回答, n=500)

Adobe「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」より。グラフは「みんなの仕事場」運営事務局にて作成

Adobeが2月10日～17日にテレワークをしている人を対象にインターネットで実施したアンケート調査 (有効回答500人) で、テレワーク(≒在宅勤務)で感じた業務上の課題を尋ねた項目では、上位に「同僚とコミュニケーションの量が減る(38.4%)」、「時間管理が難しい(30.0%)」、「つい仕事以外のことをしてしまう(28.6%)」、「運動不足になる(26.8%)」などがありました。こちらでも「ビデオ会議などオンライン会議が苦手」「上司に仕事をしていないと思われるのではないかと心配になる」といったBIGLOBEの調査と共通する課題がありました。

テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」2020年3月4日　 対象は、都内に勤務し過去3ヶ月以内にテレワーク勤務したことがあるビジネスパーソン500人。

2つの調査を読むと、伝票処理の対応やネットワーク対応の問題など会社が対応すべき問題や、自宅のネットワーク環境の整備といったインフラ周りの問題を除くと、在宅勤務から生じる課題は、おおよそ次の7つのテーマに分けられそうです。

1. [1] 家で働く環境づくり
2. [2] 家族と協力しあう
3. [3] ビデオ会議上手になる
4. [4] チャットのコミュニケーションのコツ
5. [5] 勤務状況を伝えるポイント
6. [6] 時間管理術
7. [7] 集中術・気分転換術

そこで、在宅勤務(テレワーク)をうまく乗り切るためのコツを7つのテーマに分けて計59個ご紹介します！

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[1] 家で働く環境づくり

在宅勤務(テレワーク)は、自宅がオフィスになります。会社は初めから仕事専用に作られた場所ですから、環境のみについて言えば、一般的には、ストレスなく仕事ができます。それに対して、自宅は仕事に最適化された場所ではないので、在宅勤務を開始すると、働く環境にストレスを感じることに気づくはずです。在宅勤務では、まず初めに家で働く環境づくりが必要なのです。

1.専用の仕事場をつくる

オフィスと同じように、家の中にも仕事専用の場所を作ることで、仕事のモードに入りやすくなります。そこに座ることで「さあ、やるぞ」と気持ちを高めやすくなります。専用スペースにすることで、仕事を中断しても、片づけなくて良いので、戻ってきてすぐ再開することができます。

家の中に仕事専用の個室を作るのは、なかなかハードルが高いですが、仕事専用の机(テーブル)を用意するだけでもだいぶ働きやすくなります。机といってもノートパソコンで仕事をするのであれば、下の写真からも分かるように、幅80cmあればノートパソコンと書類を広げられます。ノートパソコンだけであれば幅60cmでも十分な広さです。これなら、用意可能なことも多いのではないでしょうか。

机そのものは幅140cm。黄色で囲んだ範囲が幅80cm奥行70cm。

(注) B5ノートパソコンの横幅は約30cm、A4ノートパソコンの横幅は約38cmが多い。

2.仕事をするときの定位置を決める

仕事専用の場所を作るのは理想ですが、家の中に仕事専用の机を新たに置くのは難しかったりしますよね。そうすると、仕事はリビングやダイニングにあるテーブルでする方も多いかと思います。

リビングやダイニングのテーブルで仕事をする場合でも、仕事をするときの自分の定位置を決めておいて、仕事を開始するときには、自分の文具や、手帳、カレンダーなどを広げて一時的に自分専用の仕事環境を作るのがおすすめです。一時的ではありますが、自分の仕事場ができることで、集中するまでがスムーズになり、仕事モードに入りやすくなる効果があります。

最近は、次に紹介するような文具等を入れられるボックスやバッグが販売されています。仕事道具をそれに入れておいて、パッと広げて目の前に置いたら「仕事場」に、終わったらサッと片付けられるのでおすすめです。(※リンク先はアスクル販売サイト)

ナカバヤシ ライフスタイルツール ボックスM (アスクル販売ページへ)

ソニック ユートリム スマ・スタ ワイド モバイル 立つバッグインバッグ (アスクル販売ページへ)

3.明るい場所で仕事をする

家で仕事を始めて気になるのが明るさです。オフィスの照明は、JISで事務所の照度基準が定められている関係でかなり明るいのです。家はリラックスする場所ですからオフィスほど明るくないことが多いので、在宅で仕事をしようとすると気になってきます。暗いと眠気を感じやすいという研究もありますので、在宅で仕事をするときは窓の近くのテーブルを選んだり、窓近くにテーブルを移動させたり、それでも明かりが足りないときはデスクライトでテーブルを照らすと良いようです。

4.耳栓、ノイズキャンセリングヘッドホンで遮音する

家は生活音が意外とあるものです。耳栓やノイズキャンセリングヘッドホンで音を断つのも仕事モードに入りやすくなります。

5.音楽や環境音を聴きながら作業する

日本のオフィスでは、音楽を聴きながら仕事はNGなところも多いですが、在宅勤務なら自由です。作業系の仕事は、テンポの速いテクノなど、自分の気分が上がる曲をかけて取組みましよう。ほかにも環境音はおすすめです。森の鳥の鳴き声やカフェのがやがやした環境音など、Youtubeにいろいろアップされているのを探して聞いてみるのも楽しいです。

6.スマートフォンをオフにする

スマートフォンはついつい見てしまうんですよね。集中して作業するときは、オフにしたり、アプリの通知を切ってスマホを見ない時間を作ります。そうすると仕事がはかどります。

7.チャットやメールを見ない時間を作る

会社の連絡に使うチャットは便利なのですが、しばしば仕事が中断されるので、集中作業するときは、チャットやメールを見ない時間を作ります。メンバーには集中作業をしていることが分かるように、オンラインのスケジュールやステータス表示に「○時から○時まで集中作業中」と表示させておきます。

在宅勤務ではお互いの勤務状況が見えないので、上で紹介したアンケートでも「サボってないか心配になる」「仕事をしていないと思われるのではないか」などに多くの票を集めていて、疑心暗鬼に陥りやすい土壌があることが分かります。

それは、離れて働くことによるコミュニケーションの不足が主な原因ですから、チャットやメールは即返信、業務報告を詳細に行う、明確な成果物の報告など、「活動の見える化」で信頼感の醸成していくことが必要です。

他方、チャットやメールに即返信するために集中できないのでは本末転倒です。せっかく一人になれるのですから、それを活かして集中作業する時間を取って成果物を出していくことが大切です。そのための集中作業をしていることを「見える化」することで、集中できる時間を取れるようにしましょう。

8.良い姿勢になれる椅子を用意する

身体にフィットしない椅子では腰や肩が疲れがちです。骨盤を立てて背骨のS字カーブを保つ、体圧を適度に分散するなどが良いとされています。この機会に自宅の椅子を見直してみるのもいいかもしれません。

≪参考≫良い姿勢や椅子選びの参考になるサイト

腰痛や肩こりは「座り方」が原因　1分ストレッチを」(NIKKEI STYLE) [外部リンク]

The Posture はたらく姿勢を考える」(オフィス家具のオカムラのサイト) [外部リンク]

快適なイスってどんなイス？」(オフィス家具・文具のコクヨのサイト)[外部リンク]

9.外付けのディスプレイを用意する

最近のモバイルノートパソコンの12～13型の画面は小さくてもフルHD以上の解像度があるので字が小さく、長時間見ていると目が疲れます。出先なら仕方がないものの、自宅なら外付けのディスプレイを使うことで、エクセルなどの大きなシートも編集しやすくなります。ノートパソコンの画面と2画面にすることで資料を表示させながらのビデオ会議にも便利になります。資料を片方のディスプレイに表示させながらの作業もはかどります。外付けディスプレイは、23インチのフルHD程度のスペックの液晶モニタで十分役立ちます。外付けディスプレイを使う場合は、キーボードやマウスも別に用意したほうが使い勝手が良くなります。

外付けのディスプレイを購入する際には、ノートパソコンとの接続方法を確認しておきましょう。最近の外付けディスプレイはアナログRGB端子がないものも多く、少し前のノートパソコンでアナログRGB接続しようとして「できない！」ということもあります。最近はHDMI端子で接続のほうが一般的かもしれません。最新のノートパソコンならUSB Type-C接続もあります。

[2] 家族と協力しあう

環境づくりにも関わりますが、子供の通う学校が休校になり、夫婦共働きで2人とも在宅勤務で、平日に家族全員が家にいる中で仕事をするということも、新型コロナ感染症対策の現在、あり得るシチュエーションです。こうなると、今まで以上に家族と協力してこの状況を乗り切る必要があります。

現在は新型コロナ感染症による世界的な非常事態です。学校は休校になり、外出自粛、在宅勤務、インフラ周りの産業ではリスクある中の勤務など、いつもと環境でストレスがたまりがち。同居の家族でイライラしてしまうことも...。でも今は非常事態下で、誰が悪いわけではないのですよね。自分も悪くない、家族も悪くない。自分や家族を責めないで助け合うマインドが求められています。

子供が家にいると在宅勤務で集中できないと言われていましたが、慣れてくると仕事をしている横で騒がれても「ハイハイ」と応じ、お腹が空いたと言われればオニギリを握って仕事に戻るなどの対応力が身についてくるような気がします (鈍感力かもしれません？！)。

10.家族でスケジュールを共有する

子供には両親が自宅にいるけど、何時から何時までは仕事していることを理解してもらったり、夫婦で仕事をしている場合も、仕事場所を分けたり、ビデオ会議の時間はお互いに邪魔しないようにしたりなど、家族全員の状況とスケジュールを共有して理解し合うことが必要です。

今までとまったく違う状況ですから「言ったよね？」「聞いてない！」というすれ違いも生じがち。家の中にホワイトボードや紙で家族全員のスケジュールを書いて「見える化」するのもいいですね。

11.家族とのコミュニケーション時間を増やす

日中は家にいても仕事でお互いに話をしない分、お昼は時間を合わせて一緒に昼食を作って取ったり、通勤時間にあたる朝夕に、普段よりゆったりと家族と過ごす時間を増やせますよね。新型コロナ感染症対策で自宅にいるのも悪い面だけではなさそうです。

12.家事の分担を見直す

家族全員が家にいるという特殊な状況ですから、家庭内の掃除や洗濯、料理など家事の分担もこの期間は見直したほうが良さそうです。「私ばかり」「俺ばかり」という不満をためないためにも、掃除や洗濯や料理を気分転換代わりに仕事の合間にしてみるのは良いかもしれません。

[3] ビデオ会議上手になる

テレワークで重要になってくるのがカメラやマイクを使ったビデオ会議です。上で紹介したアンケートでも「オンライン会議で部屋が映る」「ビデオ会議などオンライン会議が苦手」などの課題が上がっていました。

ビデオ会議は顔を会わせる会議と違って、意識的にやらなければいけないことがあります。特に「見栄え」の調整は大事なポイントです。ビデオ会議システムは各社からいろいろ出されていますが、どのシステムでも使える共通のコツをご紹介します。

13.ヘッドセットを用意する

ノートパソコンやスマートフォンでビデオ会議に参加する場合、本体のマイクやスピーカーだとやり取りしづらいことがあります。ノートパソコンやスマートフォンのマイクでは相手に声が良く聞こえなかったり、周りのノイズを拾い過ぎて相手からは聞き取りづらかったりすることが多いのです。ヘッドセット (マイク付きのヘッドホン)を使うことで、相手の声が聞きやすく、自分の声も相手に届けやすくなります。同居の家族がいる場合は特におすすめです。

14.背景に気を配る

ビデオ会議用に背景が壁だけになる場所を探します。または、背景用にロールスクリーンやカーテンを用意するのもおすすめです。散らかった室内や、干している洗濯物が写り込んだり、テレビがついたりしていると、ちょっとカッコ悪いですよね。zoomならバーチャル背景機能があるのでそれを活用するのもいいですね。

15.画面で顔が大きく写るようにする

リアクションが見えるよう顔を大きく映します。肩から上を写すようなイメージで、画面の1/3以上は顔が占めるくらいが良いでしょう。

16.カメラの高さを目線近くまで高くします

ノートパソコンの本体カメラは液晶画面の少し上についていることが多いですが、普通に使う位置からではカメラは顔を下から見上げる位置になってしまいます。すると、あごが写り込んでしまって見栄えがよくありません。ノートパソコンを膝上に置いて撮るなども、見上げ視線になるのでNGです。ノートパソコンの下に、本など台になるものを重ねて置いてカメラ高さを目線近くまで上げると自然な映りになります。スマートフォンも同様に目線近くまで上げます。自撮り写真で少し上から撮るとキレイに映るのと同じ要領です。

17.顔を明るくします

顔を明るく見せるとキレイに映ります。窓際やデスクライトで顔を照らすなど工夫をしましょう。窓を背にすると逆光になり顔が暗くなるので、窓に向かう向きの順光がおすすめです。映りを良くするためにビデオ会議用にリングライトを用意する方もいます。リングライトは、リング状のライトで360度の角度から顔に光を当てるので、顔に影が出にくくキレイに映ります。

18.服に迷ったら白いシャツ

在宅勤務は出社しないので服を気にしなくて良いものの、ビデオ会議のときだけは悩みますよね。ビデオ会議では、白など明るい色の服がおすすめです。画面全体が明るくなりキレイに映ります。迷ったら白い服、白のビジネスシャツなどがおすすめです。

19.名乗ってから話し始める

少人数のチームミーティングでは不要ですが、参加者が多い会議や、初めましての方がいる会議では、誰が話しているか分かりづらいので、毎回「○○部の××です、本件で～」と名乗ったほうがスムーズに伝わります。

20.話しかける相手を明確にする

顔を会わせている会議では、視線で問いかけができますが、ビデオ会議では視線は伝わらないため、「○○さん」と呼び掛けて、話しかける相手を明確にするほうがスムーズです。

21.自分が話し終わったら「以上です」

ビデオ会議では、通信が一時的に切れたりなど途切れが発生するため、話し終わって黙っているだけでは話し終わりが分かりづらい特性があります。そのため話し終わったら「以上です」で終えることで周りに話し終わりを伝えることが大切です。

22.話すときは大きめの声でゆっくり話す

ビデオ会議は聞き取りづらいこともあり、意識的にゆっくり、大きめの声で話すことがポイントです。先ほどのヘッドセットがあると、声を大きく録りやすくなります。

23.元気さ150%増くらいで話す

ビデオ会議特有のポイントですが、特に1人でいるままでビデオ会議に出るとテンションが低く見えがちです。やる気を伝えるために、普段より元気さ150%増くらいで話したほうが良いのです。

24.発言しないときはミュート(消音)に

ヘッドセットがない場合、家の思わぬ騒音拾ってしまいがちです。ビデオ会議システムはノイズは拾わないよう設計されていますが、子供の声など拾ってしまうことがありますので発言しないときはミュート(消音)にしておくのも一つの手です。その場合でも次に挙げるコツの、リアクションを大きく取っていれば問題ありません。

25.聞いているときは相づちなどリアクションを大きく

聞いていることが伝わるよう、大きく身体を動かして、笑う、相づちを声に出す、などリアクションを意識的に大きくすることもビデオ会議参加のポイントです。リアルの会議とは違い、じーっと動かず聞いているのは、聞いていないように見えてしまうのです。まずは、聞いていることが分かるよう大きく頭を前後に動かしてうなづきましょう。

26.ビデオ会議の時間は家族に協力してもらう

夫婦で在宅勤務や、休校で家に子供がいるなど、ビデオ会議の時間は事前に家族に伝えて協力してもらうことが大切です。ビデオ会議で相手のお家のお子さんが映り込んでも優しい目で見てあげることも大切です。

[4] チャットのコミュニケーションのコツ

テレワークでのコミュニケーションはビデオ会議を除くと、チャットやメールが中心になります。特に今まで対面のコミュニケーションでしていたものを、チャットに切り替えることが多いのですが、チャットは文字のコミュニケーションなので、顔色やニュアンスといった気持ちが伝わりにくく、誤解を生じやすくなります。そこで、チャットで押さえておきたいコツをまとめました。

27.チャットは顔文字、絵文字を積極的に使う

用件だけでは、表情などで従来伝えていたニュアンスが不足します。意識的にニュアンスや気持ちを伝えるために、積極的に、顔文字、絵文字を使っていきましょう。

28.テンション高めにリアクションする！

チャットは、顔文字、絵文字だけでなく、！マークなどテンション高めの返信くらいでちょうど良いと考えてください。文字だけだと怒っているように伝わりかねず、コミュニケーションで損してしまいます！　ビデオ会議と同じく、テンション150%増くらいを心がけましよう！！

29.明るくポジティブな姿勢

在宅勤務中のチャットでのやり取りは、姿が見えない中でのやり取りですから、顔文字、絵文字、！マークなど使い、明るくポジティブな姿勢で書く、が基本です。「無理です」「できません」と答えてしまうと取り付く島がなく話が終わってしまいますが、「やってみます！」「○○は難しいのですが、△△はいかがでしょう！」など、返事をネガティブに終わらないように心がけることで、話が続くようになります。コミュニケーションが続くようポジティブさを保つことが大切です。その中で擦り合わせしていけばよいのです。

30.些細なことも伝える

お互いに顔が見えない状況ですから、チームメンバーが入っているグループチャットで、家庭の事情や、趣味の話などを含め、例えば、「ランチで離席しまーす」「カレーでした」みたいな内容を伝えることでお互いの状況の理解が深まります。子供の世話で黙って離席しているよりも、「子供が泣いたので離席します」「戻ってきました」というように些細な状況を伝えることも逆に信頼関係が高まります。

31.絵文字も含めて必ず返信する

業務でチャットを始めた会社でありがちですが、読んで納得するだけで終えてしまうと、発信側は読まれたかどうかが分からず、表情やリアクションが見えないので不安になります。ひとこと何かコメントする、絵文字や「いいね」をつけるなど、簡単なもので良いので必ず返信することが大切です。LINEのトークで言うと「既読スルー」は疑心暗鬼を生みますよね。既読スルーはコミュニケーションを阻害しますので、簡単なレスで良いのでレスポンスを返すようにしてください。ビデオ会議における、相づちと同じです。

32.チャットは1返信ではなく5返信くらいで伝えるイメージ

チャットは、メールと会話の中間レベルのコミュニケーションツールです。メールは1回で伝わるよう内容をまとめますが、チャットでは重すぎます(ただし、上司によってはメール的なまとめた内容での報告を好む人がいるので調整してください)。口頭で話すのと同じレベルで文字数を使って5返信くらいでやり取りして伝わるイメージ書くツールです。チャットに慣れていないと、言葉足らずになりがちですので、少し文字数を増やして饒舌になるくらいでちょうど良いと思ってください。

33.チャットやメールはすぐ返信

在宅勤務の場合、顔が見えていないだけに、チャットやメールはすぐに返信したほうが良いです。アンケートでも「部下や同僚がサボってないか心配になる」とあるように、残念ながら疑われてしまうことがありますから、すぐに返信することで信頼を醸成につながります。とはいえ、集中して仕事をしたいときに、すぐ返信するのは集中を乱されますよね。そういうときは、チャットやステータス表示やスケジュールで集中時間であることを示しておきましょう。

34.とはいえ、相手にすぐ返信を求めない

在宅勤務ではチャットやメールにすぐ返信したほうが相手は安心できますが、集中作業などで返信できないときもあります。そのため、相手にはすぐ返信を求めないこともコツです。急ぐ場合は、件名に「○時までに返信ください」と期限を伝えておくといいでしょう。

35.雑談するだけのチャットを作る

オフィスにいれば雑談をしているところが、在宅勤務になると雑談が不足しがちになります。仕事のやり取りしているグループチャットでは雑談はしづらいですから、初めから仕事と関係のない、身の回りのこと、趣味のことなどを話す雑談用チャットを作るのがおすすめです。会社の中で、趣味ごとにチャットを立ち上げるのもよいですね。

36.雑談するだけのビデオ会議をする

チャットだけではコミュニケーションが不足しますから、ビデオ会議機能を使って雑談するのも一つの方法です。週に1回程度、オンラインランチ会を開いたり、毎朝、身の回りのことを軽く話す朝会を開くなど、不足するコミュニケーションを行っている会社もあります。

37.分からないときはすぐに質問する

テレワークで分かれて仕事をしているだけに、分からないことを抱えていることはよくありません。分からないことがあれば、チャットを使って質問して疑問は解消してしまいましょう。

[5] 勤務状況を伝えるポイント

在宅勤務だと相手がどういう状態か、働いている状態か見えないので、上で紹介したアンケートでも「部下や同僚がサボってないか心配になる」「上司に仕事をしていないと思われるのではないかと心配になる」という課題が上位に挙がっています。テレワークが普及していくことでお互いに慣れていく問題でもありますが、離れて見えないからこそ信頼関係の構築がポイントになっています。そのためのコツをまとめました。

38.自分の1日のスケジュールを細かく公開する

お互いが離れて見えないからこそ、ランチの時間帯、資料の作成で集中作業する、家事や子供の世話で抜ける時間など、細かく共有のスケジュールで公開、ステータス表示に記載しておきます。最初は慣れるまで面倒ですが、スケジュールを細かく公開することで、上司も把握しやすくなり、周りも返信が遅くても安心できます。細かなスケジュールの公開は、信頼関係の構築につながり、結局、自分のためになるのです。

39.自分の状態を細かく伝える

前項と多少重複しますが、現在やっているタスク、手間のかかり具合、進捗具合や、ちょっとした離席などをチャットなどで伝えておきます。何かで遅れているなども率直に伝えておくことで、周りからアシストできることもありますし、手の空き具合も見えるようになりますので、信頼構築につながります。

40.進捗報告をこまめに

従来、日報を出さないで良い業務でも、自主的に日報を作成し、途中経過も含めて進捗報告すると、取り組んでいることの「見える化」になり、信頼構築につながります。こまめな進捗報告は、信頼関係の構築につながり、結局、自分のためになるのです。

41.上司からこまめに1対1のチャットなどで話しかける

在宅勤務ではメンバーが孤立しやすく、コミュニケーションが不足しがちなので、1対1のチャットなどで「困っていることはないか」上司から随時話しかけて、状況の確認やフォロー、サポートを行うことがおすすめです。

42.1対1のビデオ会議も活用する

チャットやメールは文字のコミュニケーションのため、ニュアンスなど不足しがちです。チームメンバー内や上司部下間で、1対1の短時間のビデオ会議を活用しましょう。ビデオ会議は定時の会議以外でも使えます。会社で「今ちょっと話せる？」という感覚で、1対1のビデオ会議を活用しているところもあります。「困っていること」「分からないこと」を解消するのに、チャットやメールより気軽にビデオ会議が使えるとテレワークの幅が広がります。

[6] 時間管理術

在宅勤務は1人で仕事をすることから、上で紹介したアンケートでも、「時間管理が難しい」「つい仕事以外のことをしてしまう」といった課題が挙げられています。また、自宅のためついつい夜まで仕事を続けてしまうなどメリハリを失ってしまうケースもあるようです。そのための時間管理のコツをまとめています。

43.付せんやToDoリストで今日の業務リストを作る

今日の最低限やらなければいけない仕事をはっきりさせることで、残業してやり過ぎてしまうことを避けます。リストは前日に作っておくことがおすすめです。また、アナログですが、付せんに書いて、壁に貼るなどするのも効果的です。

44.予定を細かく作る

今日の仕事をスケジュール上に「○時から○時まで△△」と割り振ります。スケジュールを細かく作ることで、予想より早く片付いたり、時間がかかったりするのが分かり、自分の仕事のはかどり具合が見えるので、終了日が見えやすくなります。

45.食事や休憩の時間をあらかじめ決める

人間の集中できる時間は諸説ありますが、2時間が最大と言われるなど、長時間休みなく机に向かっていると能率が落ちてきます。在宅勤務ではついつい長時間仕事をしてしまいがちです。そこで1日が始まる前に、食事や休憩の時間を決めておき、アラームを鳴らして、アラームがなったら仕事はそこで中断して、昼食や休憩に入るようにしましょう。

46.勤務時間を過ぎたら仕事をしない

仕事が終わるまでを終了にするとだらだらと長引いてしまいます。どうしても本日中に終えなければいけない仕事は別にして、予定していた終業時間に来たら仕事を終える、というのも在宅勤務では大切です。

[7] 集中術・気分転換術

「集中力が続かない」はアンケートでも上位の課題です。そこで集中やリフレッシュのための気分転換のコツをまとめました。

47.在宅勤務もいつもの時間に起きる

在宅勤務では通勤時間が不要になるので、つい遅くに起きがちです。すると、だんだんと起きる時間が遅くなり、始業直前までベッドにいるということも！？　起きるのが遅くなると夜更かし気味になり...、と生活リズムが狂いやすくなりますから、朝は通勤時と同じ時間に起床して体内時計をリセット！　空いた時間は、次で紹介する朝活がおすすめです。

48.朝活の時間を取る

通勤の時間がない分、朝に空いた時間を朝活に当てるのはいかがでしょう。ストレッチ、ヨガ、筋トレなど身体を動かしてスッキリしてみたり、なかなか読む時間のなかった読書に当てたり、家事をしたり、家族との時間を過ごしたり。

49.朝起きたら太陽の陽を浴びる

連日の在宅勤務では、メリハリがなくなりがち。人間にはサーカディアンリズムと呼ばれる、昼夜などの明暗の刺激でリセットされる体内時計があると言われています。朝に、太陽の陽をしっかり浴びて体内時計をリセットすることで気持ち良い一日が過ごせます。

50.朝早くから仕事を開始して早くに終える

フレックスタイム制もある会社では、朝早くから仕事を開始して、早くに終えることが可能です。同居の家族がいる場合、家族が寝ている間から仕事を開始して午後早めに仕事を終えると、仕事時間が家族と被らずスムーズだったりしますね。空いた午後は趣味に当てるなど、在宅勤務でライフスタイルが広がるかもしれません。

51.仕事用の服に着替える

出勤がないのでパジャマのまま、とまではいかないものの、リラックスした格好ができるのも在宅勤務です。とはいえ、オンとオフの切り替えをするために、スーツを着て仕事モードに切り替える人もいるようです。「この服を着たら仕事だ」という仕事モードに入れる服を持つといいですね。

52.1時間に1回は休憩を入れて立ち上がる

在宅勤務ではオフィスと違って歩く距離も短く、座ってばかりになるので、立つ時間を作ることが大切です。1時間に1回は立ち上がってストレッチをすると、血流が良くなって頭がスッキリしますよ。長時間だらだら仕事をするよりメリハリをつけて集中とリフレッシュを分けたほうが能率は上がります。休憩するのも仕事と思ったほうがいいくらい休憩時間の過ごし方は大切です。

53.お気に入りのコーヒーやお茶、おやつの時間を作る

単調になりやすい在宅勤務ですから、休憩の時に、お気に入りのコーヒーなどを入れてリフレッシュするのもいいですね。自宅ならではの、とっておきのコーヒーマシンや、お気に入りのお茶、大好きなおやつで自分にごほうびをあげましょう。

54.立ったまま作業してみる

スタンディングワークが流行りましたが、ノートパソコンなら少し高い台に置いて立ったまま仕事をすると気分が変わります。専用の机がなくても、机の上に置くノートパソコンスタンドを使ったり、キッチンカウンターで立ち仕事ができたりしますよ。

55.ポモドーロ・テクニックをやってみる

ポモドーロ・テクニックとは、仕事などを25分続けた後に5分の休憩を繰り返す集中のテクニックです。タイマーをかけて25分間集中し、タイマーのアラームで終了し5分間休憩、また25分間の集中に戻ります。評判の良い集中法ですので、試してみてはいかがでしょう (詳しくは以下のリンク先を参照)。

≪参考≫ポモドーロ・テクニックについて

ポモドーロ・テクニック：世界が実践する時間管理術はこうして生まれた」(ニューズウィーク日本版ウェブ編集部)[外部リンク]

56.集中時間と決めた間はチャットやスマートフォンは見ない

集中する時間を、○時から○時までと決めたらスケジュールやステータスにも記載して、その時間は一切の連絡を断ちましょう。集中を中断させられてしまう、スマートフォンは通知オフに、チャットやメールは見ないことが大切です。

57.チャットは終わったら切り上げる

チャットは参加者が時間差で返信することもあり、だらだらと続きやすいので、ある程度会話が終わったら切り上げて、しばらく更新を見ないようにするのもコツです。

58.昼寝を取り入れる

短時間の昼寝は、リフレッシュに効果的と言われています。会社ではなかなか仮眠できる環境がありませんが、せっかくの在宅勤務ですから、この機会に試してみてはいかがでしょう (詳しくは以下のリンク先を参照)。昼食後に15分程度のお昼寝時間を取ることで午後からの仕事をリフレッシュしましょう。

≪参考≫仮眠・昼寝に関するページ

昼休みに仮眠のすすめ　短時間で頭すっきり」(NIKKEI STYLE) [外部リンク]

ＮＡＳＡも認める「昼寝」の驚くべき効果」(ダイアモンド・オンライン) [外部リンク]

59.運動不足に自宅トレーニング

新型コロナ感染症対策で外出自粛が続く中、運動不足が気になります。政府は「感染のリスクがない環境での運動やジョギング、散歩といった活動をしても問題ない」という見解を示していますので、自宅の中での筋トレやストレッチや、厚生労働省が示す3密(密閉、密集、密接)にならないよう気を付けながら、近所でジョギングするなどの運動を仕事の合間に取り入れるのも在宅勤務のリフレッシュに役立ちそうです。

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以上、59個のコツをまとめました。お役に立つものがあれば幸いです。

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編集・文：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局　(※印の画像を除く)
制作日：2020年5月11日