社内コミュニケーションが不足すると、従業員のモチベーション低下や人間関係の悪化、情報共有の遅れなどさまざまなデメリットが生じます。このような事態を避けるため、企業は適切な取り組みが必要になります。本記事では、職場のコミュニケーションを活性化し、明るい職場を実現するための方法について解説します。

■社内コミュニケーションが大切な理由

社内コミュニケーションの不足によって、業務効率の低下を招くおそれがあります。また、ミスコミュニケーションによるトラブルの発生や、情報共有の遅れ、従業員エンゲージメントの低下などを招きかねないため注意が必要です。

●業務効率の向上

社内コミュニケーションが不足すると、従業員間でうまく連携がとれず、業務が非効率になるおそれがあります。一方、従業員同士が気軽にやり取りできる雰囲気や環境を構築すれば、チームの連携を強化でき、効率的に業務を遂行できます。

日ごろから気軽にやり取りできる環境が構築できていれば、業務でトラブルが生じたときもスムーズな対応が可能です。すぐに同僚や上司に相談し、問題を解決するための行動を素早く起こせるため、問題の悪化を防げます。

コミュニケーションが不足し、従業員同士の関係性があまりよくない職場では、連携や協力は難しいでしょう。トラブル発生時においても対応が後手に回り、組織に大きな被害をもたらすかもしれません。

●ミスコミュニケーションによるトラブルの防止

情報を伝えた側と受け取った側の解釈が異なるケースは珍しくありません。このようなミスコミュニケーションが発生すると、「指示通りに仕事が進んでいない」「言われた通りに進めたのに叱責されてしまった」といった食い違いが生じます。

このようなことが起きると、業務がスムーズに進まないばかりか、従業員同士の関係悪化にもつながります。職場の雰囲気が悪くなり、離職する従業員が増加する可能性も否めません。

従業員同士が気軽に会話できる環境が整っていれば、これらのリスクを軽減できます。情報を伝えられた側も、不明点をその場で直接聞くことができ、きちんと理解したうえで行動に移せます。

また、活発にやり取りができる環境下では、従業員同士が良好な関係を構築でき、仕事でトラブルが発生してもお互いが協力し合ってスムーズに問題を解決できます。

●情報共有の活性化

従業員同士が気軽にやり取りできる組織は、情報共有も円滑です。やり取りに関して心理的な抵抗がなく、誰とでも気軽に会話できるため、スピーディーかつ正確な情報共有を行えます。

情報共有がうまくいっていないと、業務の漏れや抜け、スケジュールの遅延などを招きかねません。気が付いたときには納期に遅れていた、追加注文を受けた商品を発送していなかった、といった問題が起きる可能性もあり、組織の評価も低下します。

また、情報共有の活性化により、従業員がさまざまなナレッジを共有できるようになるのもメリットです。特定の業務に関するコツやノウハウなど、ナレッジの共有によってより円滑に業務を遂行できるようになり、仕事に対する従業員の意欲やモチベーションも高まります。

●従業員のエンゲージメント向上

コミュニケーション活性化への取り組みによって、従業員エンゲージメントが向上する効果も期待できます。誰に対しても自由に意見を言い合える環境は快適であり、長くこの職場で働き続けたいと思ってもらえる可能性が高まります。

疑問があっても他の従業員に声をかけにくい、雰囲気も悪い職場となると、従業員は快適に働けません。自分の意見を主張できないことでストレスが溜まり、職場への不満も高まります。このようなストレスや不満が募ると、組織への愛着が薄れ、離職につながるおそれがあります。

一方、従業員同士の関係が良好で、同僚や上司に言いたいことを自由に言える環境は仕事がしやすく、従業員エンゲージメントが高まり、定着率がアップします。現状の業務に対する不満や意見も上司へストレートに伝えられ、速やかに改善される可能性があり、従業員満足度とともに愛社精神も高まるでしょう。

■社内コミュニケーション活性化の取り組み事例

情報伝達や意見交換がしやすい職場づくりに多くの企業が取り組んでいます。これから取り組みを始めたいと考えている企業は、他の企業の事例を参考にすると進めやすいかもしれません。

●株式会社サイバーエージェント「シャッフルランチ」

インターネット関連の事業を営む株式会社サイバーエージェントは、「シャッフルランチ」と呼ばれるコミュニケーション促進の取り組みをしています。もともと同社が始めた取り組みではあるものの、現在ではさまざまな企業が導入している制度です。

これは、従業員がグループでランチに行くときの費用を、会社が負担する制度です。グループは普段の業務であまり接点がない従業員同士で組む点が特徴です。

「シャッフルランチ」の制度により、普段接点がない部署の従業員とやり取りする機会ができます。食事をしつつ意見や情報の交換ができ、新たなアイデアの創出にもつながるのもメリットです。

また、横のつながりが増えることで、新たな相談相手が見つかる可能性があります。部署の同僚や後輩には相談しづらいことも気軽に相談できるようになれば、安心して業務に取り組めるでしょう。

●楽天グループ株式会社「クラブ活動」

楽天市場や楽天トラベル、楽天モバイルなどを運営している楽天グループ株式会社は、従業員同士のつながりを強化できる職場環境の整備に取り組んでいます。その一環として採用しているのが「クラブ活動」です。

定番のサッカーやテニスといった運動系から、ストリートダンス、グラフィックレコード、Video Games & eSportsまで、2021年時点で約50のクラブがあり、多種多様な活動が行われています。部署や役職、雇用形態にかかわらず参加できるため、交流の促進と横のつながり強化が期待できます。

ほかにも、同社ではコミュニケーション促進のためにさまざまなイベントを開催しています。浴衣で出社できる「浴衣デー」をはじめ、家族や友人をオフィスに招待できるイベント、同僚や上司などがお互いに感謝のメッセージを送り合うイベントなどがあり、交流促進に一役買っています。

●ヤフー株式会社「1on1ミーティング」

ヤフー株式会社は、「1on1ミーティング」の実施により、社内コミュニケーションの円滑化を図っています。週に一度、部下の話を30分間聞く取り組みで、人事部の主導により始まりました。

上司と部下がマンツーマンで話し合うことにより、信頼関係の強化につながる点がメリットです。部下が抱えている悩みを把握し、適切なアドバイスを行うことで、離職の回避やモチベーションアップにもつながります。

同社がマンツーマンのミーティングを導入した当初は、否定的な意見も少なくありませんでした。しかし、1on1の目的を明確化して従業員に実施のメリットを伝え、外部の専門家に助言を受けるなどしてブラッシュアップを続けたことで、現在では約6,000人以上の従業員が参加するようになったとのことです。

ほかにも、事業に関する重要な情報を全従業員で共有する「All Hands Meeting」や、社長が従業員からの質問に直接答える「YJ Link」、半年に1度、組織への貢献度が高かった従業員や案件を表彰する「ヤフースーパースター表彰」などの社内交流イベントを開催しています。

●株式会社エン・ジャパン「バーチャルオフィス」

株式会社エン・ジャパンは、「バーチャルオフィス」を導入し、従業員の交流を促進しています。テレワークの導入によって従来のように気軽なコミュニケーションが難しくなり、心身の不調を訴える従業員が続出したため、「バーチャルオフィス」の導入にいたりました。

「バーチャルオフィス」とは、仮想空間に疑似オフィスを構築し、オンラインでやり取りできるシステムのことで、物理的には離れ離れであっても、従業員はつながりを感じながら働けるのがメリットです。

モニターには個々のアバターが表示され、アバター同士が仮想空間上で近づくと音声での会話が可能になり、近くにいる人に質問もできます。2020年には全社員が導入するほどの規模になり、新人教育にも一役買っているとのことです。

■明るく風通しの良い職場を作るコツ

前述の事例でご紹介したように、明るく風通しの良い職場を作るコツとして、イベント、社内報、社内SNS、1on1ミーティングなどや、フリーアドレスなどの導入なども有効です。

●イベント

イベントの開催によって、従業員同士の交流を促せます。現在では、大企業をはじめさまざまな企業がイベントを活用した組織づくりを進めています。

代表的なイベントとして挙げられるのが「社員旅行」です。普段仕事でしか接点がなくても、旅行という非日常をともに共有することで、意外な一面を知れる可能性があります。また、野球やサッカーなど、スポーツイベントを開催するのも同じような効果が期待できます。

「部活動」の実施は、風通しの良い明るい職場の構築につながります。従業員同士の交流が活性化するのはもちろん、従業員は交流の中で新たな発見ができたり、仕事へのモチベーションが高まったりと、さまざまな効果が期待できます。運動系の部活であれば、従業員の運動不足解消にもつながるため、健康経営の一環として取り入れるのもおすすめです。

●社内報

社内報は、組織での情報共有やコミュニケーション促進のために用いるツールです。会社の現状や経営理念、今後の方針などの伝達・浸透をはじめ、帰属意識向上のためにも用いられます。

社内報をうまく活用すれば、従業員が交流するきっかけを作れます。たとえば、特に活躍している従業員や、さまざまな部署の従業員を紹介することで、業務上では接点がなくとも、社内報を通して交流が始まる可能性があります。

交流が活性化するだけでなく、従業員のモチベーションアップ効果も期待できます。自分と同年代の従業員が活躍していることを社内報で知れば、「自分も頑張らなくては」と仕事に対する意欲もアップするでしょう。

社内報の作成にあたっては、作成の目的をはっきりさせ、誰を対象に情報を発信するのかも明確にしましょう。また、運用には少なからずコストが発生するため、事前のシミュレーションをおすすめします。

●社内SNS

社内SNSは、組織内だけで利用できるSNSです。従業員同士の交流が活性化するほか、ナレッジの蓄積、スピーディーな情報共有などが可能です。

社内SNSには、業務を効率化できるメリットもあります。たとえば、情報伝達の手段を社内SNSに統一すれば、円滑な情報共有が実現します。社内SNSのチャット機能を使えば、リアルタイムにやり取りができ、「メールを送信したのに返信がない」といった事態も回避できます。

なお、ビジネスチャットツールでもスピーディーな情報共有や、交流の活性化は狙えます。ビジネスチャットツールを利用するのなら、ファイル共有機能のある製品を選ぶと、業務効率化に有効です。また、従業員が使いこなせないと意味がないため、本格導入の前にインターフェースのわかりやすさや操作性をチェックしてください。情報漏洩を防ぐため、セキュリティ対策がしっかり行われているかどうかも確認しましょう。

●1on1ミーティング

定期的な1on1ミーティングによって、部下の悩みをいち早く察知できるメリットがあります。悩みが大きくなる前に適切なアドバイスを送れるため、部下のモチベーション低下や離職を回避できます。

部下の成長を促進できるのもメリットです。部下が自ら気づきを得られるように会話を進めることで、自発的な成長を促せます。

定期的にマンツーマンで会話する機会を作ることで、お互いの関係を良好にできるのもメリットです。強固な信頼関係を構築できれば、部下は失敗をおそれずに安心して仕事に取り組めるため、これまで以上のパフォーマンスを発揮してくれるかもしれません。

●フリーアドレス

フリーアドレスは、個々の従業員に固定席を用意せず、自由に好きな場所で働けるワークスタイルです。毎日隣に座る人が変わるため、他部署の従業員と積極的に交流できます。

部署の壁を越えたコミュニケーションが実現し、横のつながりを拡大できるのも特徴です。他部署の従業員と交流することで、新たなアイデアが思い浮かんだり、問題解決のヒントが見つかったりする可能性もあります。

ただ、フリーアドレスを導入するには環境整備が欠かせません。固定席がないため、私物を収納できるロッカーを用意しましょう。また、オフィスにいなくとも業務が回るようにペーパーレス化を進めることも必要です。

関連記事：「フリーアドレスのオフィスとは? メリット・デメリットや成功のポイント」

■社内コミュニケーション活性化にはオフィス環境の整備も重要

社内コミュニケーション活性化を実現するにはオフィスの環境整備も必要です。たとえばフリーアドレスは明るく風通しの良い職場づくりに貢献するものの、それに適したレイアウトに変更するための工事を要します。

どのような手法に取り組むかを考える際は、オフィス環境をどのように変更する必要があるのかも併せて考えましょう。

■おわりに

社内報や1on1ミーティング、社内SNS、フリーアドレスなど、社内コミュニケーション活性化に向けた取り組みはさまざまです。いきなりすべてを導入するのは難しいため、まずは気になるものから少しずつ取り組んでみましょう。

フリーアドレスの導入で交流の活性化や職場環境の改善を進めたいと考えているのなら、アスクルの「オフィスづくりサービス」がおすすめです。適切なレイアウトに関するアドバイスを受けられ、各種工事への対応も可能です。興味のある方は気軽に一度相談してみましょう。

「アスクルオフィスづくりサービス」
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編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局
制作日：2022年11月2日