大きく変わるオフィスコミュニケーションをマップで図解～これからのオフィスづくりのヒント(1)～

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「これからのオフィスづくりのヒント」シリーズ

「みんなの仕事場」を担当の阿曽です。2016年ごろから、あちこちのオフィスを取材しています。いろいろなオフィスを取材して分かるオフィスづくりのトレンドを「これからのオフィスづくりのヒント」シリーズとしてお伝えしていきます。自分たちのオフィスをどうやって働きやすく変えていくかを考えている方、オフィスファシリティ担当の方に役立つことを目指しています。

■日本のオフィスの持つ機能性

画像提供: Dachs / PIXTA(ピクスタ)

上図のようなオフィスが、典型的な日本のオフィスのイメージではないでしょうか。 (実際の写真ではいろいろと差しさわりがあるため、CGイラストをセレクトしています。)

なぜ典型的と感じるかなのですが、それは以下のレイアウトのポイントを押さえているからなのです。

≪典型的な日本のオフィスの特徴≫

・部課単位で集まった島型レイアウト

・社員同士が向き合って座る対抗島型。端に上司の席を配置

・各人の机にはサイドキャビネット収納

そして、この特徴は以下の機能性を満たすように作られています。

≪典型的な日本のオフィスの持つ機能性≫

・組織図を反映した座席配置でライン型組織運営がしやすい。

・部課単位の集団で分担して仕事を進めるので部課内のコミュニケーションが密に必要。社員同士が向き合うことで、いつでも話せて、上司も話に加われるので、このスタイルのコミュニケーションがスムーズ。

・書類を多く使うので、デスクにファイリングするための収納庫が整備されている。

というわけで、まさに「形態は機能に従う」という言葉通り、一部では批判がありつつも、おおよそ機能的であった時代が長く続いてきました。

ところがそれが今揺らいでいます。大きな要因は、90年代以降、コンピューターやインターネットが職場で使われるようになって、仕事環境が大きく変化したことにあります。世の中の変化のスピードは速くなり、対応するために組織横断的な動きをする必要があったり、皆がオフィスソフトを使うようになったことで、集団で仕事をする体制から、1人仕事や少人数のチームワークが増えていきます。働き方が変わることで、オフィスに求められる機能性が変わってきたのです。現状のオフィスの形態と求められる機能性に大きくズレが生じているのです。

≪新しくオフィスに求められている機能性の例≫

1人仕事の増加	⇒	1人で集中して業務出来る場所
課より小さい少人数のチームワーク増加	⇒	打ち合わせしたり一緒に集まって仕事を行うための少人数ミーティング場所
組織横断的な仕事の増加とイノベーションの必要性	⇒	普段から組織図に関係なく社員が集まって話す場所

■必要なコミュニケーションの種類が変わる

そのズレの一番大きなものが、コミュニケーションです。オフィスを新しくされた会社へ取材に伺うと、コミュニケーションの改善がテーマに入っていることがほとんどというくらい、コミュニケーションの不足が課題に上がるのです。

実は現在の企業活動に必要なコミュニケーションの形が変化してきたのです。今までの大会議室で情報共有のための会議は、メールや社内掲示板などデジタルで済むようになりました。部内の集団作業は、オフィスソフトの普及で1人や2～3人のチームワークに取って代わり、少人数の調整型のコミュニケーションが必要になっています。部門横断的な業務も増え、部門間の打ち合わせも頻繁に必要です。その関係で部門ごとにパーティションで区切るより、オープンにして誰もが自由に話せるようにした方が良いという風に変わってきています。

働き方改革によって残業を削減しワーク・ライフ・バランスを重視したライフスタイルに変化すると、今までオフィス内で足りなかったコミュニケーションを終業後の「飲みニケーション」で補うという方法が使えなくなります。また、イノベーションは雑談から生まれると言われますが、従来は、たばこ部屋がその雑談の役割を担ってきました。現在、禁煙が進んでいるため男性の喫煙率はどんどん下がってきていますから、たばこ部屋での雑談からビジネスが生まれるというのを期待していては、ダイバーシティの観点からも後れを取ります。たばこ部屋以外での、男女年齢喫煙関係なく雑談できる場所が必要になってきているのです。

社外パートナーとの協業も現在は重要なポイントです。1社完結できることは少なくなり、多くの企業間で協業(コラボレーション)が進んでいます。コンプライアンスが重視される現在、従来の接待によるコミュニケーションは現実的ではありません。自社社員と社外の外部パートナー企業との付き合い方も大きな変化を迎えています。

俯瞰して見ると、従来のコミュニケーションとは異なるコミュニケーションが現在切実に求められている、それが昨今のオフィスの共通課題として存在していると思われるのです。

そこで今回は、オフィスコミュニケーションを従来のオフィスと進んだオフィスで比較するマップを作成して、現在、オフィスに求められている機能を図解しました。(分類の軸として、社内⇔社外、公式⇔非公式の軸で分けています。)

■従来のオフィスコミュニケーションマップ

「みんなの仕事場」にて作成

各社違いはあるかと思いますが、おおよそのところをまとめました。

社内コミュニケーションでは、公式的なコミュニケーションは会議室とデスク周りで行われ、たばこ部屋や終業後の飲み会の雑談で補うという形です。会社の取引先(社外)の人とは、公式的には商談室で行い、非公式には接待などの飲み会で行います。

■新しいオフィスコミュニケーションマップ

「みんなの仕事場」にて作成

最近のオフィス取材から傾向をまとめると、このようなマップになりました。もちろん1社ですべて揃えているというわけではなく、社内カフェがオープン会議スペースを兼ねたりなど1つの空間をマルチに利用するケースも多く見られます。

新しいオフィスに特徴的なスペースは、いろいろな形のコミュニケーションを促進する空間が多いということです。しかも、公式的な会議室で行うようなものではなく、かといって、飲み会などプライベート時間を使うものではなく、公式と非公式の中間的な領域に位置するコミュニケーション空間が多く生まれています。

また、コミュニケーションを重視するゆえに、逆にコミュニケーションしない時間を作れる集中席を設けるケースも増えています。これも先ほどお話した、必要なコミュニケーションの形が変わって、今、切実に求められているコミュニケーションする場を拡充した結果になっていると言えるのではないでしょうか。

≪社内コミュニケーションで新しく生まれた空間≫
・オープン会議スペース(コラボスペース、社内カフェ兼用)
・立ち話スペース
・プレゼンスペース
・集中席
・1on1用スペース
・マグネットスペース
・社内カフェ

≪社外コミュニケーションで新しく生まれた空間≫
・オープン商談スペース(コラボ(協業)利用)
・社内カフェ (商談利用)
・セミナースペース

では、実際にどのような空間が作られているのか、過去の取材記事の中から実例をピックアップして見ていきます。

今回は全体をかいつまんでお話します。次回以降、それぞれのスペースについて掘り下げていきたいと思います。

≪社内コミュニケーションで新しく生まれた空間≫

オープン会議スペース(コラボスペース、社内カフェ兼用)

特徴	6人程度までの少人数ミーティングニーズに対応。予約不要にすることで、必要な時にすぐ打ち合わせすることで仕事のスピードアップを図るケースが多い。チームで仕事をするコラボスペースとしても使われる。ファミレス型のミーティング席は主にこちら。社内カフェスペースと兼用することも多い。

ITサービス大手ＳＣＳＫ株式会社の豊洲本社に行ってきました (オフィス訪問[1])」より

マッチ箱、ブレストBox、Pitch square？！　ディップ株式会社新オフィスの「日本一コミュニケーションが取りやすい」仕掛けとは(オフィス訪問[2])」より

立ち話スペース

特徴	立って話すことで会議の短時間化を目的として導入が進む。本格的な会議用ではなく、朝会でメンバーのタスク確認や、ちょっとそこで話そう、といった5～15分のミーティングに使われる。

南青山の洋式一軒家オフィスを訪ねてきました(Web制作プロダクション株式会社シフトブレイン訪問[3])」より

働き方に合わせた独自のワークプレイスづくり！空間デザイン・施工を手掛ける株式会社コスモスモアの本社オフィス訪問【後編】(オフィス訪問[2])」より

プレゼンスペース

特徴	コンペのリハーサルや、社内企画会議など、プレゼン専用スペース。大型モニターとそれを囲む席が特徴。企画会議の多い会社向き。

空間づくりのプロフェッショナル株式会社丹青社の本社オフィス(品川駅徒歩10分)に行ってきました【後編】(オフィス訪問[2])」より

※スチールケース社のメディア:スケープラウンジという家具が良く使われる。テレビ会議にも使える。

集中席

特徴	資料作成やプログラミングなど、自席では話しかけられて中断することを避け、1人で集中して作業するための場所。ポイントは、集中席にいる＝話しかけないで、という周りへのメッセージになること。そのため必ずしも個室とは限らない。

環境問題をITで支援！電子マニフェスト普及を後押しする株式会社イーリバースドットコム (オフィス訪問[1])」より

即戦力採用のTV CMで有名なビズリーチのオフィスにおしゃれなカフェが出来たと聞いて訪問してきました (株式会社ビズリーチオフィス訪問[1])」より

1on1用スペース

特徴	ヤフーでの導入で話題になった上司と部下の1対1の定期ミーティング用のスペース。上司が部下全員と面談していくため1対1の面談数が飛躍的に増えるため専用の場所を用意する場合がある。

働き方に合わせた独自のワークプレイスづくり！空間デザイン・施工を手掛ける株式会社コスモスモアの本社オフィス訪問【前編】 (オフィス訪問[1])」より

マグネットスペース

特徴	社員が自然に集まり出会う場所を作り、部署関わらず社員間の雑談を促すことを目的とする場所。マグネット＝吸いつけられる、から。社員が自然に集まるよう、オフィス内の機能性スペース(複合機、文具、飲み物、ゴミ箱、コートラック等)を集約するパターンが多い。ほかにも、カフェカウンターなどを設けて、コーヒーなど飲み物を飲みに来る社員間の会話を促すなどの形も一般的。社内カフェの場合でも中心にカフェカウンターを置いて社員が集まるよう作られることがほとんどのケースで見られる。

ふるさと納税サイト「さとふる」を運営する　株式会社さとふるの本社オフィスに行ってきました(オフィス訪問[1])」より

※複合機、ゴミ箱、文具、飲み物が集約されている。

」より

南青山の洋式一軒家オフィスを訪ねてきました(Web制作プロダクション株式会社シフトブレイン訪問[3])」より

≪社外コミュニケーションで新しく生まれた空間≫

オープン商談スペース(コラボ(協業)利用)

特徴	企業間のコラボ、外注増加などで増える商談、打ち合わせニーズに応えるため、守秘度の高くない商談や業務打合せ用に、商談室の数を補うために設置される。社内カフェを兼用にするケースも

時間と場所をこだわらない働き方へ、クラウドセキュリティサービス「HDE One」の本社オフィス訪問【前編】 (株式会社HDE オフィス訪問[1])」より

飯田橋駅徒歩7分「キャリタス」で有名な株式会社ディスコの森林のような広々オフィスに行ってきました (オフィス訪問[1])」より

セミナースペース

特徴	自社開催、会場貸しなど、30～80名くらい入れるセミナー会場。大型プロジェクターや演台、折りたたみ椅子等を用意しつつ、普段は社内カフェとして運用するケースが多い。ITエンジニア勉強会ブームもあり、社員の啓発や採用などいろいろなメリットがある。

渋谷駅徒歩7分、画像素材のPIXTA(ピクスタ)のオープンでフラットな新オフィスに行ってきました！(ピクスタ株式会社オフィス訪問[1])」より

以上、駆け足で見てきましたが、いかがでしたでしょうか。

次回は、各スペースを豊富な事例とともに掘り下げていきます。(阿曽)