経済産業省が推進する「クリエイティブオフィス」は、イノベーションの創出や企業価値の向上が期待できるとされ、近年注目を集めています。本記事では、職場環境の改善を目指して、プロジェクト実行を吟味している方を対象に、クリエイティブオフィスの内容やメリット、実現させる方法、チェックすべきポイントなどについて、詳しく解説します。
■クリエイティブオフィスとは？
「クリエイティブオフィス」とは、従業員の創造力やアイデアを発揮しやすいよう、デザインやシステムなどの環境が整えられたオフィスのことです。経済産業省は、日本の競争力を高めるためには、「ものづくり」による技術力と併せて、ナレッジワーカーによる知識生産性の向上が重要である、と主張しています。2007年には「クリエイティブオフィス推進運動実行委員会」を立ち上げ、個々の企業への普及や啓発を目指した推進運動を行っています。
■12の知識創造行動とは
クリエイティブオフィスの考え方は、経営学者の野中郁次郎氏が提唱した「SECI（セキ）モデル」をベースにしています。SECIモデルでは、職場における知識創造行動は、従業員同士のコラボレーションにより組織的に行われるものと考えられており、知的創造へ導くためのポイントとして「12の知識創造行動」を掲げています。
まず、大きく4種類の行動（刺激し合う／アイデアを表に出す／まとめる／自分のものにする）に分けられ、それぞれの具体的な行動が3パターン挙げられています。4種類の行動と、それに該当する知識創造行動をチェックしてみましょう。
「刺激し合う／Socialization／共同化」に伴う行動は、「ふらふら歩く」「接する」「見る、見られる、感じ合う」です。従業員が動き、気軽に接点を持ちやすい状態を表します。
「アイデアを表に出す／Externalization／表出化」は、「軽く話してみる」「ワイワイガヤガヤ、ブレインストーミングする（ブレスト）」「絵にする、例える」です。従業員同士がコミュニケーションを取ったり、アウトプットしたりしやすくなる工夫が必要です。
「まとめる／Combination／連結化」は、「調べる、分析する、編集する、蓄積する」「真剣勝負の討議をする」「診てもらう、聞いてもらう」です。従業員が個別で作業に集中できる環境や、複数人で真剣に対話できる場が求められます。
「自分のものにする／Internalization／内面化」には、「試す」「実践する」「理解を深める」など、自分の中に知識を落とし込むための行動が伴います。
つまり、クリエイティブオフィスは、これらの知識創造行動がスムーズに連続して起こるよう工夫されたオフィスのことです。
■クリエイティブオフィスのメリット
クリエイティブオフィスを採用することで得られるメリットを、いくつか紹介します。
●アイデアの創出
フリーアドレスの採用や、気軽に雑談できるスペースの設置によって、人の動きが流動的になり、自分が持っていない新鮮な考え方や、新しい知識に出会える可能性が高まるでしょう。このような環境では、新たなインプットをもとに生まれたアイデアを人に聞いてもらったり、ブースで集中して練り上げたりできるので、完成度の高いアイデアが生み出されやすい特長があります。
●業務の効率化
目的とする行動に適した場が整えられているクリエイティブオフィスでは、業務の効率化が期待できます。例えば、資料などの必要なものをそろえた「調べる、分析する、編集する、蓄積する」専用ブースの場合、途中で中断することなく作業に取り組めるでしょう。また、防音性に優れた会議室の場合も、周りを気にせず議論を深められます。
従業員同士の交流が頻繁に生じるため、トラブルの前兆が見つかりやすく、対応への助力も得やすくなるでしょう。問題の早期解決が叶い、作業スピードの向上につながります。
●モチベーションの向上
従業員同士の接点が多く、お互いの作業の進捗状況や成果が見えやすい状態にあります。従業員の交流は部署の垣根を超え、さらに先輩や後輩などの枠にも捉われません。したがって、他の従業員の働きぶりから刺激を受けて発奮したり、先輩の姿をロールモデルとして成長への意欲が高まったりするなど、従業員のモチベーションアップに効果的です。
目標を持って切磋琢磨し合う、高いモチベーションを持った従業員が増えると、生産性や企業価値の向上につながるだけではなく、意欲的に成長して、企業に貢献していくことを自然とする組織風土が培われていくでしょう。
■クリエイティブオフィスの実現方法
クリエイティブオフィスの採用が決定したら、空間設計をはじめとする社内体制の構築に取り組みます。気を付けるべきポイントと併せて、解説します。
●空間設計の工夫
部署ごとにデスクを向かい合わせて、端に上長を配置する従来の島型レイアウトは、部署内の連絡が取りやすいことや、スペース効率がよいことがメリットとして挙げられます。しかし、他の島に属する他部署の従業員との接点を持ちづらい点においては、クリエイティブオフィスが目指す、従業員同士が刺激し合う状態であるとは言えません。
従業員の交流を促すためには、お互いが交流しやすくなるレイアウトの工夫が必要です。
＜コミュニケーションを生み出す空間づくりの方法・家具の事例＞
・フリーアドレスの採用
・オカムラ VILLAGE VD-Aデスク / ・Ceha プレノデスクシステム フリーアドレスデスク
関連記事：フリーアドレスのオフィスとは? メリット・デメリットや成功のポイント
・ミーティングの形式によって、人数や配置の変更が可能なキャスター付きのテーブル＆チェア
・コクヨ インベントFSデスク INVENT スクエア /・アール・エフ・ヤマカワ キャスターテーブル /・コクヨ エニー ミーティングチェア
・背もたれが高く個室感があり、落ち着いて話ができるファミレス風ソファ
・アスプルンド パネルソファ /・アスプルンド ファミレス風ハイバックソファ
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・スタンディングで、さっと打ち合わせができるハイテーブル
・SEKI 電動昇降テーブルHOP /・アスプルンド ブラックフレームカウンター
・ブレストに役立つ、広げてたっぷり書き込めるホワイトボード
●従業員への意識付け
12の知識創造行動を発揮するデザインの工夫は必要ですが、それだけでは足りません。イノベーションの創出や企業価値の向上は、従業員の活動があってこそ成り立ちます。従業員にクリエイティブオフィスと意図や目的を共有して、知識創造行動を意識してもらうことも肝要なポイントです。
●ICTツールの導入
クリエイティブオフィスの有効な運用には、「ICT（情報通信技術）ツール」が役立ちます。従業員が流動的に動いて、交流を持つためには、自席でなくても作業に取り組めるシステムが欠かせません。社内SNSやビジネスチャットの運用、ドキュメントのペーパーレス化などを行い、従業員が場所に捉われずに働ける環境を整えましょう。
■まとめ
前述した通り、クリエイティブオフィスは、「刺激し合う／アイデアを表に出す／まとめる／自分のものにする」の4種類に分けられる12の知識創造行動が、スムーズに連続して起こることを目的とした職場です。アイデアの創出や業務の効率化、モチベーションの向上などのメリットがあり、イノベーションの創出や企業価値の向上が期待できます。
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アスクル株式会社「アスクルオフィスづくりサービス」
https://www.askul.co.jp/f/services/furniture/construction/moving.html/
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編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局
制作日：2023年1月19日