近年、テレワークや時短勤務などの新しい働き方が急速に普及しました。その反面で問題となっているのが、社員同士の関係性の希薄化です。そこで現代のオフィスでは、交流のための空間を設けることで社内の活性化が進められています。

この記事では、コミュニケーションスペースを導入するメリットやアイデアを紹介します。

■コミュニケーションスペースによる社内活性化が求められる理由

コミュニケーションスペースによる社内活性化が求められるのは、社員同士の交流不足が問題視されているためです。

現在のオフィス形態では、個人作業や少人数チーム、部署の壁にとらわれない組織横断的な業務によるイノベーションが重視されています。また、コロナ禍でテレワークや時短勤務などが推奨されたこともあり、ここ数年で働き方も大きく変わりました。

こうした働き方の変化における大きな課題は相互理解の確保です。現在増えてきている少人数でのチーム体制や部署横断的な働き方だと、どうしても社員同士のコミュニケーションが不足し、業務上の問題が多くなります。たとえば、情報が共有されない、1人での業務が増えて作業効率が低下する、上司やチームとの連携がうまく取れない、などです。このようにやり取りの不足が常態化してしまうと職場の快適さは薄れ、離職率が高まる可能性もあります。

また、終業後の飲み会も減少しました。働き方改革で残業が減ったことや、ワーク・ライフバランスを重視しプライベートを大事にしたいと思う人の増加、さらには緊急事態宣言が発せられたことなどが要因として考えられます。かつては「飲みにケーション」と呼ばれた酒席でのやり取りも消え、上司や同僚がどういう人物なのかを把握する機会も乏しくなっています。

そこでこれまで以上にオフィスに求められているのが、「コミュニケーションスペース」というオフィス空間の設置です。さまざまな社員同士が気軽に話したり休んだりできる場所を社内に設けることで、コミュニケーション不足の改善を目指します。

こうした取り組みは、公式な会議スペースを設けたり、社員のプライベート時間を使ったりということを意味するわけではありません。公式と非公式との中間的な役割をするコミュニケーション空間をオフィス内に設けて働きやすい環境をつくり、業務を円滑に進めようという狙いです。

現在、社員同士の連帯の強化を求めて、こうしたコミュニケーションスペースの設置を検討する企業が増えています。

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■コミュニケーションスペース設置によるメリットは?

社員同士で交流できる空間を設けると、具体的にどのような良いことがあるのでしょうか。3つのポイントを紹介します。

●新たなアイデアの創出につながる

コミュニケーションスペースは、所属部署やチームを問わず、さまざまな社員が利用できます。

それぞれ決まった部屋やデスクがあるわけではないため、通常の業務で接する機会のない者同士での交流が生まれます。会話する相手の幅が広がれば、違った視点からの意見やアイデアなどを得られることでしょう。

チームや部署など、やり取りをする相手が固定化されると、そこから生まれる発想はどうしても狭まりがちです。しかし、社内の相手と自由に話せるスペースがあれば、そうした懸念を解消できるでしょう。また、会社全体の動向を把握できたり、得た情報の共有ができたりと、業務で活かしやすいといった利点もあります。

それぞれの部署やチームの垣根を超えたコラボレーションが実現すれば、新たなアイデアの創出にもつながるでしょう。

●生産性向上につながる

チーム内や部署間での連絡が強化されることで、結果的に生産性の向上にもつながります。

コミュニケーションスペースは休憩などのちょっとした時間でも利用できるため、気軽に業務の進捗状況の確認や相談ができ、ミスやトラブルがあった場合も早めに情報共有ができます。さらには、会話を通じてお互いの人となりを知ることで関係性が良好になり、社員のモチベーション向上も期待できます。

仕事に関する疑問や不安をすぐに解消できる場があることで、各々の業務もスムーズに進められるでしょう。

●離職率低下につながる

人材不足が懸念されている現在では、社員の離職を防ぐことが重要です。人それぞれに考えられる退職理由の中には、人間関係や職場環境の問題もあるでしょう。

コミュニケーションスペースにおいて上司や部下、同僚とのコミュニケーションの機会が増えれば、関係性も良好になって職場への満足度の向上につながります。また、モチベーション維持にも結びつくでしょう。

そうした社員の安心感ややりがいは、離職率の低下をもたらします。そのための手段として有効なのが、人間同士の交流を促進できる場の設置です。

■コミュニケーションスペースのオフィス空間への導入アイデア

オフィス空間にコミュニケーションの場を設けるにあたっては、多くのアイデアを取り入れられます。実際にどのようなオフィス空間がつくられているのか、紹介しましょう。

スペースイメージ参照元：https://www.askul.co.jp/f/special/unitshop_parapara/

●予約不要のオープン会議スペース

オープン会議スペースは予約不要なので、即座にミーティングを始められます。その結果、業務のスピードアップにつながるでしょう。

一般的に、会社の会議室は事前に予約しなければならず、使用する目的が限定されていることもあります。このような仕組みだと、忙しくて予約するのを忘れた、急な予定の変更に対応しにくい、といった問題が生じかねません。

他方で、ミーティングスペースを全て予約不要にしてしまうと、混乱やトラブルが生じることもあるでしょう。そこで、スペースごとに予約の要否を分け、一部のスペースのみ予約不要にするのもひとつのアイデアです。

また、会議用途として限定せず、ミーティングスペースと業務スペースを兼ねている企業もあります。このような自由度や柔軟性の高さが、オープン会議スペースの魅力です。

●ハドルミーティングに役立つ立ち話スペース

立ち話スペースは、5分～10分ほどのハドルミーティングに使われます。ハドルミーティングとは、必要に応じて短時間で行う軽い打ち合わせのことです。本格的な会議ではなく、朝礼が終わった後の立ち話やメンバーのタスク確認などの際に役立ちます。

立ち話スペースは、背の高いテーブルやカウンターを設置するだけで気軽に設けられ、狭いスペースでも有効に活用できます。

●自然に人が集まるマグネットスペース・カフェスペース

マグネットスペースは、人があたかも磁石に吸い寄せられるように自然と集まってくるスペースを意味します。部署やチームの違う社員とも集まれて、気軽な雑談や情報交換が可能です。

社員が自然と集まるところといえば、コピー機や自販機の周り、あるいは給湯室などが当てはまります。こうしたオフィス内の機能スペースを集約し、マグネットスペースを設けるケースが多いでしょう。

ほかには、カフェカウンターなどを設置することで社員間のコミュニケーションを促すなどのアイデアもあります。そこではお茶やコーヒー、スナック菓子などが提供されます。カフェのみに使えるスペースではなく、個人作業やオープンミーティング、商談やセミナーなど、さまざまな用途で利用可能です。

カフェスペースを設けることで、精神の安息効果やリフレッシュ効果が得られ、生産性の向上も期待できます。また、おしゃれな家具やインテリアがある社内カフェは、来客や求職者からの企業イメージアップにも効果を発揮するでしょう。

●ユニークに活用できるリフレッシュスペース

業種や業態にもよりますが、1日の大半をオフィスで過ごす社員が多い場合、仕事の疲れを癒したり雑談できたりするリフレッシュスペースがあると便利です。たとえば、スポーツ器具やゲームなどを設置するのも良いですし、トレーニングマシンを置いてフィットネスジムのようにするのもよいでしょう。あるいは、ハンモックやソファーを設置した、本格的にリフレッシュできる空間にするのも一案です。

仕事をする場と明確に区別するため、リラックスしたBGMを流したり、木目調の家具や植物などおしゃれな内装やデザインにしたりすることで、一段と高いリフレッシュ効果も期待できます。

複数で談笑したい人や、1人でのんびり過ごしたいという人など、社員の好みもさまざまです。できる限り多くの社員が快適に過ごせるスペースにすることで満足度も高まり、作業効率や生産性の向上につながります。

●フリーアドレスのワークスペース

フリーアドレスとは、社内で決まった席を持たず、持ち運びのできるノートパソコンなどを活用することで、自由な席で働くスタイルのワークスペースです。

従来の職場のレイアウトでは、座席の場所が固定されているため、近くの席の社員としか会話しないケースも少なくありませんでした。こうしたスタイルを変更することで、日によって好きな場所に席を変えられ、普段関わりのない社員同士でも自然に情報交換や交流ができます。

部署やメンバーに関係なくコミュケーションを取りたい場合のほか、社員全員のデスクを用意する必要がなくなるため、オフィス空間を有効活用したい場合にもおすすめです。

ただし、社員の居場所がわかりにくい、固定席がなくなったことで不安になる、社員全員の共有デスクとなるため荷物を置いたままにできないなど、デメリットもある点には注意しましょう。

関連記事：フリーアドレスのオフィスとは? メリット・デメリットや成功のポイント

■おわりに

新しい働き方でオフィスの機能性も変化し、いかにコミュニケーションの場をつくれるかが課題となっています。自由に活用できるコミュニケーションスペースを設けることで、社員の満足度やモチベーションのアップにつながります。また、新たなアイデアの創出や生産性の向上、社員の離職率の低下も期待できます。

ここで紹介したコミュケーションスペース以外にも、考えられるデザインやアイデアは実にさまざまです。スペースを設置する際は、目的や機能、効果を十分に検討したうえで導入するとよいでしょう。

アスクルの「アスクルオフィスづくりサービス」では、使いやすさを踏まえて、働きたくなるオフィス空間のプランをご提案します。コミュケーションスペースの設置に取り組む際は、アスクルオフィスづくりサービスの利用をご検討ください。

アスクル株式会社「アスクルオフィスづくりサービス」
https://www.askul.co.jp/f/services/furniture/construction/moving.html/

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編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局
制作日：2023年1月25日