（あまねキャリア工房 代表 沢渡あまね（さわたり あまね）氏）
「資料のための資料を作る」。あ、これ、うちのことだ、と思う人も多いのではないでしょうか。働き方改革では、まず個々人が得をする働き方を目指すべきだと語るのは、ユニークな「職場の問題かるた」の生みの親、あまねキャリア工房代表の沢渡あまね氏です。
■職場の景色を変えてみる
――沢渡さんのお仕事を教えてください。
業務改善、オフィスコミュニケーション改善が専門のコンサルタントです。おもに仕事のやり方やコミュニケーションを軸にした組織の活性化を行っています。お客様は大企業、自治体、官公庁が中心です。そこでコンサルティング、それから講演、執筆活動をしています。
――元ITエンジニアだそうですが、人事部の経験もあるのですか？
人事経験はありません。「人事経験ゼロの働き方改革パートナー」を名乗っております。私の経験したのは大きく3つで、情報システム部門、広報部門、そしてネットワークソリューション事業部。これらの経験をもとに、自分たち自身も成長できて、組織も成長できる働き方をどうやって作っていけるのかを研究してきました。
――お仕事の依頼は、企業の人事部から来ることが多いのですか？
最近は様々ですね。人事部、総務部などの場合もありますし、技術部門、生産管理部門などといった現業部門から依頼されることも多いです。また、広報の経験がありますので、社内報や社内のイベント、勉強会といった社内コミュニケーション作りのお手伝いもしています。
――昨今の働き方改革で、企業も変わりつつありますか？
業種職種を問わず、生産性を重視しはじめた会社が、変わり出している実態があります。 少し前までは働き方を変えるなんて無理だと思われていた職種もです。たとえば、お客様最優先だったサービス業でもおもてなしのサービスを減らした企業があります。今までの常識では考えられなかったことですが、それによって社員の満足度が向上しました。社員が休めるようになり、ワークシェアリングできるようになった。共感してくれるお客様がついてきてくれて業績も上昇傾向にある。そんな会社が出てきています。業種職種は関係ありません。うちは大企業だからとか、逆に大企業じゃないからできないとか、うちは地方都市で事情が違うから当てはまらない、などと思考停止している現場は、いつまでも停滞感から抜け出せないように感じています。
――職場の景色を変えるには、何から始めればいいのでしょうか。
多くの職場では、社員のマネージメントスキルやファシリテーションスキルの向上などといったことは率先して取り組んでいると思いますが、一度手を止めて、仕事のプロセスそのものを見直してほしいですね。組織は生き物ですから、何がいいのかは現場によって違います。集まっている人が技術者か、事務職か、どんな世代か、ということによっても価値観や目指すべきところが違ってきます。心地いい仕事のやり方や成長するためのやり方は画一ではありません。答えは一つではない。よって、現場単位で何が自分たちにとってよい働き方かを議論していかなければなりません。
■自分たちの仕事を書き出してみよう
――きっかけとして自分たちの仕事を書き出して議論してみるといいとのことですが、事例を教えていただけますか？
著書を読んでくださった関西のある金融系IT企業に勤める女性からメッセージをいただきました。残業時間が月に60時間もあったため、自分が持っている仕事とチームが持っている仕事を書き出したそうです。それを見ながら同僚や上司と話し合い、「これはやめませんか、これは他の人に引き継ぎたい、その代わりこれは私が力を入れたい」というふうに仕事を洗い出し、向き合い方を決めていったそうです。その結果、3か月後には残業が10時間まで減りました。非常に含蓄に富む事例だと思います。
――仕事の手を止める、書き出してみることはそれほど効果的なのですね。
金融系では、クライアントや親会社の意向が大事になるので、働く人は受け身にならざるを得ませんから、今している仕事の無駄になかなかきづけないことがあります。疑うきっかけが少ないのです。でも、そんな会社でも、みんなで書き出して向き合い方を決め、仕事を明確化していくことによってムダな仕事を減らして生産性を上げることができた事例はたくさんあります。今の仕事のやり方が古くないかと疑ってみることが非常に大事なのです。私がよく講演で言うのは、「常識をアップデートせよ」ということです。
――常識という名の罠にとらわれている？
そうです。ある会社では、営業電話で契約を獲得していました。ずっとテレアポで勝ちパターンを築いてきたので、電話を使った営業は当たり前の景色になっていたのです。でも、今の時代、電話ってあまり使われなくなってきていますよね。とくに若い人はデジタルネイティブで、電話を使うことが少ないですから、就業時間に電話がかかってきたりすると、怪しいと思われてしまうわけですよ。個々の社員は、今はもう電話の時代ではないと感じていたのですが、会社としては「営業に電話を使うのが常識」という罠にとらわれていたのですね。そこで議論をしてみたら、「電話ではなくインターネット使ったらどうか」「イベントを開催すれば、製品に興味のある層を集客できるかもしれない」というアイディアが次から次へと出てきて、それまでの常識が打ち破られたのです。議論をするだけで、今までのやり方を変えることができたわけです。
――なるほど。
別の会社では、取引先からの請求書の郵送を義務づけていたのですが、これをペーパーレス化、つまり電子ファイルでOKとしました。紙を郵送するとなると、印刷、投函、管理などといった手間やリスクのトラップがいっぱいあります。プリンタが壊れたらアウト、インクが切れたらアウト、紙が切れたらアウト、切手を買い忘れたらアウト、封筒がなかったらアウト、投函し忘れたらアウト、郵便局が空いていなかったらアウト。罠だらけ！これ、無駄ですよね。なにより、取引先に多大な手間をかける。しかもすべてタダ働き。電子ファイルにすることによってそれがなくせる。電子押印もできるし、PCがあればどこでも仕事できる。これも仕事のプロセスを書き出すことで無駄に気づけたのです。それまでの常識が古くて、別のやり方の方が効果的だということに気づくこと。同じ景色で仕事をしていると、当たり前が当たり前でなくなっている事実に気づけないのです。そこで一度、時間を止めて、当たり前だと思っていることを書き出してみるわけです。当たり前のようにしてきたことをやめたり、変えてみたら、もっとよくなるのではないかと議論する。ほかの会社はどうなっているのか、今使っているツールより良いツールはないか、というような問いかけによって、常識をアップデートするきっかけを作るのです。そうしたことをできる組織は変わることができます。ちょっとした常識のアップデートでモチベーションが上がり、本来の仕事に集中できるようになり、職場の生産性を高められるわけです。
――そういった取組みは、仕事がシステム化されている大企業でも効果的ですか？
変わっていくスピードは、会社の規模によって違いますね。規模が大きい会社では、まずチームや課などの仕事をする最小単位でできることはないかと考えてみれば、いろいろな意見が出てくるはずです。そして、そういった取組みを社内で横の人と共有する。チームを越えた合意ができていけば、"社内世論"が高まり、空気を作ることができ、全社的な見直しにつながります。まずは動きやすいところからやってみることで仕事が楽になることが実感できます。そして、浮いた時間で、自分たちは何を目指そうか、そもそも自分たちは何をするべき部署なのかといったことを議論することにつなげることで、組織も個人も成長すると思っています。
■楽して得する働き方こそが「改革」につながる
――今、様々な企業が取り組んでいる働き方改革について、どう思われますか。
私は80以上の企業や官公庁、自治体を回ってきましたが、働き方改革ということを重く考えすぎていて、思考停止に陥っている例が多いと感じています。本来は健全な成長を目指すチャンスなのに、なかなかチャレンジできない。経営者が熱心でも、現場が改善提案を上げると管理職が否定したりする。特に、時短などの制度オンリーで対処するのは、もう限界ではないでしょうか。日本人はまじめですから、同調圧力で他人が残業していると自分も帰れなくなってしまう。だから、それを制度で縛って残業時間を減らすという施策は、初手としては非常に大事です。しかし、中には残業代を稼ぎたい人もいるし、もっと仕事をしたいという成長欲求のある人もいます。働いている個々人がどう"得"をするのか、ということを考えるのが大事ではないでしょうか。
――制度だけで進めようとしても、働き方は改革されないわけですね。
人事や制度の押しつけだけでは腹落ちしないので、モチベーションが上がらなくなります。でも、人間は単純な生き物ですから、自分が楽をしたり得をするということがわかれば、自然にやりたくなるのです。ネガティブな仕事だけでも減らせれば、その分早く帰って余暇を楽しめます。エンジニアが事務仕事から解放されれば、社外の勉強会に行ったりして、エンジニアとして成長できます。そうした得をする仕事のやり方を考えなければならないのです。「人事や制度がなんとかしてくれるはず」というのは間違いで、その職種がどういうところを目指すべきなのかということを、現場単位で議論することが必要です。もっと楽をすること、得することに素直になりましょう。それは健全な危機感です。企業をサスティナブルに成長させていくという意味においても、無駄な仕事、面倒くさい仕事をどんどんなくしていきましょう。大事なポイントです。
■「職場の問題かるた」が職場を変える
「職場の問題かるた」（技術評論社刊 作：沢渡あまね／絵：白井匠／CV：戸松遥）
――最近上梓された「職場の問題かるた」（技術評論社刊 作：沢渡あまね／絵：白井匠／CV：戸松遥）について教えてください。このカルタを用いて、企業でワークショップをされているそうですね。
一度立ち止まり、仕事の景色を変えて、常識をアップデートするためのツールとして作ったものです。みんなが思っているけどなかなか口に出せない職場の問題を、だれでも遊び方を知っている「かるた」という形に整理したものです。
「し 資料のための資料を作る」
「ゆ ゆとりのない、無理計画」
「と 隣のあの人、だれですか？」
など、４６枚の読み札に書かれているのは、どれも日本の職場に蔓延している問題ばかり。やってみると、「こういう問題あるある」「もしかしたら、これはうちの景色かも」と思うことが出てきます。多くの企業では堅苦しい表情で働き方改革に取り組もうとしている。会議の席上で「ムダな仕事はないか？」という議題を出しても、怖くてなかなか発言できず、皆シーンと静まりかえっている、というような光景をいくつも見てきました、偉い人だけで会議室で議論して出したやり方は、正直、外してしまうことが多いです。役職者と若手社員では見えている景色、問題意識、常識が違うのです。そこで、ゲームという形で"言える化"する。「本音を言いづらい」という空気も、「これ、うちの職場のことだ！」と気づいてくれたら、"言える化"できて、景色が変わる。解決策をどんどん導き出せるようになります。
――言えないことを、かるたが代弁してくれるのですね。
言いたいことが言えれば、個々人も楽になり、得ができるし、企業としても成長できるのです。若手だけで集まってやってもいいし、部長・課長が入ってもいい。派遣社員、外注スタッフ、とにかくみんな入れて遊んでみるのもいい。遊びやすくするために、読み上げの音声ファイルも用意しています。大企業や自治体、老舗の企業やお堅い会社でも多く採用してくださっていますし、一番人気のあるワークショップです。業界を問わず共感度が高いですね。思わず笑ってしまうイラストもとても評判がいいです。
■"見える化"以前に"言える化"を
――"見える化"については業務改善などでよく言われることですが、"言える化"というのは初めて聞きました。
どんなに立派な対策を立てても、「これがムダ。これがおかしいところ」という本音が顕在化されていなければ、空振りに終わってしまいます。"見える化"の前の"言える化"が大事なのです。"言える化"を進めるには、景色を変えることです。外の風を入れたり、外に出て外の勉強をしてみれば、今まで当たり前だと思っていたやり方に、自分たちがどれだけ足を引っぱられているかということにきづくきっかけになります。社長と社員が話しても何も出てこない。なぜなら社長には本音は言えないからです。そもそも、若手社員のモチベーションを上げるためにどうしたらいいか、という会議を50歳以上の管理職が集まって会議室で議論していること自体リアリティがないと思いませんか。
それよりは、若手自身に考えてもらい、アイディアを募ってみたらどうでしょう。それで出てきた提案はきちんと聞き、まずは否定しないで受け止めることが大切です。
――ちゃんと聞くことが大切なのですね。
ある会社では、若手から社内のコミニューケーションにチャットツールを使ったらどうか、という提案がありました。しかし、管理職は「そんなの遊びたいだけじゃないか」と、その提案を否定し、若手のモチベーションが下がってしまいました。提案した若手社員は、忙しい業務時間に気軽に使えるチャットでコミュニケーションを活性化したい、自分たちにとってベストなコミュニケーション手段を真面目に提案したつもりでした。お互いの仕事の気づきを共有し、状況をよくしたいという思いで提案したのに、「流行りのものに飛びつくのは遊びたいだけだ」とオジサマが勝手に決めつけてしまった。まさに常識がアップデートできていない例で、それでは健全な成長欲求のある若者がますます減ってしまいます。
■オフィス環境の仕掛け
――常識のアップデートをしなければ、"言える化"は進まない。
よく陥る「常識の罠」のひとつに、コミュニケーションの問題があります。どの経営者も「コミュニケーションは課題だ。情報共有がなっていない」と言いますが、これは究極の思考停止ワードだと思っています。いくら「コミュニケーションが大事」と言っても、それだけでは景色を変えることはできません。なぜなら、日本の多くの組織は「コミュニケーション」という枕詞に対する受け言葉として、たいてい、「スキル」という言葉で解決させようとするからです。「コミュニケーションスキル」に頼るのは、コミュニケーションの活性化を、コミュニケーションが得意な人にだけ依存している構造です。日本の企業では、対面で話すのがうまい人だけが評価される傾向があります。でも、会議で話すのは苦手だけど、チャットなどでは論理的でわかりやすい発言をできる人もいます。チャットの方が報連相がしやすい人も少なくないのです。コミュニケーション＝スキルという思い込みや、対面で会話することだけがコミュニケーションだという思い込みは、とてももったいないことです。実際は、コミュニケーションは、スキルではなく「デザイン」なのです。コミュニケーションをスキルで何とかしようとする常識を疑ってください。
――コミュニケーションはスキルではなくてデザイン！
会議室で本音は聞けません。でも、たとえば会議室を出たところに休憩コーナーを設け、L字型の明るい色のソファを置き、テーブルにお菓子でも置いておけば、デスクに戻る前にちょっとそこに座って、会議では言えなかったことも言えるかもしれません。その空間で、上司や同僚、他部署の人とのコミュニケーションも生まれる。気分転換や交流の場になる。こうしたことがコミュニケーションデザインです。オフィス環境の仕掛けづくりというものは、とても大事だと思います。
――多くの企業を訪問されていると思いますが、沢渡さんが印象に残っているオフィスはどの会社でしょう。
グーグルさんとサイボウズさんですね。この2社では、多様な空間がオフィスの中につくられていました。ワークプレイスの風景を固定化しないことで、自分の仕事の勝ちパターンを主体的に実践でき、働く人をリスペクトしていることが感じられるオフィスでした。
――オフィス環境は、生産性に影響を与えるということですね。
生産性の高い職場ということは、究極的に考えていくと、個人個人のメンバーが自分の仕事の勝ちパターンを認識して実践できる職場です。組織は個々人の生産性が高くなる環境を提供する責任がある。個々人はその環境を利用して生産性を高めていく責任があります。よく言われることですが、毎日同じ時間に出社して決められた席に座り、12時になるとランチにいく。この繰り返しを当たり前と思っている日本的な会社の生産性は十分に改善の余地があります。生産性を高めるため、まずはオフィス環境を見直してみるべきではないでしょうか。
――『職場の問題かるた』には、「た 対面じゃないと、ダメなんですか？」という札もありました。最近ではフリーアドレスを取り入れる会社も多いですが。
金融系などのようなセキュリティが重視される業種では、フリーアドレスを導入しにくい企業もあります。でも、ITを利用すれば、景色を変えることができますし、オフィス環境も変えられるところを変えてみる。個々のイスやデスクを良いものにするだけで、社員のモチベーションは上がります。ある工場では、ラインの機械設備がベースになっているので、人の配置場所などは固定されていて、フレックスにはできない。でも、更衣室や休憩室をきれいに整備したら、女性を中心に「自分は大切にされている気がする」と評判になり満足度が高まりました。そういう変化によって、生産性も上がりますよね。先ほども言った、ちょっとした共有の休憩スペース、部署関係なく、だれでも自由に息抜きに来られるスペースなどは、とても効果的です。
――沢渡さんご自身は、普段どのようなところでお仕事をされているのですか。
クライアントの企業への移動が多いので、最近は車を活用して仕事をすることが多いです。車で仕事をするようになって、新幹線の切符手配や、乗継ぎの時間計算といった「仕事のための仕事」から解放されました。車はだれにも邪魔されない一人の空間ですし、好きな景色を眺めていれば、疲れてもリフレッシュできます。私はダムの風景が好きなので、よくダムの駐車場に停めて執筆したり、Web会議に参加したりしています。カフェで電話したりWeb会議に参加するよりも、セキュリティーレベルも高くなります。
――最後に、働く人々に伝えたいメッセージやアドバイスをお願いします。
30分でかまいませんから、一度仕事の手を止めて、チームのみんなで、今やっている仕事を書き出してみてください。そして、変えられること、やめられることはないか、もっと楽にできないかということを議論してください。それが、職場の景色を変える第一歩です
■お気に入りの記事はこれ！
――「みんなの仕事場」をご覧になってお気に入りのコンテンツや記事を教えてください。
オフィス訪問記事のボリュームがすごいですね。その中でも「株式会社みんれび」の記事がよかったです。おごそかなイメージの業界ですが、イメージを打ち破って明るくスタイリッシュなオフィスを作っている点が興味深いです。コミュニケーションデザインができていると思います。とてもいいオフィスですね。オフィスの雰囲気がよくわかる記事だと思います。
【参考】
「「お坊さん便」で話題の葬儀ベンチャー 株式会社みんれび 新オフィスに行ってきました(五反田駅徒歩5分) (オフィス訪問)
プロフィール
沢渡あまね（さわたり あまね）
業務改善・オフィスコミュニケーション改善士。
1975年神奈川県生まれ（東京都品川区在住）。早稲田大学卒業。サラリーマン歴16年。日産自動車、NTTデータ（オフィスソリューション統括部）、大手製薬会社などを経て、2014年秋より現業。情報システム部門、広報部門、ネットワークソリューション部門などを経験。現在は企業の業務プロセスやインターナルコミュニケーション改善の講演・コンサルティング・執筆活動などを行っている。NTTデータでは、ITサービスマネージャーとして社内外のサービスデスクやヘルプデスクの立ち上げ・運用・改善やビジネスプロセスアウトソーシングも手がける。
現在は複数の企業で「働き方見直しプロジェクト」「社内コミュニケーション活性化プロジェクト」「業務改善プロジェクト」のファシリテーター・アドバイザー、および新入社員・中堅社員・管理職の育成も行う。これまで指導した受講生は2,000名以上。
著書
「働き方の問題地図 ~「で、どこから変える?」旧態依然の職場の常識
編集・文・撮影：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局
取材日：2018年3月27日